ATTACH2CLOUD - QUESTIONS & RÉPONSES
Question 1
Qu’est ce que Attach2Cloud ?
Attach2Cloud est un add-in Microsoft Outlook qui vise deux objectifs :
- Le premier est d’engager les utilisateurs Outlook à stocker leurs pièces jointes dans OneDrive.
- Le second est d’autoriser l’attachement de fichiers sans limite de taille dans les messages Outlook.
Question 2
Concernant le premier objectif de Attach2Cloud, quel est l’intérêt de stocker les pièces jointes Outlook dans OneDrive ?
OneDrive est le support des fonctions de collaboration avancées de Office 365. Si les fichiers des utilisateurs ne sont pas stockés sur OneDrive, ces derniers ne peuvent bénéficier des fonctionnalités d’édition partagées de Word Excel et PowerPoint, des fonctions avancées de partage de fichiers, de la synchronisation sélective de leurs fichiers, de la gestion intégrée des versions…
Par ailleurs, il est infiniment plus productif pour un groupe d’utilisateurs travaillant sur un jeu de fichiers d’en stocker une copie unique dans OneDrive plutôt que de s’envoyer et de se renvoyer mutuellement ces fichiers souvent des dizaines de fois après modifications.
Enfin, la taille des emails dans lesquels les pièces jointes ont été remplacées par des raccourcis OneDrive s’exprime en Ko au lieu de Mo (ils sont 1 000 fois moins volumineux). Dans le cadre d’une utilisation globale celà a un impact extrêmement positif sur l’agilité et les performances de Outlook / Exchange.
Question 3
À propos du second objectif de Attach2Cloud, vous parlez d’attacher des fichiers dans les emails sans limite de taille ? N’est-ce pas contradictoire avec l’objectif d’engager les utilisateurs Outlook à utiliser OneDrive de façon plus intensive ?
Pas du tout, bien au contraire !
En effet, ces fichiers joints ne sont en fait attachés aux emails qu’en apparence. Attach2Cloud crée l’apparence d’un attachement mais en réalité, ces fichiers sont téléchargés dans OneDrive et remplacés par des raccourcis OneDrive au moment de l’envoi de l’email, automatiquement et de façon totalement transparente pour les utilisateurs. Pour ces derniers, tout se passe comme s’ils envoyaient un email “normal”.
En fait, cette fonctionnalité d’attachement de fichiers sans limite de taille aux messages Outlook est bien souvent ce qui attire le plus les utilisateurs dans un premier temps. C’est un excellent moyen de faire connaissance avec Attach2Cloud !
Question 4
Sans limite de taille ?
Quasiment.
La limite maximum pour un fichier est la taille maximum autorisée d’un fichier dans OneDrive qui est actuellement de 250 Go.
Mais concernant l’email lui-même, il n’y a pas de limite. Avec Attach2Cloud les utilisateurs Outlook peuvent attacher autant de fichiers qu’ils le souhaitent à leurs emails. La seule règle est qu’un fichier ne peut excéder 250 Go à lui tout seul.
Question 5
Pour les clients Office 365, Attach2Cloud permet donc de recentrer vers OneDrive les échanges de gros fichiers réalisés à travers des plateformes spécifiques ?
Oui.
Les clients Office 365 peuvent ainsi maximiser leur investissement dans Office 365, et reprendre le contrôle des échanges de fichiers volumineux réalisés bien souvent via des outils tiers situés hors des infrastructures administrées du client.
Pour les utilisateurs, les échanges de fichiers volumineux peuvent désormais être réalisés via Outlook, qui s’inscrit en général comme le meilleur outil de continuité et se suivi pour ce type d’échange, contrairement aux outils ou plateformes spécifiques d’échange de fichiers volumineux.
En effet il n’y a rien de plus simple et de plus efficace que de rédiger un email et d’y attacher ses fichiers pour couvrir ce type de besoins.
Après toutes ces années de restrictions en matière de taille maximum des emails Outlook, c’est assez amusant d’imaginer nos clients encourageant désormais l’utilisation de Outlook pour leurs besoins en termes d’échange de fichiers volumineux.
C’est une véritable révolution pour tous les utilisateurs Outlook !
Question 6
Attach2Cloud impose-t-il une modification des habitudes des utilisateurs ?
Non, et c’est vraiment l’un des points-clés du produit.
Les utilisateurs attachent leurs fichiers à leur messages Outlook exactement comme ils ont l’habitude de le faire, en utilisant le bouton trombone, le glisser-déplacer ou le copier-coller depuis l’Explorateur Windows vers leurs emails ou encore le clic-droit + “Envoyer vers” de fichiers depuis l’Explorateur Windows.
Au moment ou ils pressent le bouton “Envoyer” de Outlook, leur email est placé dans leur boite d’envoi, comme d’habitude. Attach2Cloud télécharge alors les pièces jointes dans OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive avant l’envoi effectif de l’email.
Question 7
Donc du point de vue des utilisateurs tout se passe donc comme s’ils avaient envoyé leur email comme d’habitude ?
Oui, absolument !
Les utilisateurs peuvent continuer à travailler dans Outlook et même envoyer d’autres emails pendant que Attach2Cloud télécharge dans OneDrive les pièces jointes du ou des emails en cours de traitement dans la boite d’envoi.
Les emails ne contenant pas de pièces jointes à télécharger dans OneDrive seront d’ailleurs envoyés sans attendre qu’Attach2Cloud en ait terminé avec les emails qu’il est en train de traiter.
Question 8
Est-ce que toutes les pièces jointes sont envoyées dans OneDrive ?
Est-il possible pour l’utilisateur de choisir quelles pièces jointes remplacer par des raccourcis OneDrive et quelles pièces jointes conserver en tant que pièces jointes dans son email ?
Attach2Cloud peut afficher, au moment où l’utilisateur envoie son email, une fenêtre (Le Centre de contrôle des attachements) listant les attachements présents dans l’email et permettant à l’utilisateur de cocher ceux qu’il souhaite envoyer dans OneDrive.
Pour les pièces jointes à envoyer dans OneDrive, l’utilisateur peut également spécifier un dossier cible OneDrive, les permissions OneDrive du fichier, et un nombre de jours au-delà duquel le fichier doit être effacé.
Une autre possibilité consiste à définir des règles s’appliquant sans intervention de l’utilisateur (et dans ce cas à ne pas afficher Le Centre de contrôle des attachements).
Par exemple : « Tous les fichiers joints de plus de 5 Mo doivent être stockés dans OneDrive » ou « toutes les pièces jointes de type vidéo doivent être stockés dans OneDrive »
Enfin, un mix des 2 options ci-dessus est possible : Laisser aux utilisateurs l’accès au Centre de contrôle des attachements tout en définissant des règles dont certaines peuvent être verrouillées.
Question 9
Quel est le comportement par défaut de Attach2Cloud ?
Par défaut, Attach2Cloud affiche la fenêtre du Centre de contrôle des attachements au moment de l’envoi de l‘email. Tous les fichiers y sont cochés pour envoi dans OneDrive, le dossier cible OneDrive proposé est « /Attachements », les permissions des fichiers sont les permissions OneDrive par défaut et l’effacement automatique des fichiers après un certain nombre de jour n’est pas activé.
L’utilisateur peut modifier ces paramètres pour chacun des fichiers affichés dans la fenêtre du Centre de contrôle des attachements.
Bien entendu, si la taille totale des fichiers listés dépasse la taille maximum autorisée pour les emails Outlook (par exemple 10 attachements de 5 MB chacun et une taille maximum autorisée de 35 MB pour les emails Outlook), l’utilisateur devra au final cocher (envoyer vers OneDrive) au moins 3 pièces jointes.
De même si la taille unitaire d’un attachement dépasse la taille maximum autorisée pour les emails Outlook, cet attachement ne pourra être décoché.
Question 10
Les paramètres de Attach2Cloud peuvent-ils être administrés de façon centrale ?
Oui, absolument.
Tous les paramètres de Attach2Cloud sont administrables en utilisant les Group Policy Objects (GPO) de Windows ou tout autre outil de gestion centrale de la base de registre des utilisateurs.
Pour chacun des paramètres de Attach2Cloud, il est possible de spécifier une valeur s’appliquant défaut (autre que la valeur par défaut codée dans le produit), par exemple :
« Effacer les pièces jointes stockées dans OneDrive après 90 jours »
Il est également possible de définir des règles s’appliquant par défaut comme par exemple :
« Les fichiers joints MP4, MP3, AVI doivent toujours être stockés dans OneDrive »
Les paramètres et les règles peuvent être verrouillés par l’administrateur afin d’empêcher leur modification par les utilisateurs.
Les paramètres et règles non verrouillés sont considérés comme des valeurs par défaut et peuvent être modifiés par les utilisateurs.
Par exemple, si le nombre de jours au-delà duquel les fichiers joints doivent être effacés de OneDrive est spécifié mais non verrouillé, la nombre de jours spécifié sera affiché dans la fenêtre du Centre de contrôle des attachements et les utilisateurs pourront le modifier.
Si ce même paramètre est spécifié et verrouillé, les utilisateurs ne pourront pas modifier sa valeur dans la fenêtre du Centre de contrôle des attachements.
Autre exemple, si cette règle est spécifiée et non verrouillée :
« Les fichiers MP4, MP3, AVI doivent être stockés dans OneDrive »
Ces fichiers joints seront par défaut cochés pour envoi dans OneDrive dans la fenêtre du Centre de contrôle des attachements mais les utilisateurs pourront les décocher et ne pas les envoyer dans OneDrive.
Si cette même règle est spécifiée et verrouillée, les utilisateurs ne pourront décocher ces fichiers dans la fenêtre du Centre de contrôle des attachements. Ils pourront par contre (en l’absence d’autres règles) spécifier, pour ces attachements, leur dossier cible dans OneDrive, leurs permissions et le nombre de jours pendant il souhaitent les conserver.
Question 11
Les utilisateurs peuvent-ils modifier le comportement par défaut de Attach2Cloud ?
Peuvent-ils créer leurs propres règles Attach2Cloud ?
Oui, sous réserve que l’administrateur central leur en ait laissé le droit.
Il est également possible de laisser les utilisateurs créer leurs propres règles dans le cadre de règles administrées.
Par exemple, en définissant et verrouillant une plage de valeurs entre 90 et 365 jours pour le nombre de jours au-delà duquel les pièces jointes stockées dans OneDrive doivent être effacées automatiquement, il est possible de laisser les utilisateurs :
- d’une part de choisir une valeur comprise dans cette plage dans la fenêtre du Centre de contrôle des attachements,
- et d’autre part la possibilité de se créer leurs propres règles en la matière, par exemple 60 jours pour les fichiers vidéo, 365 jours pour les documents Office etc.
Question 12
Comment les clients ne disposant pas d’outil d’administration des bases de registre utilisateurs peuvent il configurer Attach2Cloud ?
Comme pour tous nos logiciels, nous proposons à nos clients d’insérer leurs paramètres Attach2Cloud dans les packages d’installation que nous leur livrons.
En procédant de la sorte, Attach2Cloud fonctionnera sur la base de leurs spécifications dès son installation.
Il est ensuite possible de faire évoluer les paramètres par exemple lors du déploiement d’une nouvelle version du produit en mettant à jour les packages.
Il est également possible de spécifier les valeurs des paramètres à installer dans la ligne de commande lançant l’installation des packages Attach2Cloud.
Question 13
Puisque nous parlons de déploiement, quelle est la taille du package d’installation de Attach2Cloud ?
Elle reste modeste, de l’ordre de 12 Mo pour les packages MSI 32 bit et 64 bit et de l’ordre de 24 Mo pour le package exécutable installant automatiquement la bonne version 32 bits ou 64 bits de Attach2Cloud en fonction de la version de MS Office installée sur les ordinateurs cibles.
Nos packages d’installation sont bien entendu pré-configurés pour un déploiement automatique et silencieux.
Question 14
Commercialement quelle est la justification coûts / bénéfices de Attach2Cloud ?
Elle est duale et en phase avec les 2 objectifs de Attach2Cloud évoqués au début de cet entretien, mais inclut également des bénéfices additionels :
Le premier objectif : Engager les utilisateurs à faire un meilleur usage de Office 365 :
Pour de nombreux clients Office 365, Attach2cloud peut vraiment aider à l’adoption des fonctions de collaborations avancées de Office 365 dont OneDrive est la clé, et donc améliorer significativement le retour sur investissement de leur souscription Office 365.
En effet, attach2Cloud fournit un réel service aux utilisateurs Office 365 en remplaçant le processus totalement improductif d’échanges / modifications / renvois multiples des pièces jointes par un nouveau mode de collaboration basé sur une copie unique de ces fichiers stockées dans OneDrive et permettant l’usage des fonctions de collaboration avancées de Office 365 comme l’édition en mode partagé et la gestion de versions intégrée.
Attach2Cloud réalise ceci sans changer les habitudes des utilisateurs. Bien au contraire, il prend leurs habitudes en matière d’échange de fichiers comme point de départ vers la découverte de nouvelles pratiques infiniment plus productives (et infiniment plus satisfaisantes et valorisantes pour les utilisateurs au quotidien).
Pour beaucoup d’utilisateurs, Attach2Cloud est la porte d’entrée vers un réel usage des fonctions de collaboration avancées Office 365.
Et comme Attach2cloud ne requiert aucune formation il s’impose de lui-même comme le meilleur ami des utilisateurs Outlook (et des DSI ayant opté pour Office 365).
Le second objectif : Fournir une solution idéale pour les échanges de fichiers volumineux :
Attach2Cloud, en fournissant une solution idéale pour répondre aux besoins d’échanges de fichiers volumineux permet aux clients Office 365 de ne plus recourir à des plateformes spécifiques souvent hors de leur périmètre administratif et de sécurité.
Le recours à de telles plateformes a un coût financier et pose parfois des problématiques d’intégration et de sécurité.
Attach2Cloud, en évitant le recours à ces plateformes recentre les échanges de fichiers volumineux vers Office 365, et annulle ainsi un risque, un coût d’utilisation et un process spécifique pour les utilisateurs ayant ce besoin.
En synthèse, pour de très nombreux clients Office 365, Attach2Cloud a le pouvoir d’augmenter significativement le retour sur investissement de Office 365.
C’est particulièrement vrai pour toutes les organisations ayant à faire face à un taux d’adoption faible ou modéré des fonctions de collaboration avancées de Office 365 et ne souhaitant pas investir massivement en formation, ainsi que pour les organisations ayant des besoins en matière d’envoi de fichiers volumineux.
Office 365 est une fantastique solution de collaboration… mais seulement si les utilisateurs font évoluer leurs pratiques et l’adoptent pour un usage quotidien.
Pour des clients Office 365 ayant plusieurs milliers, dizaines de milliers ou centaines de milliers d’utilisateurs Office 365, quelle est la valeur d’une augmentation de 10%, 20% 30% ou plus du ROI de leur souscription Office 365 ?
Dans tous les cas cette valeur est très supérieure au coût d’une licence ou d’une souscription Attach2Cloud !
Bénéfices en terme d’image
L’envoi de fichiers joints volumineux est de plus en plus considéré comme dépassé et comme une pratique héritée du passé.
Les emails trop volumineux tendent à être considérés comme un désagrément et, dans certains cas, comme une impolitesse.
Les destinataires auxquels vos utilisateurs Outlook envoient les plus gros fichiers joints (la masse d’information la plus volumineuse) sont potentiellement les clients, prospects ou partenaires les plus importants pour votre organisation.
Ce sont précisément les personnes auprès desquels vous souhaitez promouvoir activement la meilleure image possible de votre organisation. Vos services marketing et communication dépensent sans doute des fortunes pour atteindre cette objectif.
Attach2Cloud, en promouvant les pratiques de collaboration les plus modernes, contribue à donner une image de modernité et de grande efficacité à votre organisation.
C’est un important bénéfice auquel vous n’aviez peut-être pas pensé!
Bénéfices techniques et organisationnels
D’un point de vue technique, Attach2Cloud permet de réduire d’un facteur 1 000 la taille des emails pour lesquels il a remplacé les pièces jointes par des raccourcis OneDrive. Par exemple la taille d’un email contenant initialement 35 Mo de pièces jointes sera reduite à quelques dizaines de Ko après l’intervention d’Attach2Cloud.
C’est un bénéfice incontestable en termes d’agilité et de performance pour tous vos utilisateurs Outlook ainsi que pour vos infrastructures réseaux, particulièrement si vous avez des implantations disposant de liens à faibles débits.
Le fait de s’affranchir de l’usage des pièces jointes au profit de fichiers OneDrive stockés en un seul exemplaire réduit également la consommation de bande passante, particulèrement pour les fichiers joints à des emails en copie à plusieurs destinataires, en effet :
- Tous les destinataires en copie n’ont en général pas besoin de tous les fichiers, mais ils en reçoivent pourtant une copie physique dans leur boîte aux lettres.
- En cas de réponse incluant une modification d’un des fichiers joint d’un email en copie, les utilisateurs se renvoient en général tous les fichiers.
Ainsi, même pour un petit nombre de destinataires en copie d’un email, chacun des fichiers joints est envoyé sur le réseau et stocké potentiellement des dizaines ou des centaines de fois, et chacun doit faire le tri des fichiers à jour à chaque réponse.
C’est un non-sens technique et organisationnel ainsi qu’un important gaspillage de temps et de ressources informatiques (bande passante réseau, stockage) auquel Attach2Cloud met fin.