Remplacer automatiquement vos fichiers joints Outlook par des raccourcis OneDrive en fonction de leur type (par ex. vidéo) lors de l’envoi de vos courriels.
INTEGRATION OUTLOOK – ONEDRIVE
Remplacer automatiquement les fichiers joints Outlook de certains type (par ex. vidéo) par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi des courriels
Introduction
Découvrez comment tous vos utilisateurs Office 365 peuvent charger automatiquement tous les fichiers joints Outlook de certains types (comme les fichiers vidéo et audio) vers OneDrive et envoyer automatiquement des raccourcis OneDrive joints à la place. (Il est également possible de spécifier ses règles testant la taille des fichers joints).
Pour ce cas d’usage, Attach2Cloud a été configuré pour charger automatiquement tous les fichiers vidéo et audio joints aux courriels Outlook vers OneDrive, de façon automatique et transparente.
Les utilisateurs n’ont rien de spécial à faire. Ils attachent leurs fichiers dans leurs courriels Outlook comme d’habitude et envoient leurs courriels comme d’habitude!
Les courriels envoyés contiennent des raccourcis OneDrive (en remplacement des fichiers volumineux initialement attachés), ce qui garantit leur bonne réception par tous leurs destinataires. (Plus jamais de courriels rejetés pour cause de dépassement de la taille maximum autorisée).
Un autre avantage déterminant de Attach2Cloud est qu’il permet l’attachement de fichiers aux courriels Outlook quasiment sans limite de taille (jusqu’à 250 Go par fichier et sans aucune limite de taille de courriel, quelles que soient les limites en termes de taille maximum de courriels ou de taille maximum d’attachements configurées dans Office 365, Outlook et Exchange!)
Demo
Yumikoa rédigé un email contenant des pièces jointes audio et vidéo à l’intention de Rose
Bonjour, je suis Yumiko!
Attach2Cloud est installé sur mon système. Laissez-moi vous montrer comment il convertit automatiquement mes fichiers joints Outlook de type audio et vidéo en raccourcis OneDrive.
Je viens de créer ce courriel auquel j’ai attaché 3 fichiers (2 vidéo et un podcast audio) que je dois envoyer à Rose.
Je clique sur Envoyer. Et voilà!
Mon courriel est placé dans ma boîte d’envoi Outlook (comme tout autre courriel envoyé).
Comme vous pouvez le voir en regardant mon courriel en cours d’envoi, Attach2Cloud charge mes 3 fichiers joints sur OneDrive et affiche la progression du chargement: “Début du chargement de 3 pièces jointes sur OneDrive…” dans le sujet du courriel.
Je peux continuer à utiliser Outlook pendant le chargement des fichiers sur OneDrive, rédiger de nouveaux messages, les envoyer, lire mes messages…
Une fois les fichiers joints chargés sur OneDrive, Attach2Cloud les partage avec les destinataires de mon courriel et les remplace par leurs raccourcis OneDrive.
Le courriel est alors envoyé.
Tout ceci est 100% automatique et transparent.
Rose reçoit le courriel de Yumiko
Bonjour, je suis Rose!
Jetons un coup d’oeil à l’email que Yumiko vient de m’envoyer:
Les 3 fichiers audio et vidéo envoyés par Yumiko ont été remplacés par des raccourcis OneDrive. La taille du courriel de yumiko est maintenant de 66 Ko, bien qu’elle m’ait envoyé 28 Mo de fichiers joints!
Je peux ouvrir ou télécharger ces 3 fichiers en cliquant sur leurs raccourcis OneDrive.
Bien sûr, je n’ai pas besoin de Attach2Cloud pour accéder à ces fichiers OneDrive.
Retournons maintenant chez Yumiko et ouvrons le courriel envoyé à Rose.
Si nous regardons l’email que je viens d’envoyer à Rose se trouvant dans mon dossier des éléments envoyés de Outlook, il contient les mêmes raccourcis OneDrive que ceux reçus par Rose.
Grâce à Attach2Cloud, nous pouvons maintenant collaborer en utilisant la même copie unique de ces fichiers stockés dans OneDrive.
Attach2Cloud – Charger sur OneDrive les attachements en fonction de leur typeBénéfices de l’intégration Outlook-Onedrive
Grâce à Attach2Cloud, nous téléchargeons désormais automatiquement tous nos fichiers joints Outlook de type audio et vidéo sur OneDrive.
L’envoi de pièces jointes de type audio et vidéo a toujours été la source de nombreux problèmes; courriels importants et urgents rejetés parce qu’ils dépassaient la taille maximum autorisée, inflation de la taille des boîtes aux lettres causant des problèmes de performance et ralentissant les synchronisations, quantité énorme de bande passante réseau et de stockage consommée lors d’envois de fichiers audio et vidéo volumineux vers de nombreux destinataires, etc.
Grâce à Attach2Cloud, non seulement tous ces problèmes ont disparu, mais nous sommes maintenant incroyablement plus efficaces et plus agiles lorsque nous devons collaborer sur ces fichiers.
Au lieu de se les envoyer sous forme de pièces jointes Outlook et de se les renvoyer après modification un nombre incalculable de fois, Attach2Cloud en crée automatiquement, lors du premier envoi Outlook, une copie unique sur OneDrive sur laquelle nous pouvons collaborer aisément.
Devant le succès rencontré, nous avons configuré Attach2cloud pour offrir aux utilisateurs la possibilité d’interagir avec Attach2Cloud.
En utilisant le Centre de contrôle des fichiers joints (une fenêtre affichée par Attach2Cloud lorsque les utilisateurs Outlook envoient des e-mails contenant des fichiers joints), les utilisateurs Attach2Cloud peuvent désormais charger les fichiers de leur choix sur OneDrive (non seulement les plus volumineux), dans des dossiers OneDrive de leur choix, et, au besoin, fixant une date de péremption et les permissions OneDrive sur chacun des fichiers à charger sur OneDrive.
Tous nos utilisateurs sont maintenant des Pros de OneDrive, sans rien faire d’autre que de joindre leurs fichiers à leurs emails Outlook comme d’habitude!
Grâce à Attach2Cloud, tous nos utilisateurs ont adopté OneDrive sans aucune formation et sans changer leurs habitudes.
Nous continuons à attacher nos fichiers à nos courriels Outlook, mais au lieu de continuer à se les échanger ensuite (après modification) sous forme de pièces jointes dans des emails en réponse, ils sont automatiquement chargés sur OneDrive lors du premier envoi (et partagés automatiquement avec les destinataires du courriel Outlook).
Nous pouvons ainsi bénéficier de toutes les fonctions de collaboration avancées de Office 365 comme la co-rédaction en temps réel dans Word, Excel et PowerPoint, la gestion intégrée des versions et de la synchronisation sélective OneDrive sur tous ces fichiers.
La possibilité offerte par Attach2Cloud d’attacher des fichiers sans limite de taille aux courriels Outlook a également séduit les utilisateurs.
Nous avons pu recentrer sur OneDrive tous les échanges de fichiers volumineux réalisés antérieurement via des plateformes extérieures spécialisées et non-intégrées.
Ceci a rendu les choses plus simples pour les utilisateurs qui peuvent maintenant, grâce à Attach2Cloud, échanger leurs fichiers volumineux via Outlook et OneDrive et sans un seul clic supplémentaire.
Nos administrateurs n’ont plus à gérer de plateformes spécifiques pour les échanges de fichiers volumineux.
L’abandon de ces plateformes nous a permis de réaliser d’importantes économies.
Autres fonctions d’intégration Outlook-OneDrive de Attach2Cloud
Découvrez d’autres fonctionnalités et options de configuration d’Attach2Cloud en parcourant d’autres cas d’utilisation, parmi lesquels:
- Permettre aux utilisateurs Outlook d’interagir avec Attach2Cloud pour choisir les fichiers attachés à charger sur OneDrive, dans quels dossiers cibles OneDrive, ou encore pour définir, pour chaque fichier, les permissions OneDrive et les dates d’expiration OneDrive.
- Permettre aux utilisateurs de MS Outlook de joindre et d’envoyer de très gros fichiers (jusqu’à 250 Go (1) par fichier), dépassant de loin la limite de taille maximale des courriels d’Outlook.
(Attach2Cloud charge et partage ces fichiers joints sur OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi du courriel).(1) Cette limite de 250 Go est la taille maximum d’un fichier OneDrive.
- Chargement automatique de toutes les pièces jointes Outlook sur OneDrive.
Tous les fichiers joint par les utilisateurs Outlook à leurs courriels sont chargés sur OneDrive et partagés avec les destinataires des courriels, automatiquement, sans interaction utilisateur.
- Chargement automatique de toutes les pièces jointes MS Outlook de plus d’un certain nombre de Mo sur OneDrive sur la base d’une règle qui peut être spécifiée et gérée de manière centralisée ou définie par les utilisateurs eux-mêmes.
(Attach2Cloud charge et partage ces fichiers joints sur OneDrive et les remplace par des raccourcis OneDrive lors de l’envoi du courriel).
- Envoyez des invitations à télécharger des fichiers sur OneDrive depuis Outlook.
Vous rédigez un courriel Outlook. Insérez, en un clic, une invitation à télécharger des fichiers sur OneDrive. Dans l’e-mail reçu par vos destinataires, un clic sur votre invitation ouvre, dans leur navigateur Web, un dossier OneDrive dans lequel ils peuvent glisser-déposer les fichiers qu’ils souhaitent partager avec vous. Particulièrement intéressant quand vous avez besoin d’obtenir de très gros fichiers d’autres personnes. Fonctionne avec tout type de destinataires, internes et externes, ayant ou non OneDrive. Tout ce dont vos destinataires ont besoin, c’est d’un navigateur Web.
Plus de détails sur les avantages d’Attach2Cloud…
Si des questions subsistent après avoir lu ces pages, n’hésitez pas à consulter notre page de questions et réponses ou à nous contacter, c’est avec plaisir que nous répondrons à toutes vos questions concernant Attach2cloud.
N’hésitez pas non plus à essayer Attach2Cloud par vous-même en téléchargeant la version d’évaluation gratuite et entièrement fonctionnelle de Attach2Cloud