Attach2Cloud
CAS D’USAGE n°5
Remplacer automatiquement vos fichiers joints Outlook par des raccourcis OneDrive en fonction de leur type (par ex. vidéo) lors de l’envoi de vos courriels.
Zero action utilisateur requise. Attachez vos fichiers et envoyez vos courriels comme d’habitude!

ATTACH2CLOUD  |  CAS D’USAGE n°5

Remplacer automatiquement les fichiers joints Outlook de certains type (par ex. vidéo) par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi des courriels

Introduction

Découvrez comment tous vos utilisateurs Office 365 peuvent charger automatiquement tous les fichiers joints Outlook de certains types (comme les fichiers vidéo et audio) vers OneDrive et envoyer automatiquement des raccourcis OneDrive joints à la place. (Il est également possible de spécifier ses règles testant la taille des fichers joints).

Pour ce cas d’usage, Attach2Cloud a été configuré pour charger automatiquement tous les fichiers vidéo et audio joints aux courriels Outlook vers OneDrive, de façon automatique et  transparente.

Les utilisateurs n’ont rien de spécial à faire. Ils attachent leurs fichiers dans leurs courriels Outlook comme d’habitude et envoient leurs courriels comme d’habitude!

Les courriels envoyés contiennent des raccourcis OneDrive (en remplacement des fichiers volumineux initialement attachés), ce qui garantit leur bonne réception par tous leurs destinataires. (Plus jamais de courriels rejetés pour cause de dépassement de la taille maximum autorisée).

Un autre avantage déterminant de Attach2Cloud est qu’il permet l’attachement de fichiers aux courriels Outlook quasiment sans limite de taille (jusqu’à 15 Go par fichier et sans aucune limite de taille de courriel, quelles que soient les limites en termes de taille maximum de courriels ou de taille maximum d’attachements configurées dans Office 365, Outlook et Exchange!) 

En route pour la démo!

Demo

Yumikoa rédigé un email contenant des pièces jointes audio et vidéo à l’intention de Rose

Yumiko is sending an MS Outlook email with video and audio attached files to Rose

Bonjour, je suis Yumiko!

Attach2Cloud est installé sur mon système. Laissez-moi vous montrer comment il convertit automatiquement mes fichiers joints Outlook de type audio et vidéo en raccourcis OneDrive.

Je viens de créer ce courriel auquel j’ai attaché 3 fichiers (2 vidéo et un podcast audio) que je dois envoyer à Rose.

Je clique sur Envoyer. Et voilà!

The MS Outlook email with the attached video and audio files is ready to be sent

Mon courriel est placé dans ma boîte d’envoi Outlook (comme tout autre courriel envoyé).

Comme vous pouvez le voir en regardant mon courriel en cours d’envoi, Attach2Cloud charge mes 3 fichiers joints sur OneDrive et affiche la progression du chargement: “Début du chargement de 3 pièces jointes sur OneDrive…” dans le sujet du courriel.

Je peux continuer à utiliser Outlook pendant le chargement des fichiers sur OneDrive, rédiger de nouveaux messages, les envoyer, lire mes messages…

Une fois les fichiers joints chargés sur OneDrive, Attach2Cloud les partage avec les destinataires de mon courriel et les remplace par leurs raccourcis OneDrive.

Le courriel est alors envoyé.

Tout ceci est 100% automatique et transparent.

See the big Outlook email video and audio attached files being uploaded to OneDrive automatically by Attach2Cloud

Rose reçoit le courriel de Yumiko

Rose receiving the MS Outlook email with the OneDrive shortcuts created by AttachToCloud in place of the Ymiko's video and audio files

Bonjour, je suis Rose!

Jetons un coup d’oeil à l’email que Yumiko vient de m’envoyer:

Les 3 fichiers audio et vidéo envoyés par Yumiko ont été remplacés par des raccourcis OneDrive. La taille du courriel de yumiko est maintenant de 66 Ko, bien qu’elle m’ait envoyé 28 Mo de fichiers joints!

Je peux ouvrir ou télécharger ces 3 fichiers en cliquant sur leurs raccourcis OneDrive.

Bien sûr, je n’ai pas besoin de Attach2Cloud pour accéder à ces fichiers OneDrive.

 

The received Outlook email with the large video and audio attached files replaced by OneDrive shortcuts by Attach2Cloud is arrived in the Rose's inbox
The received MS Outlook email with attached OneDrive shortcuts to video and audio files created by Attach2Cloud in place of the large files attached by Anita

Retournons maintenant chez Yumiko et ouvrons le courriel envoyé à Rose.

Yumiko showing the sent email (with the same OneDrive Shortcuts) in her MS Outlook Sent Items folder

Si nous regardons l’email que je viens d’envoyer à Rose se trouvant dans mon dossier des éléments envoyés de Outlook, il contient les mêmes raccourcis OneDrive que ceux reçus par Rose.

Grâce à Attach2Cloud, nous pouvons maintenant collaborer en utilisant la même copie unique de ces fichiers stockés dans OneDrive.

 

In the Anita's MS Outlook Sent Items folder, the sent email with the the video and audio file OneDrive shortcuts created by Attach2Cloud

Pourquoi Attach2Cloud?

Yumiko talking about Attach2Cloud benefits

Grâce à Attach2Cloud, nous téléchargeons désormais automatiquement tous nos fichiers joints Outlook de type audio et vidéo sur OneDrive.

L’envoi de pièces jointes de type audio et vidéo a toujours été la source de nombreux problèmes; courriels importants et urgents rejetés parce qu’ils dépassaient la taille maximum autorisée, inflation de la taille des boîtes aux lettres causant des problèmes de performance et ralentissant les synchronisations, quantité énorme de bande passante réseau et de stockage consommée lors d’envois de fichiers audio et vidéo volumineux vers de nombreux destinataires, etc.

Grâce à Attach2Cloud, non seulement tous ces problèmes ont disparu, mais nous sommes maintenant incroyablement plus efficaces et plus agiles lorsque nous devons collaborer sur ces fichiers.

Au lieu de se les envoyer sous forme de pièces jointes Outlook et de se les renvoyer après modification un nombre incalculable de fois, Attach2Cloud en crée automatiquement, lors du premier envoi Outlook, une copie unique sur OneDrive sur laquelle nous pouvons collaborer aisément.

Devant le succès rencontré, nous avons configuré Attach2cloud pour offrir aux utilisateurs la possibilité d’interagir avec Attach2Cloud.

En utilisant le Centre de contrôle des fichiers joints (une fenêtre affichée par Attach2Cloud lorsque les utilisateurs Outlook envoient des e-mails contenant des fichiers joints), les utilisateurs Attach2Cloud peuvent désormais charger les fichiers de leur choix sur OneDrive (non seulement les plus volumineux), dans des dossiers OneDrive de leur choix, et, au besoin, fixant une date de péremption et les permissions OneDrive sur chacun des fichiers à charger sur OneDrive.

Tous nos utilisateurs sont maintenant des Pros de OneDrive, sans rien faire d’autre que de joindre leurs fichiers à leurs emails Outlook comme d’habitude!

Rose talking about Attach2Cloud benefits

Grâce à Attach2Cloud, tous nos utilisateurs ont adopté OneDrive sans aucune formation et sans changer leurs habitudes.

Nous continuons à attacher nos fichiers à nos courriels Outlook, mais au lieu de continuer à se les échanger ensuite (après modification) sous forme de pièces jointes dans des emails en réponse, ils sont automatiquement chargés sur OneDrive lors du premier envoi (et partagés automatiquement avec les destinataires du courriel Outlook).

Nous pouvons ainsi bénéficier de toutes les fonctions de collaboration avancées de Office 365 comme la co-rédaction en temps réel dans Word, Excel et PowerPoint, la gestion intégrée des versions et de la synchronisation sélective OneDrive sur tous ces fichiers.

La possibilité offerte par Attach2Cloud d’attacher des fichiers sans limite de taille aux courriels Outlook a également séduit les utilisateurs.

Nous avons pu recentrer sur OneDrive tous les échanges de fichiers volumineux réalisés antérieurement via des plateformes extérieures spécialisées et non-intégrées.

Ceci a rendu les choses plus simples pour les utilisateurs qui peuvent maintenant, grâce à Attach2Cloud, échanger leurs fichiers volumineux via Outlook et OneDrive et sans un seul clic supplémentaire.

Nos administrateurs n’ont plus à gérer de plateformes spécifiques pour les échanges de fichiers volumineux.

L’abandon de ces plateformes nous a permis de réaliser d’importantes économies.

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