En finir avec les pièces jointes: une nécessité?

Le deuxième service le plus utilisé sur Internet, après la consultation de pages web, est l’envoi d’emails. Selon Radicati Group, plus de 269 milliards de mails (hors spam) sont envoyés chaque jour. En 2022, ce nombre pourrait grimper à 333 milliards! Pour vous donner une idée plus précise du phénomène, dans une entreprise française, un salarié reçoit en moyenne 58 mails par jour et en envoie 33. Dans cette quantité astronomique de courriers électroniques, viennent se greffer les pièces jointes. Et elles génèrent nombre de problématiques…

Pourquoi est-il nécessaire de repenser l’usage des pièces jointes

Supprimer les pièces jointes de nos boîtes mail, une pratique du passé? Il n’est pas si loin le temps ou les quotas en matière de taille maximum de boîtes mails nous contraignaient à supprimer les pièces jointes les plus volumineuses des courriels conservés dans nos dossiers Outlook, quelques années tout au plus. A l’heure du Cloud, de Office 365 et du stockage en ligne “illimité”, supprimer les pièces jointes de nos boîtes mail n’a désormais plus aucun sens.

Vraiment?

En fait la question des pièces jointes reste au coeur de l’actualité. Si leur volume pose toujours problème, Outlook, Exchange et les serveurs de messagerie d’une façon générale ne tolérant en effet guère plus de 20 à 35 Mo maximum par message, la problématique des pièces jointes est aujourd’hui plus d’ordre organisationnel. Si les pièces jointes ont survécu à l’arrivée de Office 365, et même si personne ne prend plus aujourd’hui la peine de les supprimer de sa boite mail, elles sont, chez les clients Office 365, appelées à muter et, en quelque sorte, à disparaître, en tout cas, sous leur forme traditionnelle (être supprimées), principalement pour 2 raisons:

Première raison : performance organisationnelle

Les pièces jointes sont dans de nombreux cas une entrave à une collaboration fluide. Envoyer des fichiers par mail afin de collecter des retours par exemple, est typiquement, à l’heure d’Office 365, une mauvaise pratique. Pourquoi? Simplement parce que l’expéditeur va ensuite recevoir, en retour, autant de versions de fichiers différentes que de destinataires. Versions qu’il devra ensuite vérifier puis agréger manuellement dans une nouvelle version qu’il renverra à nouveau à ses correspondants pour approbation, et qui justifiera de nouveaux retours… Un cycle infernal. Bien entendu, certains destinataires auront modifié des mêmes zones du fichier initial, causant des problèmes de référentiels et des inconsistances.

De telles pratiques sont, à l’échelle d’une entreprise, un véritable fléau en matière de productivité et de qualité. Elles sont également une source importante de frustration pour les utilisateurs. Si l’usage systématique des pièces jointes comme moyen d’échange de documents pouvait se justifier avant la généralisation du Cloud et des suites collaboratives comme Office 365, il est possible aujourd’hui d’y recourir avec plus de discernement.

Deuxième raison : sécurité et confidentialité

En ce qui concerne les messageries non sécurisées de bout en bout, c’est-à-dire la plupart d’entre-elles, l’envoi de pièces jointes présentant un caractère de confidentialité ou, tout simplement, contenant des informations ne regardant à priori que les destinataires du message, laisse également à désirer. En effet, l’émetteur du courriel ne peut restreindre les permissions d’accès aux fichiers joints. Les pièces jointes peuvent ainsi être copiées localement par leurs destinataires sans aucune traçabilité.

Par ailleurs, d’autres inconvénients liés à l’utilisation intensive des pièces jointes sont souvent évoqués, comme la consommation de bande passantes et les coûts associés, l’impact négatif sur les temps de réponses du réseau, la consommation d’énergie ou encore des émissions de CO2. Si ces problématiques correspondent certainement à une réalité, particulièrement dans le cas des pièces jointes volumineuses échangées plusieurs fois entre de nombreux destinataires, il peut être difficile d’évaluer l’impact des alternatives possibles. En effet, la réduction potentielle des impacts négatifs des pièces jointes peut varier énormément en fonction des solutions alternatives adoptées. Par exemple si OneDrive synchronise localement les pièces jointes envoyées sous la forme de liens ou pas, ou si les pièces jointes envoyées sous la forme de raccourcis OneDrive sont éditées en ligne par leurs destinataires ou téléchargées pour être éditées en local etc.

Est-il souhaitable d’abandonner totalement l’usage des pièces jointes?

Maintenant que nous avons exposé les principaux défauts de nos chères pièces jointes, il convient de se demander comment faire autrement pour échanger et partager nos documents. Et bien, tout simplement, en stockant nos fichiers à partager dans le Cloud, sur OneDrive par exemple, et en diffusant des liens plutôt que des fichiers bruts.

Les bénéfices organisationnels sont faciles à appréhender:

A contrario d’une pièce jointe dont chacun des destinataires reçoit une copie physique, un raccourci OneDrive pointe sur une copie unique du fichier stockée dans le Cloud. Tous les contributeurs peuvent ainsi travailler sur la même copie du fichier, le cas échéant à plusieurs, simultanément. Le fichier est automatiquement versionné chronologiquement par OneDrive au fil des modifications qui y sont apportées. Il est possible de consulter ou de restaurer ses versions successives.

Echanger des liens OneDrive à la place des fichiers joints favorise la sécurité et la confidentialité:

En ce qui concerne la sécurité et la confidentialité, l’expéditeur peut sécuriser le fichier en définissant ses droits d’accès (lire, modifier) selon le profil des utilisateurs (utilisateurs internes, externes) et accéder à un historique des accès au fichier en cas de besoin.  C’est une nette amélioration par rapport à l’envoi de pièce jointes traditionnelles. De plus, Contrairement aux pièces jointes de messagerie, dans le cas où vous envoyez un lien OneDrive par erreur, vous pouvez immédiatement modifier les permissions du fichier correspondant ou l’effacer.

Est-ce aussi simple?

Alors, simple comme bonjour me direz-vous d’abandonner le “réflexe pièce jointe”? Oui, certainement… Mais alors, pourquoi cela n’est-il pas, ou si peu, appliqué dans les entreprises? La seule raison qui semble se démarquer est que les bonnes vieilles habitudes ont la vie dure. Les utilisateurs Office 365 ont, en effet, beaucoup de mal se défaire de l’habitude d’envoyer des pièces jointes, d’autant que la complexité des manipulations à réaliser pour utiliser pleinement OneDrive, en comparaison de l’attachement d’un fichier à un courriel, peut parfois rebuter les plus volontaires (voir notre billet “OneDrive – pourquoi les utilisateurs font de la résistance?”).

La solution pourrait donc être de forcer les collaborateurs des entreprises à passer par OneDrive, une bonne fois pour toutes? Édicter des règles strictes? Donner des pénalités aux mauvais élèves? etc. Sauf que… Ce n’est pas du tout la bonne manière d’aborder les choses! Tout le monde le sait, une bonne conduite du changement ne se fait pas avec des ordres et des contraintes. Adopter cette technique ne ferait, au contraire, que renforcer les habitudes et dégraderait surtout le dialogue entre DSI et Métiers. Pour pallier cela, il est donc indispensable de trouver une alternative…

Laquelle? Ne faisons pas durer le suspense plus longtemps! Elle s’appelle Attach2Cloud et permet de totalement résoudre la problématique “pièces jointes”. Comment? Et bien vous le saurez dans notre prochain billet… Ou alors, contactez-nous directement!