Attach2Cloud
CAS D’USAGE n°3
Attach2Cloud remplace vos fichiers joints Outlook par des raccourcis OneDrive et les partage avec les destinataires de vos courriels, automatiquement, sans aucun clic supplémentaire.
Boostez votre ROI* Office 365, sans formation utilisateur.

ATTACH2CLOUD  |  CAS D’USAGE n°3
Remplacer tous les fichiers joints Outlook par des raccourcis OneDrive – Aucune interaction utilisateur requise

Introduction

Dans ce cas d’usage, Attach2Cloud a été configuré pour fonctionner de la façon suivante:

Lors de l’envoi de courriels (clic sur Envoyer dans Outlook) comportant des fichiers joints,

  • Le courriel est placé dans la boîte d’envoi de Outlook, comme d’habitude
  • Tous les fichiers attachés à ce courriel sont chargés sur OneDrive
  • Une fois chargés sur OneDrive, les fichiers sont partagés avec les destinataires du courriel
  • Les fichiers joints du courriel en cours d’envoi sont remplacés par des raccourcis OneDrive
  • Une fois ces opérations terminées, envoi, par Outlook, du courriel (contenant maintenant des raccourcis OneDrive) à ses destinataires
  • Ces opérations sont exécutées de façon totalement automatique et transparente, sans un seul clic supplémentaire.

Demo

Janet est en train d’envoyer à John un courriel avec des fichiers joints.

Janet is sending an MS Outlook email with Attached files to John

Bonjour, mon nom est Janet !

Attach2Cloud est installé sur mon ordinateur. Laissez-moi vous montrer comment convertir automatiquement des fichiers joints Outlook en raccourcis OneDrive.

Je viens de créer un courriel contenant 3 fichiers joints que je dois envoyer à John.

Je clique sur Envoyer. Et voilà!

MS Outlook email with attached files ready to be sent

Mon courriel est placé dans la boîte d’envoi de Outlook (comme tout autre courriel envoyé).

Je peux continuer à travailler dans Outlook, par exemple pour écrire et envoyer d’autres courriel, ou pour consulter mes courriel.

Comme vous pouvez le voir, Attach2Cloud charge mes fichiers joints sur OneDrive et affiche la progression du chargement:
“Pièce jointe 1 sur 3 téléchargée sur OneDrive…”

Lorsque Attach2Cloud termine le chargement, il remplace, dans mon courriel, les fichiers joints téléchargés par leurs raccourcis OneDrive, puis Outlook envoie mon courriel.

Tout ceci est 100% automatique et transparent et ne requiert aucun  clic additionnel ni aucune action spécifique de ma part!

See the Outlook email attached files being uploaded to OneDrive by Attach2Cloud

John reçoit le courriel de Janet.

John receiving the MS Outlook email with the OneDrive shortcuts created by AttachToCloud in place of the Janet's attached files

Bonjour, mon nom est John!

Jetons un coup d’oeil au courriel que Janet vient de m’envoyer:

Au lieu des fichiers joints par Janet, ce courriel contient des raccourcis OneDrive. Sa taille n’est que de 56 Ko, bien que Janet m’ait envoyé 30 Mo de fichiers joints!

Je peux ouvrir ou télécharger les fichiers de Janet en cliquant sur les raccourcis OneDrive joints à ce courriel par Attach2Cloud.
Je n’ai bien sûr pas besoin d’Attach2Cloud pour accéder à ces fichiers OneDrive, bien que, comme vous vous en doutez probablement, Attach2Cloud soit déjà installé sur mon PC!

The received Outlook email with attached files replaced by OneDrive shortcuts by Attach2Cloud is arrived in the John's inbox
The received MS Outlook email with attached OneDrive shortcuts created by Attach2Cloud

Retournons maintenant chez Janet et ouvrons le courriel envoyé à John.

Janet showing the sent email (with the same OneDrive Shortcuts) in her MS Outlook Sent Items folder

Si nous regardons le courriel que je viens d’envoyer à John dans mon dossier Outlook des éléments envoyés, il contient les mêmes raccourcis OneDrive que ceux reçus par John.

Grâce à Attach2Cloud, nous pouvons désormais collaborer en utilisant la même copie de ces fichiers stockés dans OneDrive.

The sent MS Outlook email with attached OneDrive shortcuts created by Attach2Cloud in the Janet's Sent Items folder

Pourquoi Attach2Cloud?

John talking about Attach2Cloud benefits

Avec Attach2Cloud, nous avons mis fin, du jour au lendemain, et une fois pour toutes, au cauchemar des pièces jointes Outlook.

Le cauchemar des fichiers joints:

Bill envoie un courriel avec 10 fichiers joints à 10 destinataires.

Parmi ces destinataires, Rose, Charlotte et Frank modifient respectivement 3, 5 et 2 des 10 fichiers joints et les renvoient à Bill, et, en copie, aux autres destinataires du premier courriel.

Bill reçoit les courriels de Rose, Charlotte et Frank ; chacun contenant une nouvelle version de respectivement 3, 5 et 2 des 10 fichiers joints initiaux + les autres fichiers qui n’ont pas été modifiés.

Après avoir passé beaucoup de temps à trouver quels fichiers ont été modifiés par qui et à fusionner toutes les mises à jour dans une nouvelle version de ces fichiers, Bill envoie à nouveau un courriel incluant les fichiers joints modifiés et les autres fichiers à tous les destinataires du courriel initial… etc…

Attach2Cloud met simplement un terme à cela:
Grâce à Attach2Cloud, au lieu d’avoir à échanger et à fusionner multiples copies et versions de fichiers locales, les expéditeurs et destinataires de ces fichiers joints sont maintenant instantanément prêts à travailler ensemble sur des exemplaires uniques de ces fichiers partagés et versionnés sur OneDrive.

Sans Attach2Cloud, le nombre, la relative complexité et le manque d’intégration des manipulations requises pour charger et partager des fichiers sur OneDrive puis informer leurs collaborateurs de la disponibilité de ces fichiers étaient rédhibitoires pour la plupart de nos utilisateurs.

Janet talking about Attach2Cloud benefits

Grâce à Attach2Cloud, nos utilisateurs Outlook ont découvert tous les avantages de l’utilisation de OneDrive et Office 365 et en bénéficient désormais.

En téléchargeant automatiquement les pièces jointes Outlook sur OneDrive, Attach2Cloud empêche les fichiers d’être attachés aux courriels.

Attach2Cloud effectue ainsi la déduplication implicite de tous les fichiers joints, à la source, en chargeant dans OneDrive, au moment de l’envoi de chaque courriel, une seule copie de ses fichiers joints, et en la rendant accessible à tous les destinataires du courriel.

Tous nos utilisateurs Outlook utilisent désormais OneDrive et profitent pleinement de tous les avantages d’Office 365 pour leurs travaux collaboratifs impliquant des fichiers:

  • Co-rédaction en temps réel dans Word, Excel et PowerPoint
  • Partage de fichiers avancé à l’intérieur et à l’extérieur de notre organisation
  • Gouvernance de partage externe contrôlée par nos Administrateurs Office 365
  • Synchronisation sélective de fichiers
  • Gestion des versions de fichiers entièrement intégrée

En incitant nos utilisateurs Outlook à adopter OneDrive et les fonctionnalités Office 365 de collaboration en ligne les plus avancées et les plus productives (qui requièrent que les fichiers soient stockés sur OneDrive), Attach2Cloud a considérablement amélioré leur efficacité ainsi que le retour sur notre investissement Office 365, et ce, sans aucune formation de nos utilisateurs.

Découvrez d’autres fonctionnalités et options de configuration d’Attach2Cloud en parcourant d’autres cas d’utilisation, parmi lesquels: 

Plus de détails sur les avantages d’Attach2Cloud…

Si des questions subsistent après avoir lu ces pages, n’hésitez pas à consulter notre page de questions et réponses ou à nous contacter, c’est avec plaisir que nous répondrons à toutes vos questions concernant Attach2cloud.

N’hésitez pas non plus à essayer Attach2Cloud par vous-même en téléchargeant la version d’évaluation gratuite et entièrement fonctionnelle de Attach2Cloud

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