OneDrive : pourquoi les utilisateurs font de la résistance?

Le stockage cloud a de très nombreux avantages sur lesquels nous n’allons pas nous éterniser, mais si nous devions n’en citer qu’un, ce serait sa dimension collaborative. En déplaçant les fichiers d’une entreprise des disques locaux des utilisateurs ou d’un serveur on-premise vers le Cloud, une nouvelle ère démarre. Les salariés peuvent enfin bénéficier d’une multitude de nouvelles fonctionalités et applications de collaboration, d’une véritable traçabilité et d’un espace de stockage partageable, si ce n’est quasi-illimité, au moins, largement dimensionné. Cependant, il peut parfois sembler que ces bénéfices soient mal compris par les collaborateurs qui conservent leurs bonnes vieilles habitudes… Et cela paraît encore plus vrai dans l’environnement Office 365. 

Pourquoi OneDrive, en dépit de tous ses nombreux avantages est-il si peu utilisé en entreprise? 

Des bénéfices mal compris

OneDrive est le service cloud connectant les utilisateurs à leurs fichiers, mis à disposition des entreprises ayant adopté Office 365. OneDrive présente de très nombreux avantages comme la synchronisation sélective des documents, des fonctions de partage avancés avec gestion des droits sur les documents partagés et la gestion de l’historique des versions des documents. Les utilisateurs peuvent ainsi partager leurs fichiers stockés sur OneDrive en toute sécurité, synchroniser les fichiers de leur choix vers ou depuis le Cloud, et restaurer une précédente version d’un fichier, ce qui leur fournit une bonne protection contre les ransomwares ainsi que contre les effacements et modifications de fichiers involontaires. Les fonctions de restauration de versions et de documents peuvent être mises en œuvre par les utilisateurs eux-mêmes. Cette autonomie est un avantage pour eux (ils n’ont plus besoin de faire appel au service informatique) ainsi que pour les administrateurs, qui se voient de facto déchargés de cette tâche habituellement consommatrice de temps, particulièrement dans les grandes organisations.

Bien sûr, ce ne sont que quelques exemples des multiples possibilités offertes par OneDrive.

Tous les avantages qui découlent de l’utilisation de Onedrive sont très bien compris des DSI, qui ont parfaitement saisi les enjeux organisationnels et financiers inhérents (et pour cause, ils ont en effet décidé de l’adoption d’Office 365 dans leurs entreprises sur la base de ces perspectives).

En revanche, les utilisateurs finaux n’ont pas toujours conscience des enjeux liés à l’utilisation de OneDrive et au stockage de leurs fichiers dans le Cloud de Microsoft. Ils ne voient pas forcément de différence fondamentale entre le fait de conserver un fichier sur leur ordinateur plutôt que sur OneDrive. Dans certains cas plus extrêmes, ils peuvent même avoir l’impression que le Cloud, avec la possibilité de tracer la vie d’un document, et la capacité à récupérer des documents effacés s’apparente à un outil de surveillance, ou risque de mettre en péril la confidentialité de leurs documents.

La complexité de l’interface utilisateur

Office 365 est l’une des suites les plus utilisées par les grandes entreprises. Elle inclut un nombre impressionnant de fonctionnalités mais, revers de la médaille, leur utilisation présente également une certaine complexité. Evidemment, OneDrive ne déroge pas à la règle. Du côté des administrateurs, les paramétrages, qui peuvent s’opérer depuis l’administration SharePoint Online et depuis l’administration OneDrive, partiellement redondantes, s’avèrent parfois fastidieux et chronophages, même si, au final, ils permettent de personnaliser en profondeur l’espace de stockage afin de le faire coller aux besoins de l’entreprise.

De même, pour les utilisateurs, maitriser OneDrive n’est pas si facile. L’utilisation de OneDrive n’est pas aussi intuitive qu’elle le pourrait. Le concept de base est de pouvoir enregistrer, accéder, modifier, et partager des fichiers depuis n’importe quel appareil, n’importe où, à n’importe quel moment. Mais en réalité, le partage des fichiers, le paramétrage des restrictions d’accès, l’envoi des liens etc. prennent trop de temps et  nécessitent de bien connaître les différentes options ainsi que l’emplacement des nombreux menus correspondants. Pour les utilisateurs, et notamment pour les moins technophiles, cela peut paraitre trop compliqué et décourageant. OneDrive est un exemple très intéressant de la problématique de l’interface utilisateur. En effet, toutes les fonctionnalités de collaboration avancée de Office 365 centrées sur le Cloud dépendent de OneDrive. Par conséquent, si les utilisateurs ignorent OneDrive, ils ne tireront aucun bénéfice de ce qui fait la vraie valeur d’Office 365.

Des habitudes (trop) ancrées

Mais la principale raison de la sous-utilisation de OneDrive reste très certainement la résistance au changement des utilisateurs. Certaines entreprises, lors de leur passage à Office 365 ont affecté des budgets et des moyens humains très importants à la conduite du changement. Leurs objectifs? Faire comprendre les bénéfices du stockage Cloud et former aux concepts et à l’interface justement. Mais, bien souvent, les résultats escomptés ne sont finalement pas au rendez-vous… Et on constate hélas que les salariés continuent de stocker les fichiers localement sur leurs postes, de les transférer en pièces jointes dans leurs courriels, de multiplier les copies versionnées d’un même fichier, etc.

Alors, comment faire?

Et bien surtout ne pas tenter de changer trop radicalement les habitudes. Pour engager vos utilisateurs Office 365 à adopter OneDrive et/ou augmenter l’utilisation de OneDrive dans votre organisation, il existe par exemple Attach2Cloud. Ce logiciel place OneDrive sur le trajet ergonomique des utilisateurs. L’une de ses nombreuses fonctionnalités permet de stocker directement et automatiquement les pièces jointes ajoutées aux courriels Outlook dans OneDrive, sans que, ni l’expéditeur, ni les destinataires, n’aient à changer leurs habitudes.

Car finalement, pour tout changer, il vaut mieux ne rien changer, au moins en apparence!