Attach2Cloud
CAS D’USAGE n°2
Comment envoyer des fichiers de plusieurs Go dans Outlook?
Grâce à Attach2Cloud, vous pouvez désormais joindre des fichiers jusqu’à 15 Go par fichier à vos courriels Outlook et les envoyer à tous vos destinataires en étant sûr qu’ils les recevront.

ATTACH2CLOUD  |  CAS D’USAGE n°2

Augmenter la limite de taille maximum des pièces jointes Outlook jusqu’à 15 Go(*) par fichier

Aucune interaction utilisateur requise.
(Taille maximum des emails: plus aucune limite!)

(*) Cette limite de 15 Go est la taille maximum d’un fichier OneDrive. Elle sera portée à 100 Go courant 2020).

Plus de limite à la taille maximum de vos emails Outlook!

Depuis de nombreuses années, les utilisateurs de MS Outlook sont confrontés, lorsqu’ils joignent des fichiers volumineux à leurs courriels, à la limite maximum autorisée par Outlook et Exchange pour les pièces jointes et pour les messages.

Cette époque est maintenant révolue !

Désormais, grâce à Attach2Cloud, vous pouvez joindre des fichiers jusqu’à 15 Go par fichier, sans limite de taille au niveau du courriel) à vos courriels Outlook et les envoyer aux destinataires de votre choix.

Que vos destinataires utilisent Outlook ou d’autres programmes de messagerie ou des navigateurs Web, qu’ils soient situés à l’intérieur ou à l’extérieur de votre organisation, connectés à n’importe quels serveurs de messagerie, ils peuvent toujours recevoir vos fichiers joints les plus volumineux, quelle que soit leur taille).

Comment ?

C’est très facile, vous n’avez rien à faire de spécial, pas même un seul clic supplémentaire !

Il vous suffit de joindre vos fichiers à vos messages Outlook comme d’habitude.

L’attachement de ces fichiers à vos messages Outlook est instantané. En effet, ces gros fichiers ne sont jamais physiquement attachés à vos courriels Outlook (et bien sûr, pas même stockés, ni dans votre fichier de courrier Outlook OST local, ni dans votre boîte aux lettres MS Exchange, même temporairement).

Au lieu de cela, Attach2Cloud charge ces fichiers de manière transparente sur OneDrive en arrière-plan, les partage avec vos destinataires et les remplace par des raccourcis OneDrive automatiquement, avant que votre courriel ne soit envoyé.

Tout se passe de façon automatique, comme si vous aviez réellement attaché ces fichiers à vos emails.

Pour les destinataires de ces courriels, tout est aussi 100% explicite: Ils reçoivent des courriels de quelques Ko, contenant des raccourcis OneDrive. Il leur suffit de cliquer sur ces raccourcis pour télécharger les fichiers correspondants depuis OneDrive. Facile!

La démo ci-dessous, qui prend juste le temps d’envoyer et de recevoir un email, montre l’intégration parfaite de Attach2Cloud dans Outlook et sa transparence complète pour les utilisateurs Outlook, même lors de l’envoi de fichiers de plusieurs Go!

Démonstration avec 18 Go de fichiers joints…

Demo

Rose doit envoyer plusieurs Gigaoctets de fichiers vidéo à Yumiko.

Rose must Send several GB of video files to Yumiko

Bonjour, mon nom est Rose.

Je dois envoyer plusieurs très gros fichiers vidéo (18 Gigaoctets au total) à Yumiko et à ses collègues:

18 Go de fichiers vidéo à attacher à un message Outlook!

Habituellement, lorsque vous essayez de joindre des fichiers volumineux, Outlook affiche cette boîte de dialogue et empêche l’attachement de fichiers dépassant la taille maximale autorisée par Outlook / Exchange (définie à 35 Mo par nos administrateurs Office 365):

Le fichier que vous attachez est plus gros que le serveur ne le permet. Essayez de placer le fichier dans un emplacement partagé et d'envoyer un lien à la place.

La taille totale des fichiers que je dois envoyer à Yumiko n’est pas de quelques Mo mais de plusieurs Go!

Heureusement, depuis que nous utilisons Attach2Cloud, Outlook accepte maintenant les fichiers joints jusqu’à une taille de 15 Go par fichier et il n’y a plus de limite de taille maximum autorisée pour les courriels Outlook!

C’est vraiment très facile…

En fait, il n’y a rien de spécial à faire :
Je crée simplement un nouveau courriel Outlook et je glisse et dépose mes 18 Go de fichiers vidéo dans mon courriel.
Et voilà !

Mes 18 Go de fichiers vidéo sont joints à mon courriel, instantanément.

Comme vous pouvez le voir, Attach2Cloud a ajouté The Attach2Cloud cloud tag for MS Outlook attachments exceeding the-maximum allowed email size limitaux noms des fichiers joints. Vous savez donc que ces fichiers seront téléchargés sur OneDrive lorsque vous enverrez votre email.

La taille des fichiers joints n’est que de 1 Ko. En fait, mes fichiers n’ont pas vraiment été joints à mon email. Les fichiers attachés que vous voyez sont des fac-similés créés par Attach2Cloud.

18 Go de fichiers vidéo joints à un message Outlook!

Mon courriel est placé dans ma boîte d’envoi MS Outlook (comme tout autre courriel envoyé).

Comme vous pouvez le voir en regardant mon courriel en cours d’envoi, Attach2Cloud charge ses fichiers joints sur OneDrive et affiche la progression du chargement: “Début du chargement de 6 pièces jointes surOneDrive…”

Je peux continuer à travailler dans Outlook pendant le chargement des fichiers sur OneDrive, rédiger de nouveaux messages, les envoyer, trier mes messages reçus…

Une fois mes fichiers joints chargés sur OneDrive, Attach2Cloud les partage avec les destinataires de mon courriel et les remplace par leurs raccourcis OneDrive.

Le courriel est alors envoyé.

Tout ceci est 100% automatique et transparent. Aucun clic supplémentaire n’est nécessaire.

Les gros fichiers vidéo attachés au message Outlook sont téléchargés automatiquement sur OneDrive par Attach2Cloud.

Yumiko reçoit le courriel de Rose.

Yumiko reçoit l'email Outlook avec les fichiers vidéo et audio attachés par Rose (maintenant des raccourcis OneDrive)

Bonjour, je suis Yumiko !

Jetons un coup d’oeil à l’email que Rose vient de m’envoyer:

Les fichiers vidéo envoyés par Rose ont été remplacés par des raccourcis OneDrive. La taille du courriel de Rose est maintenant de 79 Ko, bien qu’elle m’ait envoyé plus de 18 Go de fichiers joints!

Je peux ouvrir ou télécharger les fichiers vidéo que Rose m’a envoyés en cliquant sur les raccourcis OneDrive.

Bien sûr, je n’ai pas besoin de Attach2Cloud pour accéder à ces fichiers OneDrive.

L'email Outlook reçu avec les gros fichiers vidéo et audio joints remplacés par les raccourcis OneDrive par Attach2Cloud est arrivé dans la boîte de réception du Yumiko.
L'email Outlook reçu avec les raccourcis OneDrive remplaçant les gros fichiers vidéo initialement joints au message par Rose.

Retournons maintenant chez Rose et ouvrons le courriel envoyé à Yumiko.

Rose receiving the MS Outlook email with the OneDrive shortcuts created by AttachToCloud in place of the Ymiko's video and audio files

Si nous regardons l’email que je viens d’envoyer à Yumiko dans le dossier des éléments envoyés de Outlook, il contient les mêmes raccourcis OneDrive que ceux reçus par Yumiko et les membres de son équipe.

Grâce à Attach2Cloud, nous pouvons désormais tous collaborer en utilisant la même copie unique de ces fichiers stockés dans OneDrive.

Dans le dossier Outlook des Eléments envoyés de Rose, le message de Rose avec les raccourcis OneDrive créés par Attach2Cloud

Pourquoi Attach2Cloud?

Rose décrivant les avantages de Attach2Cloud

Avec Attach2Cloud, nous pouvons maintenant joindre à nos courriels Outlook et envoyer tous nos fichiers vidéo, ainsi que tous nos fichiers volumineux (pour les partager via OneDrive automatiquement).

L’échange de très gros fichiers (plusieurs Go) a toujours été compliqué. Avant d’adopter Office 365, nous utilisions des plates-formes spécifiques dédiées à l’échange de fichiers très volumineux.

L’envoi de fichiers volumineux à d’autres personnes via ces plates-formes nécessitait l’utilisation de logiciels spécifiques ou de pages Web ayant leur propre interface utilisateur, qui n’étaient pas du tout intégrés à notre environnement informatique.

Nous pensions qu’après notre migration vers Office 365, nos utilisateurs adopteraient OneDrive pour échanger leurs fichiers (gros fichiers et autres), mais malheureusement, cela ne s’est pas produit. Les vieilles habitudes sont très difficiles à faire évoluer!

A leur décharge, Il est vrai que OneDrive nécessite de nombreuses étapes, pas toujours bien intégrées, pour compléter le partage de fichiers (chargement, partage, information des destinataires du partage…), ce qui n’a pas aidé à son adoption par nos utilisateurs Office 365.

Nous ne disposions pas non plus d’un budget formation suffisant pour envisager une formation massive de nos utilisateurs.

Attach2Cloud a vraiment changé la donne dans ce domaine. La seule information que nous ayons donnée à nos utilisateurs était qu’ils pouvaient maintenant joindre des fichiers de toutes tailles à leurs courriels Outlook. (Beaucoup l’ont découvert par eux mêmes).

Quelques semaines plus tard, grâce à Attach2Cloud, tous nos utilisateurs partageaient leurs fichiers, volumineux ou non, sur OneDrive (tout en continuant à utiliser Outlook et à attacher leurs fichiers à leurs courriels comme d’habitude).

Yumiko décrivant les avantages de Attach2Cloud

Attach2Cloud a considérablement augmenté le taux d’adoption de OneDrive et des fonctionnalités avancées de collaboration MS Office 365 basées sur OneDrive dans notre organisation.

Après avoir limité la taille maximum autorisée des courriels à 35 Mo, nous encourageons maintenant nos utilisateurs à employer Outlook pour partager des fichiers de plusieurs Go.
Cela prête à sourire!

Comme Attach2Cloud charge et partage automatiquement ces pièces jointes sur OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive avant l’envoi des messages, il n’y a pratiquement plus de limite à la taille et au nombre de fichiers que nos utilisateurs Outlook peuvent “joindre” à leurs courriels et “envoyer” à leurs correspondants.

Un autre avantage très important est que la réception de ces courriels ne contenant plus que des raccourcis OneDrive, et donc d’une taille minime, est garantie. Ce qui était loin d’être le cas précédemment même avec notre limite à 35 Mo maximum pour la taille des courriels envoyés. En effet, les courriels les plus volumineux étaient fréquemment rejetés par les serveurs de messagerie de leurs destinataires.

L’adoption de Attach2Cloud nous a permis d’abandonner les plates-formes tierces dédiées que nous utilisions pour échanger des fichiers volumineux, au bénéfice de OneDrive.

Grâce à leur expérience initiale très positive avec leurs fichiers joints les plus volumineux, nos utilisateurs Office 365 laissent maintenant Attach2Cloud charger la plupart de leurs fichiers joints Outlook sur OneDrive.

Cela a vraiment amélioré leur productivité ; En effet, ils peuvent désormais utiliser toutes les fonctionnalités avancées de collaboration Office 365, comme la co-rédaction en temps réel dans Word Excel et PowerPoint et la gestion des versions, qui requièrent que les fichiers soient stockés sur OneDrive.

Attach2Cloud nous a vraiment aidé à maximiser notre investissement Office 365 !

Découvrez d’autres fonctionnalités et options de configuration d’Attach2Cloud en parcourant d’autres cas d’utilisation, parmi lesquels: 

Plus de détails sur les avantages d’Attach2Cloud…

Si des questions subsistent après avoir lu ces pages, n’hésitez pas à consulter notre page de questions et réponses ou à nous contacter, c’est avec plaisir que nous répondrons à toutes vos questions concernant Attach2cloud.

N’hésitez pas non plus à essayer Attach2Cloud par vous-même en téléchargeant la version d’évaluation gratuite et entièrement fonctionnelle de Attach2Cloud

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