Une alternative à FileTransfer.io (basée sur Outlook et OneDrive) pour les transferts de gros fichiers

by | Jan 20, 2020 | fr, Points de vue

Limites en matière de taille maximum des courriels Outlook, relative complexité du process de partage de documents OneDrive avec des tiers extérieurs à l’organisation, interface utilisateur OneDrive déroutante, avec de trop nombreuses étapes, faible niveau d’intégration entre Outlook et OneDrive, manque de formation des utilisateurs… voici sans doute les principales raisons qui peuvent expliquer l’engouement apparemment paradoxal pour les services d’échange de fichiers en lignes gratuits tels que FileTransfer.io ou WeTransfer chez certains clients Office 365, et plus particulièrement chez ceux ayant besoin d’échanger des fichiers très volumineux. Mais les DSI ont de sérieux sujets d’inquiétude en matière de sécurité et sont à la recherche d’alternatives à FileTransfer.io et autres WeTransfer

FileTransfer.io, un service attractif pour les utilisateurs ayant besoin d’échanger des fichiers volumineux…

Une alternative à FileTransfer.io qui serait tout aussi facile à utiliser, est difficile à trouver.Extrêmement simple d’utilisation, la version gratuite de FileTransfer.io, qui dispose d’une limite en termes de taille maximum des fichiers fixée à 6 Go, (contre 2 Go pour la version en accès libre de WeTransfer), séduit de nombreux utilisateurs.
Les liens vers les fichiers chargés sur FileTransfer.io peuvent être envoyés par emails en quelques clics, et les fichiers stockés sur la plateforme peuvent être téléchargés jusqu’à 50 fois, ce qui est assez généreux pour un service gratuit. Les documents sont accessibles 21 jours via les liens de téléchargements générés (contre de 7 jours chez WeTransfer). Disposant d’une UI minimaliste, intuitive, simple et pratique, FileTransfer.io a donc de quoi attirer vos collaborateurs souhaitant échanger des pièces jointes trop volumineuses pour être envoyées ou reçues par courriel.

…mais de sérieuses inquiétudes du côté des DSI, qui cherchent des alternatives à FileTransfer.io 

Les inquiétudes des DSI en matière de sécurité les incitent à rechercher des alternatives à Filetransfer.io.Bien que son interface utilisateur apparaisse très attractive, l’utilisation de FileTranfer.io n’est cependant pas, du point de vue des DSI, dénuée de tout risque. En effet, les informations disponibles sur le site de la plateforme sont très restreintes… et peu rassurantes; Les conditions d’utilisation étant régies par le droit tchèque, il convient de rester vigilant sur les aspects sécurité et confidentialité. D’autant plus que FileTransfer.io indique très clairement que les transferts de fichiers opérés via les comptes gratuits ne sont pas sécurisés. Une précision qui, si elle a le mérite de la transparence, a de quoi alarmer très sérieusement les DSI.

En effet, ces derniers sont toujours très inquiets, non seulement, de voir des fichiers contenant des données professionnelles potentiellement sensibles échangés via des plateformes se déclarant sans aucune garantie en termes de sécurité et de confidentialité, mais aussi, de voir leurs utilisateurs se connecter à des plateformes potentiellement vulnérables à des attaques de tous types (malware, ransomware, spyware, phishing…) tant à l’encontre des utilisateurs que des destinataires de leurs fichiers, attaques pour lesquelles les fichiers constituent des vecteurs idéaux.

Une autre source de préoccupation concerne l’éventuelle réutilisation, par la plate-forme ou par des tiers, des adresses mail des utilisateurs et des destinataires de leurs fichiers. Les services gratuits doivent couvrir leurs dépenses comme toute autre entreprise et le plus souvent, les utilisateurs de ces services sont en fait le produit qui génère les revenus d’une manière ou d’une autre. 

Absence déclarée de toute garantie en matière de sécurité et de confidentialité, conditions d’utilisation régies par le droit tchèque, environnement propice aux malwares, aux ransomwares, aux spywares et au phishing ainsi qu’à l’éventuelle réutilisation des adresses mail des utilisateurs sont des risques qu’aucun DSI n’est prêt à assumer.

Y a-t-il une alternative à FileTransfer.io qui pourrait le concurrencer sur le sujet de l’échange des fichiers volumineux? Ou, encore mieux, une façon de convaincre les utilisateurs Office 365 d’adopter OneDrive pour partager leurs fichiers volumineux?
Bonne nouvelle: la réponse à ces deux questions est positive!

Une alternative à FileTransfer.io sécurisée et s’appuyant sur Outlook et OneDrive

Attach2Cloud, une alternative à FileTransfer.io sécurisée et s'appuyant sur Outlook et OneDrive.Pour les clients Office 365, il serait bien entendu préférable, en matière de sécurité et de confidentialité, que leurs utilisateurs restent dans l’environnement Office 365 de l’entreprise pour réaliser leurs échanges de fichiers volumineux.

Il peut d’ailleurs paraître surprenant, sinon paradoxal, que tant d’utilisateurs Office 365 en entreprise aient recours à des services d’échange de fichiers publics et non sécurisés dans le Cloud, comme FileTransfer.io ou WeTransfer, pour échanger leurs fichiers volumineux. En effet, OneDrive (qui est inclus dans les abonnements Office 365) pourrait, d’un point de vue technique, parfaitement assurer ce service.

Les raisons de ce paradoxe?

Il faut sans doute les chercher dans la relative complexité de OneDrive; ses très nombreux menus disséminés çà et là, ses permissions d’accès aux fichiers partagés (lecture seule, modifications autorisées) liées aux différents types de destinataires (destinataires du raccourci OneDrive vers le fichier, destinataires du message, destinataires membres de l’organisation), les nécessaires requêtes d’autorisation (pour les destinataires externes de raccourcis OneDrive sécurisés) permettant leur déclaration automatisée dans Active Directory (pré-requis pour l’accès aux fichiers partagés) et nécessitant que ces derniers disposent d’un compte Microsoft ou d’une adresse @outlook.com…

Cette complexité, non seulement décourage l’adoption et l’utilisation de OneDrive mais est également trop souvent la cause, pour les utilisateurs  externes à l’organisation, de trop nombreux échecs lors des accès aux fichiers partagés sur OneDrive (parce que l’invitation à s’identifier qui leur est envoyée automatiquement par OneDrive est interceptée par leur anti-spam, ou qu’ils ne disposent pas d’un compte Microsoft (et ne souhaitent peut-être pas en créer un), et surtout parce que la procédure n’est pas clairement expliquée, ni aux utilisateurs Office 365 à l’initiative du partage, ni aux destinataires externes du raccourci OneDrive vers les  fichiers partagés).

Ces raisons expliquent également pourquoi chez de nombreux clients office 365 le taux d’adoption de OneDrive reste très modeste, les utilisateurs continuant à échanger leurs fichiers sous la forme de pièces jointes Outlook, tant que la taille de ceux-ci reste en dessous de la taille maximum autorisée pour leurs messages Outlook.

Comparé à OneDrive, FileTransfer.io est d’une simplicité totale

Une fois ses fichiers téléchargés sur la plateforme, envoyer un message contenant un lien de téléchargement vers ces fichiers par courriel est quasiment instantané. Il n’est pas étonnant que les utilisateurs OneDrive, échaudés par l’échec de précédentes tentatives d’échanges de fichiers avec des utilisateurs externes et / ou rebutés par la complexité du processus, aient recours à FileTransfer.io pour échanger les fichiers trop volumineux pour être envoyés sous la forme de pièces jointes Outlook. Une fois que les utilisateurs de OneDrive l’ont essayé, ils considèrent certainement qu’il n’y a pas de plus simple alternative à OneDrive que FileTransfer.io. Malheureusement ces derniers ne réalisent pas toujours le haut niveau de risque associé à l’utilisation de telles plateformes.

Une alternative à FileTransfer.io innovante, pragmatique, associant simplicité et sécurité?

Il existe, pour les utilisateurs Office 365, une alternative à FileTransfer.io pour leurs échanges de fichiers volumineux (ou non): Attach2Cloud

Attach2Cloud constitue, pour les clients Office 365, une alternative à FileTransfer.io, WeTransfer et autres, qui permet de recentrer automatiquement les échanges de fichiers volumineux sur OneDrive sans requérir aucune formation de vos utilisateurs Office 365.

En effet, cet add-in Outlook permet d’attacher aux messages Outlook des pièces jointes jusqu’à 100 Go par fichier (1) et de charger les pièces jointes Outlook sur OneDrive de façon automatique ou semi-automatique, éventuellement sur la base de règles en fonction de leur taille, leur type etc. 

Avec Attach2Cloud, il suffit aux utilisateurs Outlook d’attacher leurs fichiers volumineux à leur courriels, sans aucune limite ni de taille maximum de message ni en nombre de fichiers joints, pour que ces derniers soient automatiquement chargés sur OneDrive, partagés avec les destinataires du message et remplacés par des raccourcis OneDrive lors de d’envoi du courriel.

Les utilisateurs n’ont rien de spécial à faire. Ils n’ont qu’à attacher leurs fichiers volumineux à leurs courriels Outlook comme n’importe quels autres fichiers pour les charger et les partager dans OneDrive. Ils peuvent même attacher des dossiers (Attach2Cloud les compressera automatiquement au format Zip avant de les charger sur OneDrive) tout simplement en les glissant dans leurs courriels Outlook. Toutes les opérations relatives au chargement et au partage des pièces jointes Outlook sur OneDrive ont lieu en tâche de fond, lors de l’envoi du message. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler dans Outlook pendant le chargement des pièces jointes sur OneDrive.

(1) Ces énormes fichiers ne sont bien entendu pas réellement attachés aux courriels Outlook et sont automatiquement chargés sur OneDrive lors de l’envoi des courriels. Mais pour les utilisateurs Outlook, tout se passe comme si leurs fichiers volumineux étaient vraiment joints à leurs messages. La limite pour la taille unitaire maximum d’un fichier joint est 100 Go, c’est en fait la taille maximum d’un fichier OneDrive. Le nombre de fichiers joints n’est pas limité et les courriels eux-mêmes n’ont plus de limite de taille! 

Curieux d’en savoir plus?

Voici une vidéo d’une démo de Attach2Cloud en en 1 minute 46 secondes.

Vous pouvez également consulter cette page sur le thème spécifique des échanges de fichiers volumineux.

Comme vous pouvez le constater en visionnant la démo ci-dessus, Attach2Cloud est, pour vos utilisateurs Office 365, le moyen le plus naturel, le plus simple et le plus rapide pour échanger leurs fichiers, volumineux ou non. De plus, en s’appuyant sur OneDrive pour le stockage et le partage des fichiers, il ouvre à vos utilisateurs, ainsi qu’à leurs correspondants extérieurs le cas échéant, l’accès à toutes les fonctionnalités de collaboration avancées offertes par Office 365, telles que la co-édition en ligne des documents Word, Excel et PowerPoint, le partage avancé de documents, la gestion des versions, la protection contre les effacements accidentels… qui n’existent pas dans les services d’échange de fichiers gratuits comme FileTransfer.io ou WeTransfer.

Entièrement transparent, l’add-in Attach2Cloud est une alternative à FileTransfer.io très convaincante qui séduit à la fois les utilisateurs et la DSI.

D’une part, il suffit aux utilisateurs d’attacher leurs fichiers volumineux (ou non) en un clin d’oeil, directement dans Outlook, sans même y penser, comme ils ont l’habitude de le faire pour les autres fichiers, pour les partager automatiquement dans OneDrive.

D’autre part, la DSI peut compter, avec Attach2Cloud, sur un allié puissant dans sa lutte contre le Shadow IT, lui permettant de rediriger les échanges de fichiers volumineux vers l’environnement sécurisé de Office 365 et du Cloud de Microsoft de façon automatique et naturelle, sans avoir à édicter de règles ou à combattre frontalement les habitudes à risque des utilisateurs en la matière.
De plus, voir les utilisateurs adopter OneDrive sans efforts, et donc, bénéficier enfin des fonctions de collaboration avancées de Office 365 (qui s’appuient toutes sur OneDrive) constitue, sans aucun doute,  un autre sujet de satisfaction pour la DSI, et non des moindres.

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Dernière mise à jour: Sept 7, 2020