Attach2Cloud
Intégration Cloud pour Microsoft Outlook
Fonctionnalités
Fonctionnalités Attach2Cloud
À Propos des fonctionnalités Attach2Cloud
Le centre de contrôle des fichiers joints
Joindre des fichiers très volumineux à vos messages MS Outlook (jusqu'à 250 Go)
Joindre des dossiers à vos messages MS Outlook (et les sécuriser)
Le moniteur des téléchargements
Lorsque Attach2Cloud charge des pièces jointes MS Outlook vers le cloud MS 365 (sur OneDrive, SharePoint Online ou Teams), il affiche (par défaut) le moniteur de téléchargement, ce qui vous permet de suivre la progression du chargement des pièces jointes pour chaque fichier :
Le moniteur de téléchargement démarre automatiquement lorsque Attach2Cloud commence à charger des fichiers joints dans le cloud.
Le moniteur de téléchargement est entièrement asynchrone (comme les chargements de fichiers joints). Vous pouvez donc continuer à travailler dans MS Outlook pendant que le moniteur est à l’écran et que Attach2Cloud charge vos fichiers joints sur OneDrive, SharePoint Online ou Teams. Vous pouvez même envoyer de nouveaux messages contenant des pièces jointes que Attach2Cloud chargera dans le cloud. Attach2Cloud lancera dans ce cas une autre instance du moniteur de téléchargement (et accordera aux fichiers joints les plus petits une priorité de téléchargement plus élevée).
Vous pouvez minimiser ou même fermer le moniteur de téléchargement à tout moment, ce qui n’affecte pas les chargements des pièces jointes en cours qui seront tous menés à leur terme, même si vous avez fermé le moniteur.
Le moniteur de téléchargement se ferme automatiquement quelques secondes après que Attach2Cloud a terminé le chargement de tous les fichiers joints en attente.
L’affichage du moniteur de téléchargement est facultatif. Les utilisateurs peuvent utiliser, dans le ruban Attach2Cloud (disponible dans la fenêtre principale de MS Outlook), le menu Options / Moniteur de téléchargement, pour configurer Attach2Cloud afin qu’il n’affiche pas le moniteur de téléchargement.
L'Explorateur Cloud pour OneDrive SharePoint Online et Teams
Les règles de téléchargement
Les invitations à charger des fichiers sur OneDrive
Attacher des fichiers déjà dans le Cloud à vos messages MS Outlook
Enregistrer dans le Cloud des fichiers joints à des messages déjà reçus ou envoyés
Attach2Cloud vous permet d’enregistrer dans le Cloud des fichiers joints en tant que pièces jointes classiques à vos courriels existants (déjà envoyés ou reçus).
Vous pouvez :
Sauvegarder ces fichiers joints dans le Cloud et les remplacer par des pièces jointes modernes.
Pour ce faire, ouvrez votre email pour l’afficher dans une fenêtre Outlook indépendante.
Cliquez ensuite sur le bouton Charger les fichiers joints dans le Cloud (dans le groupe de boutons Attach2Cloud) du ruban Message:
ou
Copier ces fichiers joints dans le Cloud et les conserver en tant que pièces jointes classiques.
Pour ce faire, affichez votre email et ouvrez ou développez le volet latéral Explorateur Cloud Attach2Cloud.
Dans ce volet latéral, affichez le dossier OneDrive, SharePoint Online ou Teams dans lequel vous souhaitez copier les fichiers joints à votre email.
Il vous suffit ensuite de faire glisser les fichiers joints de votre choix et de les déposer dans ce dossier dans le Cloud:
Le ruban Attach2Cloud dans la fenêtre principale de MS Outlook
Les boutons Attach2Cloud dans le ruban des fenêtres Message de MS Outlook
Sécuriser vos pièces jointes
Fonctionnalités Green IT: Optimisation et compression des pièces jointes
Options d'authentification
Commentaire configurable inséré dans les e-mails envoyés pour lesquels Attach2Cloud a chargé des pièces ointes dans le Cloud
À Propos des permissions de partage
Rapports d'incident
Pour les administrateurs Attach2Cloud
Modern Attachment Previewer
Modern Attachment Previewer est notre autre add-in d’intégration du cloud MS 365 dans Microsoft Outlook.
Avec Modern Attachment Previewer, vous pouvez prévisualiser (et même modifier dans le Cloud!) vos pièces jointes OneDrive, SharePoint Online et Teams, directement dans vos emails MS Outlook!
Modern Attachment Previewer pour Microsoft Outlook est le compagnon idéal de Attach2Cloud.
Les deux produits peuvent être regroupés dans un seul package de déploiement.
Les débuts de Attach2Cloud
Nous avons livré la toute première version de Attach2Cloud en 2018, principalement à l’attention des utilisateurs MS Outlook qui découvraient le cloud MS 365.
L’objectif initial de Attach2Cloud était de faire en sorte que les utilisateurs MS Outlook délaissent les fichiers joints classiques au profit du partage de fichiers dans le cloud MS 365, sans les forcer à changer leurs habitudes.
Avec Attach2Cloud, les utilisateurs MS Outlook pouvaient continuer à attacher leurs fichiers à leurs messages MS Outlook comme d’habitude, Attach2Cloud les chargeant dans le Cloud (initialement dans OneDrive), les partageant avec les destinataires des messages et les remplaçant par des pièces jointes modernes (des raccourcis vers des fichiers dans le Cloud), automatiquement ou semi-automatiquement.
Ensuite…
Depuis, Attach2Cloud n’a cessé d’évoluer dans trois directions:
- Extension du nombre de plates-formes de stockage cloud couvertes. Initialement limité à OneDrive, Attach2Cloud prend désormais en charge SharePoint Online et Teams.
- Inciter les utilisateurs novices de MS Outlook à adopter le cloud MS 365 sans changer leurs habitudes. (Conformément à l’objectif initial de Attach2Cloud).
- Fournir à Microsoft Outlook un ensemble unique de puissantes fonctionnalités d’intégration cloud couvrant les besoins des utilisateurs les plus avancés.
Pour les novices et les utilisateurs les plus avancés
La dernière version 6 de Attach2Cloud (associée en option à Modern Attachment Previewer) intègre pleinement le cloud MS 365 dans Microsoft Outlook.
Attach2Cloud et Modern Attachment Previewer offrent à MS Outlook un ensemble incroyable de fonctionnalités d’intégration au cloud, entièrement configurables, couvrant les besoins de tous les types d’utilisateurs, des plus novices aux plus avancés.
Non seulement les fonctionnalités de Attach2Cloud sont entièrement configurables (sur la base de paramètres de registre gérables par GPO), mais elles peuvent également être activées / désactivées ou masquées (également sur la base de paramètres de registre gérables par GPO), ce qui rend Attach2Cloud adapté aux populations d’utilisateurs les plus diverses, y compris au sein d’une même entreprise.
Automatique et transparent
Bien que Attach2Cloud soit susceptible de séduire les utilisateurs MS 365 les plus exigeants, nous sommes particulièrement fiers du fait que les utilisateurs Attach2Cloud n’ont pas besoin de connaître Attach2Cloud, de lire des manuels d’utilisation ou d’assister à des sessions de formation pour en tirer parti.
La plupart des fonctionnalités Attach2Cloud sont mises à leur disposition automatiquement, lorsqu’ils en ont besoin, sans qu’ils aient à effectuer des actions spécifiques telles que trouver et cliquer sur des boutons ou sélectionner des menus.
Plus de limite de taille pour les messages MS Outlook !
Attach2Cloud permet de joindre des fichiers jusqu’à 250 Go par fichier à vos messages MS Outlook (sans limite de taille de message).
Comment?
C’est d’une facilité déconcertante, vous n’avez rien à faire de spécial, pas même un seul clic supplémentaire!
Joignez simplement vos fichiers volumineux à vos messages MS Outlook comme d’habitude, en utilisant le bouton trombone de MS Outlook, ou en glissant et déposant ou copiant-collant des fichiers dans vos messages.
Bien sûr, ces fichiers volumineux ne sont jamais physiquement attachés à vos emails MS Outlook (et bien sûr, ils ne sont même pas stockés dans votre fichier OST local, ni dans votre boîte aux lettres MS Exchange ou MS Exchange Online, même temporairement). Mais visuellement, c’est comme s’ils étaient joints à vos messages.
Lorsque vous envoyez vos messages, Attach2Cloud télécharge en arrière-plan ces gros fichiers joints dans le Cloud (sur OneDrive, SharePoint Online ou Teams), les partage avec vos destinataires et les remplace par des pièces jointes modernes (raccourcis vers les fichiers téléchargés) avant l’envoi de votre message.
Vous pouvez continuer à travailler dans MS Outlook et même envoyer et recevoir des e-mails pendant que Attach2Cloud charge et partage vos fichiers joints dans le Cloud MS 365.
Attach2Cloud met fin aux rejets de courriers électroniques volumineux
Attach2Cloud remplace vos fichiers joints volumineux par des Modern Attachments (raccourcis vers des fichiers cloud). En conséquence, la taille de vos emails ne dépassera jamais quelques dizaines de Ko, quelle que soit la taille des fichiers que vous y attachez.
C’est la garantie de leur bonne réception par leurs destinataires, contrairement aux emails très volumineux qui sont très fréquemment rejétés.
Vous pouvez même joindre des dossiers entiers à vos messages
Attach2Cloud vous permet non seulement de joindre des fichiers gigantesques à vos emails MS Outlook, mais aussi d’y attacher des dossiers. Il vous suffit de glisser-déposer des dossiers depuis l’Explorateur Windows dans vos messages MS Outlook ou de cliquer sur le bouton Joindre un dossier dans le ruban Message. Attach2Cloud les compressera (y compris leurs sous-dossiers éventuels) en un seul fichier Zip, et joindra ce fichier Zip à votre email en cours de rédaction.
Microsoft Outlook ne permet pas de joindre des dossiers à vos emails.
Même s’il était possible de joindre des dossiers à vos messages MS Outlook, cela ne présenterait qu’un intérêt modéré. En effet, l’attachement de fichiers volumineux est limité à la taille maximum autorisée pour les messages MS Outlook et, bien que les administrateurs Exchange Online puissent augmenter cette limite, les courriels de plus de 25 à 35 Mo sont le plus souvent rejetés par la plupart des serveurs de messagerie.
Mais avec Attach2Cloud, c’est désormais possible!
Grâce à Attach2Cloud, vous pouvez désormais glisser des dossiers de l’Explorateur Windows et les déposer dans vos messages MS Outlook en cours de rédaction!
MS Outlook accepte désormais que vous déposiez des dossiers dans vos emails en cours de rédaction sans poser de questions, et Attach2Cloud les attache automatiquement à ces messages sous la forme d’un fichier Zip unique.
Jusqu’à 250 Go par dossier joint (après compression)!
Attach2Cloud permet de joindre des fichiers d’une taille maximale de 250 Go à vos emails Microsoft Outlook (sans limite de taille de message) et les convertit automatiquement en pièces jointes modernes (raccourcis vers des fichiers OneDrive, SharePoint Online ou Teams dans le Cloud) lors de l’envoi de vos messages. La taille résiduelle des messages envoyés n’est plus que de quelques Ko. C’est la garantie qu’ils seront reçus par tous leurs destinataires.
Protéger par mot de passe et chiffrer vos dossiers joints
Vous pouvez également utiliser le bouton Joindre des dossiers du ruban Message pour sélectionner un ou plusieurs dossiers à joindre à vos messages MS Outlook en cours d’édition.
Un clic sur le bouton Joindre des dossiers affiche un dialogue de sélection de dossiers comprenant une case à cocher Mot de passe.
Si vous cochez cette case, Attach2Cloud affichera un dialogue de saisie de mot de passe lorsque vous validerez votre sélection de dossiers.
Si vous saisissez un mot de passe dans ce dialogue, Attach2Cloud utilisera ce mot de passe pour protéger et chiffrer le fichier Zip résultant de la compression des dossiers sélectionnés joint à votre email.
👉 En savoir plus sur l’attachement de dossiers à vos courriels MS Outlook…
Comment les utilisateurs peuvent-ils joindre des fichiers en tant que pièces jointes modernes à leurs messages MS Outlook?
Lors de l’attachement de fichiers OneDrive provenant de dossiers OneDrive de l’Explorateur Windows, Attach2Cloud peut joindre ces fichiers en tant que pièces jointes modernes.
Lors de l’utilisation du panneau latéral Explorateur Cloud de Attach2Cloud pour glisser-déposer des fichiers OneDrive, SharePoint Online ou Teams dans des messages MS Outlook, Attach2Cloud peut joindre ces fichiers en tant que pièces jointes modernes.
Lors du transfert de courriels contenant des pièces jointes modernes.
Lorsque vous joignez un fichier à un courriel, que vous cliquez sur l’icône du fichier joint et que vous sélectionnez le menu Télécharger (c’est un menu fourni par MS Outlook). Pour information, dans la version actuelle Chanel Preview de MS Outlook 365, l’utilisation de ce menu génère un lien dans le corps du message et non plus une pièce jointe moderne. L’avenir nous dira si cette “amélioration” persistera dans la version officielle de MS Outlook 365.
Que se passe-t-il lors de l’envoi de courriels contenant des pièces jointes modernes ?
Attach2Cloud prend entièrement en charge les fichiers joints en tant que pièces jointes modernes (fichiers déjà stockés dans le Cloud).
En mode interactif:
Lorsque Attach2Cloud affiche le Centre de contrôle des fichiers joints (la fenêtre Attach2Cloud affichée lors de l’envoi de messages contenant des pièces jointes), Attach2Cloud liste toutes les pièces jointes (classiques et modernes) dans cette fenêtre et signale les pièces jointes modernes à l’aide un pictogramme de nuage (ce qui permet de les distinguer des fichiers joints classiques).
Si les administrateurs Attach2Cloud (ou l’utilisateur) ont défini une politique par défaut de “suppression après n jours” des pièces jointes partagées dans le Cloud par Attach2Cloud, Attach2Cloud ne l’applique pas aux pièces jointes modernes si ces dernières sont partagées dans leur emplacement d’origine.
En mode automatique:
Lorsque Attach2Cloud est configuré pour ne pas afficher le Centre de contrôle des fichiers joints lors de l’envoi de courriels, Attach2Cloud partage les pièces jointes modernes dans leur emplacement cloud d’origine avec l’autorisation de partage ” Les destinataires peuvent voir “.
Si les administrateurs Attach2Cloud (ou l’utilisateur) ont défini une politique par défaut de “suppression après n jours” des pièces jointes partagées dans le Cloud par Attach2Cloud, Attach2Cloud ne l’applique pas automatiquement aux pièces jointes modernes si ces dernières sont partagées dans leur emplacement d’origine.
Que peut faire Attach2Cloud avec les pièces jointes modernes dans le Centre de contrôle des fichiers joints?
Les joindre en tant que pièces jointes classiques:
Dans le Centre de contrôle des fichiers joints, vous pouvez demander à Attach2Cloud de remplacer les pièces jointes modernes par des pièces jointes classiques (en décochant la case “Charger dans le Cloud“) ou de les conserver en tant que pièces jointes modernes (en maintenant la case “Charger dans le Cloud” cochée).
Si le volume de la pièce jointe est tel que son attachement à votre email sous la forme d’une pièce jointe classique est impossible (parce que la taille de votre email dépasserait dans ce cas la taille maximum autorisée pour les messages MS Outlook), Attach2Cloud vous en informe.
Les partager dans leur emplacement d’origine ou les copier dans un autre emplacement cloud afin de les partager dans ce nouvel emplacement:
Pour les pièces jointes modernes conservées comme pièces jointes modernes, vous pouvez sélectionner (pour chaque fichier) une destination dans le nuage autre que leur emplacement d’origine.
Par exemple, si la pièce jointe moderne est un fichier OneDrive, vous pouvez demander à Attach2Cloud de la copier vers un autre dossier OneDrive ou vers une destination SharePoint Online ou Teams.
Dans ce cas, Attach2Cloud exécutera une copie du fichier de cloud à cloud. La copie (par exemple de OneDrive vers SharePoint Online) s’effectuera entièrement dans le Cloud. (Attach2Cloud ne téléchargera pas le fichier de OneDrive sur le PC de l’utilisateur pour le charger ensuite sur SharePoint). Cette méthode est particulièrement intéressante pour les fichiers volumineux, car elle est très rapide et permet d’économiser la bande passante réseau.
Les supprimer automatiquement après un certain nombre de jours:
Comme pour les pièces jointes classiques, vous pouvez spécifier un nombre de jours après lequel Attach2Cloud devra supprimer le fichier dans le Cloud.
Pour les pièces jointes modernes partagés dans leur emplacement d’origine, Attach2Cloud définit par défaut le champ “Effacer après n jours” sur “Jamais”, même si Attach2Cloud est configuré pour appliquer une valeur par défaut spécifique (par exemple 60 jours).
Cela permet d’éviter la suppression accidentelle des fichiers cloud partagés dans leurs emplacements d’origine.
Définir leurs permissions de partage:
Attach2Cloud vérifie que vous avez le droit d’appliquer l’autorisation de partage sélectionnée.
Gérez le chargement de vos pièces jointes dans le Cloud lors de l’envoi de vos emails
Attach2Cloud affiche (par défaut) la fenêtre du Centre de contrôle des attachements lorsque vous envoyez des emails contenant des fichiers joints.
Le Centre de contrôle des fichiers joints de Attach2Cloud vous permet de contrôler totalement le chargement de vos pièces jointes vers le Cloud (vers OneDrive, SharePoint Online ou Teams), individuellement pour chaque pièces jointe.
Pour chaque fichier joint au message envoyé, vous pouvez cocher ou décocher la case Charger dans le Cloud.
Pour chacun des fichiers joints cochés pour le chargement dans le Cloud, vous pouvez spécifier, (individuellement pour chaque pièce jointe):
- Une destination dans le Cloud (dans OneDrive, SharePoint Online ou Teams)
- Si Attach2Cloud doit supprimer le fichier chargé dans le Cloud après un certain nombre de jours
- Les permissions de partage du fichier
Les paramètres de Attach2Cloud (gérables par GPO) permettent de définir des valeurs par défaut pour ces options (éventuellement basées sur des règles Attach2Cloud), de limiter les choix de l’utilisateur pour ces options, ou de verrouiller ces options à des valeurs données.
Continuez à travailler dans MS Outlook pendant que Attach2Cloud charge vos pièces jointes dans le Cloud…
Lorsque vous validez la fenêtre du Centre de contrôle des fichiers joints (en cliquant sur OK), votre message est placé dans la boîte d’envoi de MS Outlook (comme tout autre message envoyé) et y reste pendant que Attach2Cloud charge les fichiers joints sélectionnés vers leurs destinations dans le Cloud, les partage avec les destinataires de votre message et les remplace par des pièces jointes modernes.
Pendant ce temps, vous pouvez continuer à travailler dans MS Outlook (et Attach2Cloud peut éventuellement afficher son moniteur de téléchargement).
Vous pouvez même envoyer de nouveaux messages dont les pièces jointes seront prises en charge par Attach2Cloud.
…et envoie votre email
Une fois que Attach2Cloud a terminé le chargement de vos fichiers joints dans le Cloud, il laisse MS Outlook envoyer votre message, qui contient désormais des pièces jointes modernes (liens vers vos fichiers chargés dans le Cloud, partagés avec les destinataires de votre message, conformément aux permissions de partage spécifiées dans le Centre de contrôle des fichiers joints).
La copie du message envoyé stockée dans votre dossier Éléments envoyés contient également ces pièces jointes modernes. Vous et les destinataires de votre email pouvez commencer à travailler ensemble sur ces fichiers dans le Cloud si nécessaire, et sans sortir de MS Outlook (voir Modern Attachment Previewer).
👉 Plus de détails sur le centre de contrôle des pièces jointes…
Attach2Cloud peut également fonctionner en mode entièrement automatique.
Il est également possible de configurer Attach2Cloud pour qu’il n’affiche pas le Centre de contrôle des fichiers joints en utilisant le menu Afficher le centre de contrôle des attachements dans le ruban Attach2Cloud de la fenêtre principale de MS Outlook (cette option est également gérable et verrouillable par GPO). Dans ce cas, Attach2Cloud charge par défaut tous les fichiers joints aux e-mails envoyés dans le Cloud automatiquement:
Il est possible de filtrer les fichiers à charger dans le Cloud en fonction de règles Attach2Cloud (sur la taille des fichiers joints, la taille des messages, les types de fichiers ou les destinataires). L’utilisateur peur configurer ces règles en utilisant le ruban Attach2Cloud. Les administrateurs Attach2Cloud peuvent également gérer ces règles via GPO et éventuellement les verrouiller.
L’utilisateur peut spécifier les destinations cloud par défaut (si nécessaire, en fonction des types des fichiers ou des destinataires des messages), les autorisations de partage par défaut, et l’éventuelle suppression des fichiers chargés dans le Cloud après un certain nombre de jours par défaut, en utilisant le ruban Attach2Cloud. Les administrateurs Attach2Cloud peuvent également gérer ces options via GPO et éventuellement les verrouiller.
Les règles et les paramètres par défaut s’appliquent également en mode interactif (lorsque Attach2Cloud est configuré pour afficher le Centre de contrôle des fichiers joints). Dans ce cas, seuls les fichiers joints ciblés par les règles seront cochés pour être téléchargés dans le Centre de contrôle des fichiers joints.
Depuis sa version 6, Attach2Cloud inclut un Explorateur Cloud pour Microsoft Outlook sous la forme d’un panneau latéral rétractable:
L’Explorateur Cloud de Attach2Cloud offre un support bidirectionnel complet du glisser-déposer entre vos espaces de stockage cloud MS 365 (OneDrive, SharePoint Online et Teams) et Microsoft Outlook.
Les menus contextuels de l’Explorateur Cloud vous permettent d’interagir avec, et de gérer, vos fichiers et dossiers OneDrive, SharePoint Online et Teams, directement depuis Microsoft Outlook! Vous pouvez désormais partager, ouvrir, renommer et supprimer vos fichiers et dossiers cloud MS 365, créer de nouveaux dossiers cloud, gérer vos dossiers cloud favoris, et bien plus encore, directement depuis Microsoft Outlook!
Parce qu’il intègre pleinement le cloud MS 365 dans Microsoft Outlook, l’Explorateur Cloud est une fonctionnalité clé d’Attach2Cloud qui dispose d’un une page dédiée en fournissant une description détaillée:
Par défaut, Attach2Cloud charge tous les fichiers joints MS Outlook dans le cloud.
Quand les utilisateurs envoient des messages contenant des fichiers joints, Attach2Cloud affiche (par défaut) le Centre de contrôle des fichiers joints, une fenêtre dans laquelle les utilisateurs peuvent cocher les fichiers joints qu’ils souhaitent charger dans le Cloud.
Par défaut, Attach2Cloud coche tous les fichiers joints pour chargement dans le Cloud et laisse les utilisateurs libres de décocher les fichiers de leur choix (à condition que leur conservation sous la forme de pièces jointes classiques n’augmente pas la taille du message au-delà de la taille maximum autorisée).
Lorsque Attach2Cloud est configuré pour ne pas afficher la fenêtre du Centre de contrôle des fichiers joints, il charge par défaut tous les fichiers joints vers le Cloud.
Configurez Attach2Cloud pour qu’il charge vos fichiers joints MS Outlook dans le cloud selon vos propres règles.
Les règles de Attach2Cloud permettent d’ajuster la manière dont Attach2Cloud coche les fichiers joints à charger dans le Cloud (en mode interactif, lors de l’affichage du Centre de contrôle des fichiers joints) ou charge directement les fichiers joints (en mode automatique, lorsque Attach2Cloud n’affiche pas le Centre de contrôle des fichiers joints).
En mode interactif, non seulement les règles de chargement cochent les fichiers qu’elles ciblent, mais elles peuvent également interdire aux utilisateurs de les décocher (en fonction de paramètres gérables par GPO).
En mode automatique, il n’y a aucun moyen pour les utilisateurs de ne pas charger les fichiers ciblés par les règles dans le Cloud.
Attach2Cloud propose six types de règles
1. Règle de téléchargement basée sur la taille des fichiers joints:
Cocher pour le téléchargement / Ne télécharger que les fichiers attachés dont la taille est supérieure à un seuil donné.
2. Règle de téléchargement basée sur les types de fichiers joints:
Cocher pour télécharger / Télécharger seulement les types de fichiers joints spécifiés
3. Règle de téléchargement basée sur la taille des messages:
Cocher pour télécharger / Télécharger les fichiers joints qui font grossir la taille du message en cours d’édition au-delà d’un seuil donné.
En option :
En mode interactif : si la règle coche au moins un fichier joint, les cocher tous.
En mode automatique : si la règle impose le chargement dans le Cloud d’au moins un fichier, les charger tous.
4. Règle permettant de définir la destination des fichiers joints (sur OneDrive) en fonction des types de fichiers joints :
Charger des fichiers joints de types donnés vers des destinations OneDrive données. En mode interactif, les utilisateurs peuvent sélectionner d’autres destinations si les administrateurs Attach2Cloud n’ont pas verrouillé la règle (via des paramètres gérables par GPO).
5. Règle permettant de définir la destination des fichiers joints à charger dans le Cloud en fonction des destinataires du message:
Charger des fichiers joints à des emails envoyés à des destinataires ou des domaines donnés vers des destinations cloud données. En mode interactif, les utilisateurs peuvent sélectionner d’autres destinations si les administrateurs Attach2Cloud leur en ont laissé le droit.
6. Règle pour désactiver Attach2Cloud pour des destinataires donnés
Désactiver Attach2Cloud pour les emails envoyés à des destinataires donnés. Si un destinataire donné est présent dans la liste des destinataires d’un email en cours d’envoi, Attach2Cloud ignore les fichiers joints à cet email.
Comment spécifier les règles Attach2Cloud
Les règles Attach2Cloud sont des paramètres de registre gérables par GPO.
Comme pour la plupart des options Attach2Cloud, les administrateurs Attach2Cloud peuvent laisser les utilisateurs libres de modifier et de créer les règles qu’ils souhaitent (les utilisateurs peuvent à cette fin utiliser le menu Règles et le bouton Dossiers cloud favoris du ruban Attach2Cloud de la fenêtre principale de MS Outlook) et/ou spécifier (et éventuellement verrouiller, ou verrouiller partiellement) des règles à l’aide de paramètres de registre pouvant être gérés par GPO.
Lors de la création de règles, les administrateursAttach2Cloud peuvent les définir comme suit :
- Entièrement modifiables (et donc annulables) par les utilisateurs
- Non modifiables par les utilisateurs
- Partiellement modifiables par les utilisateurs
Par exemple, les administrateurs Attach2Cloud peuvent définir une règle spécifiant que les fichiers joints d’une taille supérieure à 10 Mo doivent être chargés dans le Cloud comme une règle partiellement modifiables.
Cela signifie que les utilisateurs peuvent modifier la règle (à l’aide du bouton Règles du ruban Attach2Cloud), mais uniquement en fixant une limite inférieure (par exemple 5 Mo au lieu de 10 Mo). Ils ne peuvent ni augmenter la limite, ni supprimer la règle.
- Pour la règle basée sur les types de fichiers attachés, les administrateurs Attach2Cloud peuvent, par exemple, spécifier que Attach2Cloud doit charger des fichiers MP3, MP4, AVI et MKV dans le Cloud et laisser les utilisateurs ajouter d’autres types de fichiers s’ils le souhaitent, mais ces derniers ne peuvent supprimer aucun des types de fichiers spécifiés par les administrateurs.
- Pour la règle basée sur la taille des emails, les administrateurs Attach2Cloud peuvent définir une règle spécifiant que Attach2Cloud doit charger dans le Cloud les fichiers joints faisant grossir les messages au-delà de 15 Mo et laisser les utilisateurs libres d’abaisser cette limite.
- Pour la règle définissant les destinations de téléchargement en fonction des types de fichiers joints, les administrateurs Attach2Cloud peuvent définir une politique spécifiant les destinations de téléchargement pour des types de fichiers donnés.
Par exemple les fichiers joints Office à charger dans le Cloud doivent aller dans OneDrive Attachements/Office, les fichiers image dans OneDrive Attachements/Images, les fichiers PDF dans OneDrive Attachements/PDF, etc.
les administrateurs Attach2Cloud peuvent également laisser les utilisateurs ajouter de nouvelles politiques ou spécifier d’autres destinations pour leurs fichiers, tout en interdiant aux utilisateur de supprimer les destinations cloud configurées par les administrateurs de la liste de leurs destinations cloud favorites. - Pour la règle définissant les destinations de téléchargement en fonction des destinataires des emails, les administrateurs Attach2Cloud peuvent spécifier des couples <destination cloud, destinataire> tout en laissant les utilisateurs libres d’ajouter d’autres couples, mais en leur interdisant de supprimer ceux configurées par les administrateurs.
- La règle de désactivation de Attach2Cloud pour des destinataires donnés ne peut être spécifiée que par les administrateurs Attach2Cloud via des paramètres de registre gérables par GPO. Il n’existe pas d’interface utilisateur Attach2Cloud permettant aux utilisateurs de gérer cette règle qui reste sous la seule responsabilité des administrateurs Attach2Cloud.
Définition des règles à l’aide du bouton Règles dans le Ruban Attach2Cloud de la fenêtre principale de MS Outlook
Le bouton Règles et son menu:
Définir une règle basée sur la taille des fichiers joints:
Définir une règle basée sur les types des fichiers joints:
Définir une règle basée sur la taille des emails:
Définition des règles à l’aide du bouton Dossiers cloud favoris dans le Ruban Attach2Cloud de la fenêtre principale de MS Outlook
Le bouton Dossiers cloud favoris:
Utilisation du gestionnaire de dossiers cloud favoris
pour spécifier la destination cloud de fichiers joints en fonction des types de fichiers:
Utilisation du gestionnaire de dossiers cloud favoris
pour spécifier la destination cloud de fichiers joints en fonction des destinataires:
Inviter d’autres personnes à télécharger des fichiers dans votre espace de stockage OneDrive
Lors de la rédaction de vos emails, cliquez sur le bouton “Inviter à charger des fichiers” du ruban Message pour afficher la fenêtre de composition des invitations Attach2Cloud vous permettant de créer une invitation à charger des fichiers dans votre espace de stockage OneDrive. Attach2Cloud insérera l’invitation résultante dans votre email (à la position du curseur) lorsque vous validerez ce panneau.
Les invitations Attach2Cloud sont très pratiques, en particulier lorsque vous devez collecter des fichiers volumineux (trop volumineux pour être envoyés par email) auprès d’autres personnes, même si elles n’appartiennent pas à votre organisation et ne disposent pas de OneDrive.
La fenêtre de composition des invitations
La fenêtre de composition des invitations prend en charge un mode expert et un mode simplifié (entièrement configurables).
Les administrateurs Attach2Coud peuvent configurer le mode simplifié pour n’inclure qu’un sous-ensemble des options du mode expert et définir les valeurs par défaut de leur choix pour toutes les options (visibles ou cachées).
Ils peuvent autoriser les utilisateurs à basculer entre les modes Expert et Simplifié, et même à configurer leur propre mode simplifié.
La fenêtre de composition des invitations Attach2Cloud en mode Expert:
La fenêtre de composition des invitations Attach2Cloud dans le plus simple des modes Simplifiés:
Comme vous pouvez le constater, la plupart des options affichées en mode Expert peuvent être masquées en mode Simplifié, ce qui rend la création d’une invitation encore plus rapide.
Pour les options masquées en mode simplifié, les valeurs par défaut définies par les administrateurs Attach2Cloud s’appliquent.
Exemple d’invitation insérée dans un email après avoir complété et validé la fenêtre de composition des invitations ci-dessus:
Envoi de l’invitation
Lors de l’envoi d’un email contenant une invitation, Attach2Cloud crée automatiquement le dossier d’invitation dans votre espace de stockage OneDrive et le partage avec les destinataires de votre message conformément à l’autorisation de partage que vous avez spécifiée dans le panneau de composition de l’invitation (ou à l’autorisation de partage définie par défaut si cette option est masquée en mode simplifié).
(Si vous annulez et n’envoyez pas votre courrier électronique, Attach2Cloud ne créera pas de dossier d’invitation dans votre espace de stockage OneDrive).
Attach2Cloud affiche cette notification lorsqu’un email contenant une invitation est envoyé:
Du côté des destinataires de l’invitation
La seule chose que les destinataires du courriel d’invitation doivent faire est de suivre les directives fournies dans l’invitation: cliquer sur le lien de l’invitation.
En cliquant sur le lien de l’invitation, leur navigateur web s’ouvre sur une page contenant un seul bouton leur permettant de sélectionner les fichiers à charger dans le dossier d’invitation créé par Attach2Cloud:
Retournons chez l’expéditeur de l’invitation
L’expéditeur de l’invitation reçoit des notifications lorsque les destinataires de son invitation téléchargent des fichiers dans le dossier d’invitation.
En cliquant sur le bouton “Plus de détails” contenu dans la notification:
Attach2Cloud affiche la liste des nouveaux fichiers que les destinataires de l’invitation ont téléchargés dans le dossier d’invitation depuis la dernière fois que l’utilisateur a consulté cette liste:
Gérez vos dossiers d’invitation avec le gestionnaire des dossiers d’invitation Attach2Cloud
Le gestionnaire de dossiers d’invitations Attach2Cloud vous permet de gérer vos dossiers d’invitations.
Vous pouvez le lancer en affichant le ruban Attach2Cloud dans la fenêtre principale de Outlook et en cliquant sur le menu Outils / Gestionnaire des dossiers d’invitation:
La fenêtre Gestionnaire du dossier d’invitation s’affiche :
Le gestionnaire des dossiers d’invitation Attach2Cloud vous permet d’afficher (localement ou dans le navigateur) les fichiers téléchargés par les destinataires de vos invitations, d’ouvrir les dossiers d’invitation (localement ou dans le navigateur), d’activer ou de désactiver les notifications relatives à des dossiers d’invitation donnés, d’arrêter le partage de dossiers d’invitation donnés, de modifier leur date d’expiration et de les supprimer.
Le fait de cliquer sur l’adresse électronique d’une personne ayant téléchargé un fichier crée et ouvre un nouvel email qui lui est adressé.
Le ruban Attach2Cloud est entièrement configurable
Les administrateurs Attach2Cloud peuvent utiliser des paramètres gérables par GPO pour masquer les contrôles du ruban, définir des valeurs par défaut pour chaque contrôle et même verrouiller ou limiter des plages de valeurs de certaines options.
Le groupe de boutons Attach2Cloud dans le ruban Message des fenêtres de messages en mode édition:
La configuration par défaut du groupe de boutons Attach2Cloud:
La configuration du groupe de boutons Attach2Cloud avec le bouton optionnel Prioriser Attach2Cloud désactivé:
La configuration du groupe de boutons Attach2Cloud avec le bouton optionnel Prioriser Attach2Cloud activé:
Le groupe de boutons du ruban Attach2Cloud est entièrement configurable.
Les administrateurs Attach2Cloud peuvent utiliser des paramètres de registre gérables par GPO pour masquer ou afficher les boutons du ruban Attach2Cloud disponibles dans les fenêtres de messages de MS Outlook (et pour prédéfinir l’état (activé ou désactivé) du bouton optionnel Prioriser Attach2Cloud).
Plus de détails sur les boutons Attach2Cloud disponibles en mode édition:
Le bouton Inviter à charger des fichiers
Ce bouton est disponible lors de la rédaction de vos emails.
Cliquez sur ce bouton pour afficher une fenêtre vous permettant de composer une invitation à télécharger des fichiers sur OneDrive et d’insérer cette invitation dans votre email en cours de rédaction, à la position du curseur.
Le bouton Joindre des dossiers
Ce bouton est disponible lors de rédaction de vos emails.
Cliquez sur ce bouton pour afficher un dialogue de sélection de dossiers vous permettant de sélectionner les dossiers à joindre à votre message en cours de rédaction. (Attach2Cloud compressera les dossiers sélectionnés dans un seul fichier Zip et attachera ce fichier Zip à votre email lorsque vous validerez votre sélection). Le dialogue de sélection des dossiers comprend une case à cocher “Mot de passe“, vous permettant de protéger par mot de passe et de chiffrer le fichier Zip résultant.
Le bouton Afficher / Développer / Réduire le volet de l’Explorateur Cloud
Ce bouton est disponible lors de la rédaction et de la lecture de vos emails.
Il vous permet de gérer la visibilité du volet latéral de l’Explorateur Cloud Attach2Cloud.
Attach2Cloud met à jour le texte du bouton de manière dynamique en fonction de l’état du volet latéral de l’Explorateur Cloud.
Le bouton à bascule Prioriser Attach2Cloud
Ce bouton à deux états est disponible lors de la rédaction de vos emails.
Contrairement aux autres boutons décrits dans cette page, Attach2Cloud ne l’affiche pas par défaut. (Pour l’afficher, les administrateurs Attach2Cloud doivent définir un paramètre de registre gérable par GPO).
Le basculement de ce bouton sur son état actif force Attach2Cloud à charger dans le Cloud les fichiers joints au message après le basculement du bouton.
Dans le cas où d’autres modules complémentaires de MS Outlook traitent les fichiers joints lors de l’envoi de vos emails, le fait de basculer ce bouton sur son état actif avant de joindre des fichiers à un message peut donner la priorité à Attach2Cloud et, par conséquent, au chargement des pièces jointes de votre message dans le Cloud.
Le basculement de ce bouton sur son état inactif laisse Attach2Cloud décider quels fichiers joints à votre email après le basculement du bouton doivent être chargés dans le Cloud (éventuellement sur la base de règles de téléchargement).
Le groupe de boutons Attach2Cloud dans le ruban Message des fenêtres de messages en mode lecture:
Le groupe de boutons du ruban Attach2Cloud est entièrement configurable.
Les administrateurs Attach2Cloud peuvent utiliser des paramètres de registre gérables par GPO pour masquer ou afficher les boutons du ruban Attach2Cloud disponibles dans les fenêtres de messages de MS Outlook.
Plus de détails sur les boutons Attach2Cloud disponibles en mode lecture:
Le bouton Charger les fichiers joints sur le Cloud
Ce bouton est disponible lors de la lecture de vos emails reçus ou envoyés contenant des fichiers joints classiques.
Cliquer sur ce bouton affiche le Centre de contrôle des fichiers joints, vous permettant de sélectionner les fichiers joints à télécharger dans le Cloud, leurs destinations dans le Cloud, ainsi que, éventuellement, leurs autorisations de partage et leurs durées de conservation dans le Cloud. Lorsque vous validez le Centre de contrôle des fichiers joints, Attach2Cloud télécharge les fichiers joints sélectionnés vers le Cloud et les remplace par des pièces jointes modernes (liens vers des fichiers cloud).
Le bouton Afficher / Développer / Réduire le volet de l’Explorateur Cloud
Ce bouton est disponible lors de la rédaction et de la lecture de vos emails.
Il vous permet de gérer la visibilité du volet latéral de l’Explorateur Cloud Attach2Cloud.
Attach2Cloud met à jour le texte du bouton de manière dynamique en fonction de l’état du volet latéral de l’Explorateur Cloud.
Attach2Cloud propose deux options pour la sécurisation de vos fichiers joints:
La protection par mot de passe et le chiffrement des fichiers joints.
et
La protection par mot de passe des liens de partage des fichiers joints chargés dans le Cloud par Attach2Cloud.
Protection par mot de passe + chiffrement des pièces jointes MS Outlook
Dans le Centre de contrôle des fichiers joints (la fenêtre que Attach2Cloud affiche quand vous envoyez des emails contenant des pièces jointes), vous pouvez afficher le panneau Sécuriser vos fichiers.
(Si vous ne le voyez pas, cliquez sur le bouton Options (roue dentée), comme dans la vidéo ci-dessous).
Si vous cochez cette case, Attach2Cloud vous demandera un mot de passe (lors de la validation du Centre de contrôle des fichiers joints) et utilisera ce mot de passe pour protéger et chiffrer vos fichiers joints (dans des conteneurs Zip).
La protection par mot de passe et le chiffrement des fichiers joints s’appliquent aux fichiers joints à charger dans le Cloud comme aux fichiers joints à conserver en tant que pièces jointes classiques.
Par défaut, Attach2Cloud chiffre les fichiers au format Zip standard. Cela signifie que les destinataires de vos fichiers Zip protégés par mot de passe et chiffrés n’ont pas besoin de Attach2Cloud pour les déchiffrer. Par exemple, l’Explorateur Windows affiche une boîte de dialogue de mot de passe lorsque de l’ouverture (double-clic) sur de tels fichiers et est en mesure de les déchiffrer (à condition que l’utilisateur saisisse le bon mot de passe).
Attach2Cloud peut également prendre en charge (sur la base de paramètres de registre gérables par GPO) le format de chiffrement Zip AES 256. Le format Zip AES 256 n’est pas un standard aussi répandu que le format Zip standard. Par exemple, bien que les principaux logiciels de compression le supportent, l’Explorateur Windows ne le prend pas en charge.
Attach2Cloud peut décrypter les fichiers attachés au format Zip AES 256 lors de leur enregistrement sur le disque ou lors de leur ouverture et inclut des extensions Windows Explorer permettant de décrypter les fichiers Zip AES 256 dans l’Explorateur Windows. Nous pouvons également fournir un utilitaire Windows capable de déchiffrer les fichiers Zip AES 256 produits par Attach2Cloud.
Les administrateurs Attach2Cloud peuvent appliquer des règles sur les mots de passe (nombre minimum de lettres, chiffres et caractères spéciaux, longueur minimum du mot de passe) par le biais de paramètres de registre gérables par GPO. Ils peuvent également autoriser les utilisateurs à modifier ces règles via le menu Options / Mot de passe et chiffrement des fichiers joints du ruban Attach2Cloud (dans la fenêtre principale de MS Outlook).
Attach2Cloud procède au chiffrement des fichiers joints en arrière-plan (comme pour le téléchargement de vos fichiers joints vers le Cloud).
Vous pouvez continuer à utiliser Outlook pendant ce temps.
Le moniteur de téléchargement de Attach2Cloud, permet également de suivre la progression du chiffrement des fichiers joints.
Attach2Cloud réduit la taille des fichiers sécurisés grâce à la compression Zip.
Si vous souhaitez réduire la taille de vos fichiers joints MS Outlook, consultez la section Green IT de cette page sur l’optimisation et la compression des fichiers joints.
Attach2Cloud peut optimiser nativement les fichiers MS Office (DOCX, PPTX, XLSX…) et les fichiers image (JPG, PNG…), c’est à dire en réduire significativement la taille (en moyenne de 40% à 60%) sans les zipper. Les fichiers optimisés conservent ainsi leur format d’origine et peuvent être consommés directement par les applications qui leur sont associées.
Attach2Cloud prend également en charge la compression Zip pour les fichiers autres que les fichiers MS Office et les fichiers image qui ne peuvent pas être optimisés en mode natif.
• À noter:
La fonctionnalité de chiffrement par mot de passe nécessite le module d’extension optionnel Z-OptimiZr (qui fournit également à Attach2Cloud l’optimisation native des fichiers joints pour les fichiers MS Office et les fichiers image, ainsi que les fonctionnalités de compression Zip).
Vous devez ajouter ce module optionnel Z-OptimiZr à votre abonnement Attach2Cloud Enterprise (c’est une extension payante) pour que le panneau Sécuriser vos fichiers soit disponible dans le Centre de contrôle des fichiers joints.
La protection par mot de passe du lien de partage des fichers joints chargés dans le Cloud par Attach2Cloud.
Un autre moyen de sécuriser l’accès à vos fichiers joints MS Outlook chargés dans le Cloud consiste à protéger leurs liens de partage par un mot de passe. Vous pouvez activer cette protection dans le Centre de contrôle des fichiers joints (la fenêtre que Attach2Cloud affiche lorsque vous envoyez des courriels avec des pièces jointes) en sélectionnant une permission de partage prenant en charge l’option + Mot de passe.
Si vous sélectionnez une permission de partage avec l’option + Mot de passe, pour un ou plusieurs des fichiers joints listés, Attach2Cloud vous demandera un mot de passe lorsque vous validerez la fenêtre du Centre de contrôle des fichiers joints et protégera le lien vers le ou les fichiers téléchargés avec ce mot de passe.
Le lien de protection par mot de passe est fourni par SharePoint Online et ne peut s’appliquer qu’à ces autorisations de partage:
- Tout le monde peut consulter
- Tout le monde peut modifier
- Tout le monde peut réviser
(Cette permission ne peut être accordée qu’aux fichiers Docx)
C’est la raison pour laquelle vous ne voyez l’option + Mot de passe que pour ces permissions dans la liste déroulante des permissions du Centre de contrôle des fichiers joints.
Pour information, vous pouvez personnaliser la liste déroulante des permissions en utilisant le menu Gérer les permissions de partage… situé en bas de la liste des permissions.
Attach2Cloud peut contribuer de manière significative à votre stratégie Green IT
En faisant passer automatiquement vos utilisateurs de MS Outlook de l’envoi de fichiers joints au partage de fichiers dans le Cloud:
Attach2Cloud, en chargeant les fichiers joints MS Outlook dans le Cloud, génère des économies très importantes en matière d’espace de stockage MS Exchange :
- Les fichiers joints envoyés à plusieurs destinataires sont stockés une seule fois dans le Cloud, contre autant de fois que de destinataires + une fois pour l’expéditeur pour les fichiers joints classiques.
- L’expéditeur et les destinataires des fichiers travaillent sur une seule copie dans le Cloud des fichiers joints originaux (dont le versioning est incrémental) au lieu de s’envoyer et de se renvoyer par email des copies modifiées des fichiers joints originaux.
Sur des millions ou des milliards de fichiers joints, cela fait déjà une différence très significative en termes d’espace de stockage MS Exchange consommé. Ces économies massives d’espace de stockage se traduisent par une réduction proportionnelle de la consommation d’énergie électrique et de l’empreinte carbone.
Mais Attach2Cloud peut faire plus: réduire la taille des pièces jointes de MS Outlook de 40 à 60 % en moyenne:
Grâce au module d’extension Z-OptimiZr, Attach2Cloud peut réduire la taille des pièces jointes MS Outlook de 40 à 60 % en moyenne.
Le module d’extension Z-OptimiZr permet d’optimiser nativement les fichiers MS Office et les fichiers images. Z-OptimiZr réduit la taille de ces fichiers sans les zipper.
Les fichiers optimisés restent dans leur format d’origine (docx, pptx, xlsx, jpg, png…) après optimisation et peuvent être consommés par leurs applications associées.
Les destinataires des fichiers optimisés n’ont pas besoin de Attach2Cloud pour les consommer et, comme l’optimisation Z-OptimiZr préserve intégralement leur qualité de rendu, ils ne se rendent même pas compte que les fichiers ont été optimisés.
Et pour les fichiers qui ne peuvent pas être optimisés nativement (autres que les fichiers MS Office et les fichiers images), Z-OptimiZr peut les compresser au format Zip.
Optimisation et compression des fichiers joints Microsoft Outlook
Dans le Centre de contrôle des fichiers joints de Attach2Cloud (la fenêtre que Attach2Cloud affiche lorsque vous envoyez des courriels contenant des fichiers attachés), vous pouvez afficher le panneau Z-OptimiZr.
Si vous ne le voyez pas, cliquez sur le bouton Options (roue dentée), comme dans la vidéo ci-dessous.
Pour activer l’optimisation native ou la compression des pièces jointes, il suffit de cocher les cases correspondantes dans ce panneau (elles peuvent être cochées par défaut en fonction des paramètres de Attach2Cloud).
L’optimisation et la compression fonctionnent également avec les fichiers joints que vous ne téléchargez pas vers le Cloud (ceux pour lesquels la case Télécharger vers le Cloud n’est pas cochée).
Attach2Cloud affiche les cases à cocher d’optimisation et de compression du panneau Z-OptimiZr en fonction des fichiers joints à votre courrier électronique. Par exemple, si la liste de vos fichiers joints ne comporte aucun fichier MS Office, la case à cocher Optimiser les fichiers MS Office ne s’affiche pas, etc.
Attach2Cloud optimisera et/ou compressera vos fichiers une fois que vous aurez validé la fenêtre du Centre de contrôle des fichiers joints, en tâche de fond, comme pour le téléchargement de vos fichiers joint vers le Cloud. Vous pourrez continuer à travailler dans MS Outlook pendant ce temps.
Les administrateurs Attach2Cloud peuvent configurer l’état par défaut du panneau Z-OptimiZr (visible / masqué) ainsi que l’état par défaut des cases à cocher d’optimisation et de compression de ce panneau (coché / décoché) à l’aide de paramètres de registre gérables par GPO.
Ils peuvent également masquer de façon permanente chacune des cases à cocher d’optimisation et de compression, par exemple en ne laissant disponibles que les cases à cocher d’optimisation native, mais pas celle de compression Zip.
Attach2Cloud procède à l’optimisation et à la compression de vos pièces jointes en arrière-plan (comme pour le téléchargement de nos pièces jointes vers le Cloud), tandis que votre courrier électronique reste en attente dans la boîte d’envoi de MS Outlook.
Vous pouvez continuer à utiliser Outlook pendant ce temps.
Comme vous pouvez le voir dans la vidéo ci-dessous, le moniteur de téléchargement de Attach2Cloud vous permet également de suivre la progression de l’optimisation et de la compression de vos fichiers joints et vous informe des réductions de volume obtenues (individuellement pour chacun des fichiers joints ainsi que au total, pour l’ensemble des fichiers joints).
Attach2Cloud a ajouté automatiquement le commentaire relatif aux dates d’expiration des fichiers joints en haut du corps du message. Cette option (décrite dans la section Configurable comment de cette page) peut être gérée à partir du ruban Attach2Cloud dans la fenêtre principale de MS Outlook: case à cocher Insérer un commentaire et menu Options / Commentaire inséré dans les courriels.
La couche logicielle d’optimisation native de Attach2Cloud mise en œuvre dans le module d’extension Z-OptimiZr de Attach2Cloud est issue de nos lignes de produits Z-OptimiZr et ZipMail. Pour plus d’informations sur l’optimisation native des fichiers MS Office et des fichiers images, vous pouvez consulter ces pages sur notre site web smallerfaster.com :
• A noter :
Les fonctionnalités d’optimisation et de compression de Attach2Cloud requièrent le module d’extension optionnel Z-OptimiZr (qui fournit également à Attach2Cloud la fonctionnalité de chiffrement optionnel par mot de passe des fichiers attachés).
Vous devez ajouter ce module optionnel Z-OptimiZr à votre abonnement Attach2Cloud Enterprise (c’est une extension payante) pour que le panneau Z-OptimiZr soit disponible dans le Centre de contrôle des fichiers attachés.
Attach2Cloud prend bien sûr en charge l’authentification Azure Active Directory (AD SSO) et l’authentification multi-facteurs (MFA).
Par défaut, Attach2Cloud utilise les informations d’authentification de MS Outlook. Il n’y a donc rien de particulier à faire pour rendre Attach2Cloud compatible avec AD SSO et MFA.
Les administrateurs Attach2Cloud peuvent également déclarer Attach2Cloud dans Azure comme une application Azure.
Nous fournissons à cette fin un script PowerShell qui permet d’effectuer cette déclaration automatiquement.
Ce script récupère les identifiants et autres paramètres de l’application nouvellement déclarée, les chiffre et génère un fichier .Reg contenant les paramètres nécessaires à Attach2Cloud pour s’identifier de façon indépendante de MS Outlook.
Les paramètres nécessaire à Attach2Cloud pour s’identifier en tant qu’application Azure sont ainsi prêts à être importé dans la base de registre pour test.
Les administrateurs Attach2Cloud peuvent ensuite propager ces paramètres chez leurs utilisateurs Attach2Cloud via GPO (en utilisant le fichier ADMX de Attach2Cloud), ou nous demander de les mettre à jour en ligne depuis le serveur de mises à jour de Attach2Cloud.
Nous pouvons également insérer ces paramètres dans votre package d’installation Attach2Cloud personnalisé. (L’abonnement Attach2Cloud Enterprise inclut le service de personnalisation du package d’installation d’Attach2Cloud sans coût supplémentaire).
Le ruban Attach2Cloud de la fenêtre principale de MS Outlook propose un menu Options / Méthodes d’identification affichant ce panneau:
Cette fenêtre permet de sélectionner la méthode d’identification que Attach2Cloud doit utiliser parmi celles disponibles. Si les paramètres de l’application Azure AD Attach2Cloud (mentionnés ci-dessus) ne sont pas présents dans le registre, la deuxième option est indisponible (grisée), comme dans la capture d’écran ci-contre.
Cette fenêtre est principalement utile à des fins de test ou pour aider à résoudre des problèmes d’identification. Elle permet également d’effacer les informations d’identification mises en cache par Attach2Cloud. Dans de rares cas, l’effacement des informations d’identification mises en cache par Attach2Cloud peut également aider à résoudre les problèmes d’identification.
Comme pour la plupart des options de Attach2Cloud, les administrateurs Attach2Cloud peuvent masquer le menu Options / Méthodes d’identification du ruban Attach2Cloud ou verrouiller les options d’identification sélectionnées afin que les utilisateurs ne puissent pas les modifier, tout en leur laissant la possibilité d’effacer les informations d’identification mises en cache.
Attach2Cloud peut insérer un commentaire configurable en haut du corps des messages pour lesquels il a téléchargé des fichiers attachés dans le Cloud.
Comme le montre la capture d’écran ci-dessous, ce commentaire est composé de 3 sections :
Section 1: Information sur le fait que certains ou tous les fichiers joints au message sont des pièces jointes modernes (pièces jointes dans le Cloud).
Section 2: Dans le cas où l’expéditeur du courrier électronique a spécifié une date de péremption pour certains fichiers joints chargés dans le Cloud (date après laquelle Attach2Cloud doit supprimer ces fichiers), une information indiquant la date de péremption de chaque fichier.
Section 3: Une zone destinée à fournir un logo et/ou un lien (par défaut, le logo de Attach2Cloud et le lien vers le site attach2cloud.com).
Le ruban Attach2Cloud (dans la fenêtre principale de Microsoft Outlook) comporte une case à cocher Insérer un commentaire qui permet d’activer et de désactiver l’insertion automatique de ce commentaire:
Comme pour les autres contrôles du ruban Attach2Cloud, les administrateurs Attach2Cloud peuvent configurer Attach2Cloud pour afficher ou masquer cette case à cocher, et / ou définir sa valeur par défaut à l’aide de paramètres de registre gérables par GPO.
En plus de la case à cocher ci-dessus, le ruban Attach2Cloud comporte également un menu Options / Commentaire inséré dans les courriels, qui permet aux utilisateurs de composer ce commentaire:
Comme pour les autres contrôles du ruban Attach2Cloud, les administrateurs Attach2Cloud peuvent configurer Attach2Cloud pour afficher ou masquer ce menu, et / ou définir sa valeur par défaut à l’aide de paramètres de registre gérables par GPO.
- Sélectionnez les sections du commentaire que Attach2Cloud doit insérer. Chaque fois que l’utilisateur coche ou décoche la case d’une section, l’aperçu en temps réel du commentaire est mis à jour.
- Insérer le commentaire uniquement dans le cas où certains des fichiers joints que Attach2Cloud a téléchargés vers le Cloud ont des dates de péremption.
- Désactiver ou activer l’insertion du commentaire. (La case à cocher Insérer un commentaire du ruban Attach2Cloud sera mise à jour en conséquence).
Les clients Attach2Cloud Enterprise peuvent nous fournir un logo, un texte et un lien à afficher dans la section logo (section 3) du commentaire.
Nous leur fournirons en retour un fichier chiffré contenant la section 3 personnalisée correspondante.
Nous pouvons inclure ce fichier dans leur package d’installation Attach2Cloud personnalisé et le distribuer à leurs utilisateurs Attach2Cloud déjà installés par le biais d’une mise à jour en ligne.
Attach2Cloud prend en charge toutes les permissions de partage de fichiers de OneDrive et SharePoint Online:
Tout le monde peut consulter
Tout le monde peut consulter + Mot de passe
Tout le monde peut consulter + Bloquer les téléchargements
Tout le monde peut consulter + Bloquer les téléchargements + Mot de passe
Tout le monde peut modifier
Tout le monde peut modifier + Mot de passe
Tout le monde peut réviser
Tout le monde peut réviser + Mot de passe
L’organisation peut consulter
L’organisation peut consulter + Bloquer les téléchargements
L’organisation peut modifier
L’organisation peut réviser
Les destinataires peuvent consulter
Les destinataires peuvent consulter + Bloquer les téléchargements
Les destinataires peuvent modifier
Les destinataires peuvent réviser
Si les administrateurs SharePoint Online ont rendu certaines permissions de partage indisponibles pour les utilisateurs MS 365 dans le centre d’administration de SharePoint Online, ces permissions seront bien sûr également indisponibles dans Attach2Cloud.
De plus, les administrateurs Attach2Cloud peuvent supprimer n’importe quelle permission de partage de la liste des autorisations de partage de Attach2Cloud à l’aide de paramètres de registre gérables par GPO.
Les utilisateurs d’Attach2Cloud peuvent sélectionner la permission de partage de fichiers par défaut de leur choix dans le menu déroulant des permissions de partage de fichiers du ruban Attach2Cloud de la fenêtre principale de MS Outlook (voir capture d’écran ci-dessous). (Les administrateurs Attach2Cloud peuvent également masquer ce contrôle et/ou verrouiller la permission de partage par défaut à l’aide de paramètres gérables par GPO).
Attach2Cloud propose deux vues différentes des permissions de partage de fichiers disponibles : un mode Expert et un mode Simplifié. Les utilisateurs peuvent basculer entre ces deux modes en fonction de leurs besoins. En règle générale, le mode Simplifié, qui ne répertorie que les permissions de partage de base, est utilisé par défaut, tandis que le mode Expert, qui répertorie toutes les permissions de partage disponibles, peut être utilisé à la demande pour des besoins particuliers.
Les utilisateurs peuvent configurer leurs propres modes Expert et Simplifié à condition que les administrateurs Attach2Cloud leur en ait laissé le droit. Les administrateurs Attach2Cloud peuvent configurer les modes Expert et Simplifié contenant uniquement les permissions de leur choix (et laisser aux utilisateurs Attach2Cloud le droit de les modifier ou non), ou ne conserver qu’un seul mode listant les permissions de partage de leur choix. (Tout ceci en utilisant des paramètres de registre gérables par GPO et éventuellement le fichier ADMX de Attach2Cloud).
Voici la liste des permissions disponibles par défaut en mode simplifié. Notez au passage, en bas de la liste, les menus Gérer les permissions de partage… et Passer en mode Expert:
Et voici la liste des permissions disponibles par défaut en mode Expert.
Notez au passage, en bas de la liste, les menus Gérer les permissions de partage… et Simplifier:
Attach2Cloud affiche la même liste déroulante de permissions (incluant le support des modes Expert et Simplifié et les menus Gérer les permissions de partage… et Passer en mode Expert / Simplifier) dans le Centre de contrôle des fichiers joints (la fenêtre que Attach2Cloud affiche lors de l’envoi de messages contenant des fichiers joints).
Quelque chose ne fonctionne pas comme prévu?
Envoyez simplement un rapport d’incident en utilisant le menu Outils / Signaler un problème du ruban Attach2Cloud de la fenêtre principale de MS Outlook.
- Générer un rapport HTML contenant toutes les données relatives à Attach2Cloud et au contexte système de l’utilisateur (add-ins MS Outlook actifs et inactifs, paramètres de fonctionnement de Attach2Cloud dans de la base de registre, paramètres de la base de registre relatifs aux autres compléments MS Outlook, liste des composants de Attach2Cloud avec leurs versions, versions de Windows et de MS Outlook, variables d’environnement Windows…).
- Collecter les fichiers log et les fichiers de paramètres internes de Attach2Cloud.
- Compresser le rapport HTML et les fichiers collectés dans des fichiers Zip et joindre ces fichiers à un nouvel email créé automatiquement, adressé à l’équipe de support de Attach2Cloud, et ouvert en mode édition, de façon à ce que vous puissiez remplir le court formulaire qu’il contient (et, si nécessaire, vérifier les éléments attachés).
Les rapports d’incident Attach2Cloud représentent un réel gain de temps, tant pour vous que pour l’équipe de support de Attach2Cloud.
Plus de temps perdu à collecter les informations que nous pourrions vous demander sur le contexte des utilisateurs Attach2Cloud. Vous pouvez envoyer toutes les données nécessaires à l’analyse d’un problème ou d’une question directement à l’équipe de support technique de Attach2Cloud, en un seul clic!
Les administrateurs Attach2Cloud peuvent ajouter un ou plusieurs destinataires aux messages contenant ces rapports d’incident (par exemple leur propre service de support interne Attach2Cloud) en utilisant un paramètre de registre gérable par GPO (et chiffré préalablement par nos soins).
Le message contenant le rapport d’incident généré par le menu Outils / Signaler un problème:
Le rapport d’incident au format HTML joint à au message ci-dessus sous le nom A2CReport-html.zip:
La proposition de valeur de Attach2Cloud couvre également les administrateurs Attach2Cloud:
Abonnements Attach2Cloud tout compris
Attach2Cloud est proposé sous forme d’abonnements tout compris incluant le logiciel, les services, les mises à jour et un accès illimité au support Attach2Cloud pour les administrateurs Attach2Cloud (par téléphone et par email).
Aucune administration des utilisateurs Attach2Cloud n’est nécessaire, tout est automatique:
- Les utilisateurs Attach2Cloud sont créés automatiquement et à la volée lors de la première exécution de Outlook après installation (pas de dialogue utilisateur).
- L’activation du logiciel est automatique (pas de dialogue utilisateur, pas de clés de licence à gérer).
- Votre compteur d’utilisateurs Attach2Cloud est géré automatiquement. Les utilisateurs inactifs sont automatiquement supprimés de votre compteur d’utilisateurs.
Aucun repackaging de votre package d’installation Attach2Cloud n’est nécessaire:
Vous souhaitez configurer Attach2Cloud en fonction de vos politiques et préférences internes?
Il vous suffit de nous demander d’intégrer les paramètres de registre correspondants dans votre package d’installation Attach2Cloud personnalisé. Vos paramètres Attach2Cloud sont stockés dans nos bases de données et persistent pour vos prochaines livraisons de packages d’installation (mises à jour et nouvelles versions).
Mises à jour en ligne du logiciel et des paramètres
Que ce soit pour déployer des mises à jour et nouvelles versions de Attach2Cloud, ou pour mettre à jour un ou plusieurs paramètres Attach2Cloud, vous pouvez nous demander une mise à jour en ligne de votre base d’utilisateurs Attach2Cloud installée.
Sauf indications contraires, les mises à jour en ligne de Attach2Cloud ne sont effectuées qu’avec l’accord du client (et, si nécessaire, après un test préliminaire de mise à jour appliqué avec succès à un groupe d’utilisateurs test).
Statistiques d’utilisation consolidées
Vous souhaitez savoir combien de fichiers Attach2Cloud a chargés dans le Cloud, pour combien de Go ou de To? Combien de fichiers sont restés sous la forme de pièces jointes classiques dans les emails envoyés par vos utilisateurs, pour combien de Go ou de To, et consulter les autres indicateurs d’utilisation d’Attach2Cloud?
Demandez-nous un rapport d’utilisation cumulée de Attach2Cloud.
Fichier ADMX compatible Intune
Vous souhaitez gérer les paramètres de Attach2Cloud à l’aide de GPO ?
Demandez-nous le fichier ADMX de Attach2Cloud compatible avec Intune, comprenant un bref résumé pour chaque paramètre.
Documentation technique en ligne
Vous souhaitez en savoir plus sur les paramètres et les internes de Attach2Cloud?
Consultez la référence technique de Attach2Cloud en ligne.