Attach2Cloud
CAS D’USAGE n°4
Remplacer automatiquement vos fichiers joints Outlook les plus volumineux par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi de vos courriels.
Zero action utilisateur requise. Attachez vos fichiers et envoyez vos courriels comme d’habitude!

ATTACH2CLOUD  |  CAS D’USAGE n°4

Remplacer automatiquement les fichiers joints Outlook les plus volumineux par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi des courriels

Introduction

Dans ce cas d’usage, Attach2Cloud a été configuré pour charger et partager automatiquement sur OneDrive les fichiers joints Outlook de plus de 10 Mo.

Ce cas d’usage illustre la capacité de Attach2Cloud à agir de façon 100% automatique sur la base de règles testant la taille des fichiers joints. (Il est également possible de mettre en place des règles testant le type des fichiers joints). 

Il montre également l’intégration parfaite de Attach2Cloud dans Outlook et sa transparence totale pour les utilisateurs Outlook.

Grâce à Attach2Cloud, tous vos utilisateurs Office 365 chargent et partagent sur OneDrive 100% des fichiers joints Outlook dépassant 10 Mo (ou n’importe quelle autre taille limite de votre choix), automatiquement, sans un seul clic supplémentaire et sans changer leurs habitudes.

Les courriels envoyés contiennent des raccourcis OneDrive (en remplacement des fichiers volumineux initialement attachés), ce qui garantit leur bonne réception par tous leurs destinataires. (Plus jamais de courriels rejetés pour cause de dépassement de la taille maximum autorisée).

Un autre avantage déterminant de Attach2Cloud est qu’il permet l’attachement de fichiers aux courriels Outlook quasiment sans limite de taille (jusqu’à 15 Go par fichier). 

Oui, vous avez bien lu! Quelles que soient les limites en termes de taille maximum de courriels ou de taille maximum d’attachements configurées dans Office 365, Outlook et Exchange, vous êtes désormais, grâce à Attach2Cloud, libres d’attacher des fichiers jusqu’à 15 Go de taille unitaire à vos courriels Outlook et ceci, sans aucune limite de taille de courriel.

En route pour la démo!

Demo

Anita a rédigé un email contenant des pièces jointes volumineuses à l’intention de Janet

Anita a rédigé un email contenant des pièces jointes volumineuses à l'intention de Janet.

Bonjour, je suis Anita!

Attach2Cloud est installé sur mon système. Laissez-moi vous montrer comment il convertit automatiquement mes fichiers joints Outlook de plus de 10 Mo en raccourcis OneDrive.

Je viens de créer ce courriel auquel j’ai attaché 3 fichiers que je dois envoyer à Janet. 2 d’entre eux dépassent 10 Mo.

Je clique sur Envoyer. Et voilà!

Le courriel MS Outlook avec 3 fichiers attachés, dont 2 d'une taille supérieure à 10 Mo, est prêt à être envoyé.

Mon courriel est placé dans ma boîte d’envoi Outlook (comme tout autre courriel envoyé).

Comme vous pouvez le voir en regardant mon courriel en cours d’envoi, Attach2Cloud charge 2 fichiers joints sur OneDrive et affiche la progression du chargement: “Début du chargement de 2 pièces jointes sur OneDrive…”

Je peux continuer à utiliser Outlook pendant le chargement des fichiers sur OneDrive, rédiger de nouveaux messages, les envoyer, classer mes messages…

Une fois les fichiers joints chargés sur OneDrive, Attach2Cloud les partage avec les destinataires de mon courriel et les remplace par leurs raccourcis OneDrive.

Le courriel est alors envoyé.

Tout ceci est 100% automatique et transparent. Aucun clic supplémentaire n’est nécessaire.

Les deux pièces jointes Outlook excédant 10 Mo sont chargées automatiquement par Attach2Cloud sur OneDrive.

Janet reçoit le courriel de Anita

Janet reçoit le courriel Outlook avec les raccourcis OneDrive créés par AttachToCloud en remplacement des gros fichiers joints par Anita.

Bonjour, je suis Janet!

Jetons un coup d’oeil à l’email que Anita vient de m’envoyer:

Les 2 fichiers dépassant 10 Mo envoyés par Anita ont été remplacés par des raccourcis OneDrive. La taille du courriel de Anita est maintenant de 196 Ko, bien qu’elle m’ait envoyé 35 Mo de fichiers joints!

Je peux ouvrir ou télécharger ces 2 fichiers en cliquant sur leurs raccourcis OneDrive.

Bien sûr, je n’ai pas besoin de Attach2Cloud pour accéder à ces fichiers OneDrive.

Le courriel Outlook avec les gros fichiers joints remplacés par des raccourcis OneDrive par Attach2Cloud est arrivé dans la boîte de réception de Anita.
L'email MS Outlook reçu par Janet avec les raccourcis OneDrive créés par Attach2Cloud en remplacement des gros fichiers joints par Anita.

Retournons maintenant chez Anita et ouvrons le courriel envoyé à Janet.

Anita montrant le courriel Outlook envoyé (contenant les mêmes raccourcis OneDrive que ceux reçus par Janet) dans son dossier des Eléments envoyés de MS Outlook.

Si nous regardons l’email que je viens d’envoyer à Janet se trouvant dans le dossier des éléments envoyés de Outlook, il contient les mêmes raccourcis OneDrive que ceux reçus par Janet.

Grâce à Attach2Cloud, nous pouvons maintenant collaborer en utilisant la même copie unique de ces fichiers stockés dans OneDrive.

Dans le dossier MS Outlook des Eléments envoyés de Anita, l'email envoyé, avec les raccourcis OneDrive créés par Attach2Cloud en replacement des gros fichiers joints.

Pourquoi Attach2Cloud?

Anita parle des avantages d'Attach2Cloud: Elimination des aléas techniques et organisationnels liés aux grosses pièces jointes - Collaboration plus efficace.

Grâce à Attach2Cloud, nous téléchargeons désormais automatiquement tous nos fichiers joints Outlook volumineux sur OneDrive.

L’envoi de pièces jointes volumineuses et très volumineuses a toujours été la source de nombreux problèmes; courriels importants et urgents rejetés parce qu’ils dépassaient la taille maximum autorisée, inflation de la taille des boîtes aux lettres causant des problèmes de performance et ralentissant les synchronisations, quantité énorme de bande passante réseau et de stockage consommée lors d’envois de fichiers joints volumineux vers de nombreux destinataires, etc.

Grâce à Attach2Cloud, non seulement tous ces problèmes ont disparu, mais nous sommes maintenant incroyablement plus efficaces lorsque nous devons collaborer sur des fichiers.

Au lieu de se les envoyer sous forme de pièces jointes Outlook et de se les renvoyer après modification un nombre incalculable de fois, Attach2Cloud en crée automatiquement, lors du premier envoi Outlook, une copie unique sur OneDrive sur laquelle nous pouvons collaborer aisément.

Devant le succès rencontré, nous avons configuré Attach2cloud pour offrir aux utilisateurs la possibilité d’interagir avec Attach2Cloud.

En utilisant le Centre de contrôle des fichiers joints (une fenêtre affichée par Attach2Cloud lorsque les utilisateurs Outlook envoient des e-mails contenant des fichiers joints), les utilisateurs Attach2Cloud peuvent désormais charger les fichiers de leur choix sur OneDrive (non seulement les plus volumineux), dans des dossiers OneDrive de leur choix, et, au besoin, fixant une date de péremption et les permissions OneDrive sur chacun des fichiers à charger sur OneDrive.

Tous nos utilisateurs sont maintenant des Pros de OneDrive, sans rien faire d’autre que de joindre leurs fichiers à leurs emails Outlook comme d’habitude!

 

Janet parle des avantages d'Attach2Cloud: Accélération de l'adoption de OneDrive et des fonctions de collaboration avancées de Office 365 - Attachment de fichiers sans limites de taille dans Outlook.

Grâce à Attach2Cloud, tous nos utilisateurs ont adopté OneDrive sans aucune formation et sans changer leurs habitudes.

Nous continuons à attacher nos fichiers à nos courriels Outlook, mais au lieu de continuer à se les échanger ensuite (après modification) sous forme de pièces jointes dans des emails en réponse, ils sont automatiquement chargés sur OneDrive lors du premier envoi (et partagés automatiquement avec les destinataires du courriel Outlook).

Nous pouvons ainsi bénéficier de toutes les fonctions de collaboration avancées de Office 365 comme la co-rédaction en temps réel dans Word, Excel et PowerPoint, la gestion intégrée des versions et de la synchronisation sélective OneDrive sur tous ces fichiers.

La possibilité offerte par Attach2Cloud d’attacher des fichiers sans limite de taille aux courriels Outlook a également séduit les utilisateurs.

Nous avons pu recentrer sur OneDrive tous les échanges de fichiers volumineux réalisés antérieurement via des plateformes extérieures spécialisées et non-intégrées.

Ceci a rendu les choses plus simples pour les utilisateurs qui peuvent maintenant, grâce à Attach2Cloud, échanger leurs fichiers volumineux via Outlook et OneDrive et sans un seul clic supplémentaire.

Nos administrateurs n’ont plus à gérer de plateformes spécifiques pour les échanges de fichiers volumineux.

L’abandon de ces plateformes nous a permis de réaliser d’importantes économies.

Français