Vous rédigez un courriel Outlook. Insérez, en un clic, une invitation à télécharger des fichiers sur OneDrive.
INTEGRATION OUTLOOK – ONEDRIVE
Envoyer des invitations à charger des fichiers sur OneDrive depuis Outlook
Introduction
La démonstration de ce cas d’utilisation montre à quel point il est facile d’insérer des invitations à télécharger des fichiers sur OneDrive dans les courriels en cours d’édition :
- Dans Outlook, créez un nouvel email.
- Cliquez sur le bouton “Insérer une invitation à charger des fichiers” affiché par Attach2Cloud dans le ruban de boutons principal de la fenêtre de votre nouveau message.
- Spécifiez les propriétés de votre invitation et validez.
- L’invitation est insérée à la position du curseur.
- Terminez la rédaction de votre courriel et envoyez-le à vos destinataires comme d’habitude. Et voilà!
- Lors de l’envoi de votre email, Attach2Cloud crée automatiquement un dossier OneDrive pour votre invitation, le partage avec les destinataires de votre email et insère un lien vers ce dossier dans le courriel en cours d’envoi.
- Il suffit aux destinataires de votre email de cliquer sur le lien de l’invitation pour ouvrir le dossier OneDrive correspondant dans leur navigateur et y glisser-déposer les fichiers qu’ils souhaitent partager avec vous.
- Dès que certains destinataires chargent des fichiers dans votre dossier d’invitation, vous en êtes informé par une notification standard Windows 10.
- Cette notification comprend un bouton “Plus de détails” permettant d’afficher un tableau de bord listant les mises à jour survenues dans vos dossiers d’invitation depuis la dernière notification (fichiers ajoutés, supprimés ou modifiés).
Démo
Janet envoie une invitation à télécharger des fichiers sur OneDrive à John.
Bonjour Mon nom est Janet !
Attach2Cloud est installé sur mon ordinateur. Laissez-moi vous montrer à quel point il est facile de demander à John de partager des fichiers avec moi dans OneDrive.
Je viens de créer un nouvel email dans Outlook. Je clique sur le bouton “Insérer une invitation à charger des fichiers” affiché par Attach2Cloud dans le ruban de boutons de mon Message…
Le formulaire d’invitation Attach2Cloud s’affiche, Il me permet de:
- modifier le texte de l’invitation
- nommer le dossier OneDrive de mon invitation en utilisant la date du jour, et / ou un texte de mon choix,
- programmer la suppression de ce dossier après un certain nombre de jours,
- ajouter ce dossier à la liste de mes dossiers OneDrive préférés (intéressant au cas où je voudrais le réutiliser pour y charger d’autres fichiers plus tard),
- spécifier les permissions OneDrive pour ce dossier, par exemple pour restreindre le droit de télécharger des fichiers vers ce dossier aux seuls destinataires de mon email.
Je valide ensuite ce dialogue…
Attach2Cloud a inséré l’invitation à télécharger des fichiers sur OneDrive dans mon email.
Comme vous pouvez le voir, le texte de l’invitation est bien le texte que j’ai édité, et l’invitation inclut la mention de la date d’expiration du dossier OneDrive (la date à laquelle ce dossier sera supprimé).
J’ajoute quelques mots à mon courriel et je clique sur Envoyer.
John reçoit le courriel de Janet contenant l’invitation à charger des fichiers dans OneDrive
Bonjour, Mon nom est John!
Voici le message que Janet vient de m’envoyer:
Cela semble assez simple, tout est bien expliqué dans le texte de l’invitation.
Je clique donc, sur le lien présent dans l’invitation…
John clique sur le lien de l’invitation envoyée par Janet
Cliquer sur le lien fourni dans le courriel d’invitation de Janet ouvre ce panneau dans mon navigateur :
Ce panneau s’affiche lorsque les permissions de partage du dossier d’invitation sont définies sur Tout le monde + Chargement en aveugle dans la fenêtre permettant de définir les propriétés de l’invitation.
C’est très pratique lorsque vous ne voulez pas que les destinataires de votre invitation voient le contenu du dossier d’invitation (comme les fichiers téléchargés par les autres destinataires de l’invitation).
En utilisant les autres permissions de partage, vous pouvez afficher interface utilisateur différente montrant le contenu du dossier d’invitation OneDrive et permettant à vos destinataires de glisser et déposer des fichiers dans ce dossier.
Dans ce cas, non seulement les destinataires de votre invitation peuvent voir les fichiers téléchargés par d’autres, mais ils peuvent également les modifier. (Bien qu’ils ne puissent pas les supprimer).
Cliquer sur le bouton “Sélectionner les fichiers” ouvre un dialogue me permettant de sélectionner les fichiers que je dois fournir à Janet.
Je sélectionne ces fichiers et valide ce dialogue.
Un récapitulatif des fichiers à télécharger est ensuite affiché.
Je peux sélectionner d’autres fichiers si nécessaire.
Mes fichiers sont prêts à être téléchargés, je clique sur “Télécharger“.
Les fichiers sélectionnés sont téléchargés dans le dossier d’invitation OneDrive de Janet.
Le chargement de mes fichiers dans le dossier d’invitation OneDrive de Janet est maintenant terminé.
Je peux sélectionner et charger d’autres fichiers si nécessaire.
Retournons chez Janet: une notification Windows s’affiche…
Attach2Cloud affiche cette notification Windows m’informant d’une mise à jour du contenu d’un de mes dossiers d’invitation.
Je clique sur “Plus de détails” pour afficher le tableau de bord ci-dessous qui répertorie les fichiers qui viennent d’être chargés par John dans mon dossier d’invitation OneDrive.
Un clic sur “Plus de Details” dans la notification affiche le tableau de bord des dossiers d’invitation Attach2Cloud
Ce tableau de bord est vraiment très pratique. En effet, depuis cette fenêtre unique, je peux:
- cliquer sur les noms des fichiers pour les ouvrir (en local ou en ligne)
- cliquer sur l’adresse de messagerie de la personne ayant chargé un fichier pour lui envoyer un courriel
- cliquer sur le nom du dossier d’invitation OneDrive pour l’ouvrir en local ou en ligne
- fixer, modifier ou supprimer la date à laquelle le dossier d’invitation OneDrive doit être supprimé
- cesser de partager le dossier d’invitation OneDrive
- accéder au panneau des options du tableau de bord.
Attach2Cloud – Envoyer des invitations à charger des fichiers sur OneDrive depuis OutlookBénéfices de l’intégration Outlook-OneDrive
Avec Attach2Cloud, il est vraiment très facile d’inviter collègues, partenaires et clients à télécharger des fichiers sur OneDrive !
C’est particulièrement pratique lorsque nos utilisateurs ont besoin que d’autres personnes leur communiquent des fichiers trop volumineux pour être envoyés par e-mail.
Attach2Cloud, nous permet non seulement d’envoyer de très gros fichiers attachés à nos messages Outlook sans aucune limite de taille de courriel, mais aussi d’offrir à d’autres personnes (à l’intérieur ou à l’extérieur de notre organisation) la possibilité de nous communiquer de très gros fichiers, même si ces personnes ne sont pas des utilisateurs OneDrive.
Tout cela en quelques secondes lors de la rédaction d’un courriel, c’est génial!
Les notifications Windows affichées par Attach2Cloud quand des fichiers sont téléchargés, modifiés ou supprimés des dossiers d’invitation, et qui proposent d’afficher un tableau de bord listant toutes les mises à jour récentes dans nos dossiers d’invitation dans une seule fenêtre, font gagner énormément de temps à nos utilisateurs.
Attach2cloud en nous permettant d’envoyer de très gros fichiers depuis Outlook (et OneDrive) sans aucune limite de taille de message avait déjà réduit significativement l’utilisation de plateformes externes non sécurisées pour l’échange de gros fichiers
La nouvelle version de Attach2Cloud, qui nous permet maintenant d’envoyer des invitations à télécharger des fichiers vers OneDrive en quelques clics lors de la rédaction de nos emails Outlook, a définitivement mis un terme au Shadow IT lié aux échanges de fichiers volumineux.
Attach2Cloud est vraiment le moyen le plus simple et le plus rapide de partager des fichiers sur OneDrive. Les utilisateurs d’Office 365 l’ont adopté en quelques semaines sans avoir besoin de formation.
Grâce à Attach2Cloud, tous nos utilisateurs Office 365 utilisent OneDrive de manière beaucoup plus intensive. Ce qui contribue de façon déterminante à l’adoption de toutes les fonctionnalités de Office 365 basées sur le Cloud et exigeant que les fichiers utilisateurs soient stockés sur OneDrive!
Autres fonctions d’intégration Outlook-OneDrive de Attach2Cloud
Découvrez d’autres fonctionnalités et options de configuration d’Attach2Cloud en parcourant d’autres cas d’utilisation, parmi lesquels:
- Permettez aux utilisateurs Outlook d’interagir avec Attach2Cloud pour choisir les fichiers attachés à charger sur OneDrive, dans quels dossiers cibles OneDrive, ou encore pour définir, pour chaque fichier, les permissions OneDrive et les dates d’expiration OneDrive.
- Permettre aux utilisateurs de MS Outlook de joindre et d’envoyer de très gros fichiers (jusqu’à 250 Go (1) par fichier), dépassant de loin la limite de taille maximale des courriels Outlook.
(Attach2Cloud télécharge et partage ces fichiers sur OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive joints lors de l’envoi du courriel).(1) Cette limite de 250 Go est la taille maximum d’un fichier OneDrive. - Chargement automatique de toutes les pièces jointes Outlook sur OneDrive.
Tous les fichiers joint par les utilisateurs Outlook à leurs courriels sont chargés sur OneDrive et partagés avec les destinataires des courriels, automatiquement, sans interaction utilisateur.
- Chargement automatique de toutes les pièces jointes MS Outlook de plus d’un certain nombre de Mo sur OneDrive sur la base d’une règle qui peut être spécifiée et gérée de manière centralisée ou définie par les utilisateurs eux-mêmes.
(Attach2Cloud charge et partage ces fichiers joints sur OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi du courriel).
- Chargement automatique de tous les fichiers vidéo (ou d’autres types de fichiers) joints à MS Outlook sur OneDrive selon une règle qui peut être spécifiée et gérée de manière centralisée ou définie par les utilisateurs eux-mêmes.
(Attach2Cloud charge et partage ces fichiers joints sur OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi du courriel).
Plus de détails sur les avantages d’Attach2Cloud…
Si des questions subsistent après avoir lu ces pages, n’hésitez pas à consulter notre page de questions et réponses ou à nous contacter, c’est avec plaisir que nous répondrons à toutes vos questions concernant Attach2cloud.
N’hésitez pas non plus à essayer Attach2Cloud par vous-même en téléchargeant la version d’évaluation gratuite et entièrement fonctionnelle de Attach2Cloud