Adoption Office 365: où en est-on dans les entreprises?

En octobre dernier, Microsoft a annoncé une augmentation de 10% du prix de sa suite Office 2019 on-premise. Pourtant, cette licence perpétuelle de Office reste fonctionnellement inférieure à Office 365. C’est en tout cas le discours de l’éditeur. Selon lui, Office 365 ProPlus reste la solution “la plus productive et la plus sûre” avec le “coût de possession total le plus bas pour le déploiement et le management” d’une suite bureautique.

L’objectif de Microsoft est donc clair: rendre l’abonnement professionnel à Office 365 plus attractif, en créant une véritable incitation financière à son adoption. Mais alors, cette stratégie porte-t-elle ses fruits? Où en est-on réellement de l’adoption, quantitative mais aussi et surtout qualitative, de Office 365 dans les entreprises?

Adoption d’Office 365 dans les entreprises – état des lieux

Office 365, la suite bureautique de Microsoft incluant des services partagés en mode cloud a été lancée il y a plus de 8 ans. Elle réunit de nombreuses applications qui reprennent l’existant historique de l’environnement Microsoft: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Exchange, SharePoint… Au fil des ans, l’éditeur a complété sa suite avec les versions online de ses applications historiques et de nouvelles applications comme OneDrive pour le stockage et le partage de fichiers dans le Cloud ainsi qu’avec des logiciels issus d’acquisitions comme Skype (aujourd’hui intégré dans Teams) ou Yammer.

Office 365 a su séduire les entreprises de taille moyenne et les grands comptes. Pour vous donner une idée: environ 80 % du CAC40 en est aujourd’hui équipé ⁽¹⁾. Office 365 est même devenue l’application SaaS la plus répandue dans la région EMEA ⁽²⁾, loin devant G Suite! En effet, contrairement à Google qui se limite au SaaS, Microsoft, avec Office 365, propose aussi bien des applications web que du on-premise. Cette liberté de choix est particulièrement appréciée par les grandes entreprises qui doivent avoir une grande flexibilité pour répondre à la complexité de leur organisation.

Par ailleurs, l’arrivée du RGPD et l’accroissement de la demande “d’applications de productivité Cloud” ont encore accru cette tendance. Dans les secteurs de la finance ou de la santé, l’adoption d’Office 365 a par exemple presque doublé depuis 2016. En 2018 dans la zone EMEA, 64 % des organisations du monde de la finance et 55 % de celles de la santé utilisaient Office 365.

Office 365 dispose d’un avantage déterminant dans la bataille qui l’oppose aux solutions concurrentes comme G Suite. En effet, Microsoft peut s’appuyer sur l’immense base de ses clients Office, auprès desquels la transition vers Office 365 peut être présentée commercialement comme une évolution naturelle, sans véritable rupture de leur environnement. L’inconvénient de cet avantage est que les utilisateurs Office ont, en matière de pratiques collaboratives, des habitudes ancrées depuis de nombreuses années qu’il n’est pas si facile de faire évoluer. Il en découle que, dans les faits, la situation en matière d’adoption qualitative de Office 365 n’est parfois pas si idyllique qu’elle en a l’air…

Office 365: une vraie révolution en matière de collaboration?

L’un des principaux constats qu’il est possible de faire par rapport à l’adoption d’Office 365 est que les pratiques de collaboration ont finalement assez peu évolué. Malgré l’intégration d’Office dans le Cloud et la mise à disposition de nombreuses fonctionnalités de collaboration avancées (comme la co-édition de documents en temps réel, le partage avancé et la synchronisation sélective des documents stockés sur OneDrive), beaucoup d’utilisateurs Office 365 s’en tiennent encore à leur anciennes pratiques: création et stockage des documents en local, partage des documents via des échanges de pièces jointes Outlook.

En toute logique, lorsqu’un utilisateur Office 365 souhaite partager un fichier Word, il devrait passer par OneDrive afin d’obtenir un lien de partage sécurisé et bénéficier de toutes les fonctionnalités de collaboration avancées et de sécurité d’Office 365 et du Cloud. Pourtant, dans les faits, il continue bien souvent de rédiger son document en local et de l’envoyer en pièce jointe dans un courriel Outlook, se privant ainsi de toute la réelle valeur ajoutée de Office 365 (et en privant également les destinataires de son document). Bien souvent, dans les faits, peu d’utilisateurs Office 365 tirent vraiment parti des points forts de la solution et du Cloud.

La difficulté à changer des habitudes ancrées depuis des années, de nombreux nouveaux concepts à intégrer simultanément, des interfaces utilisateur pas toujours très bien agencées, ainsi que le manque de temps et de budget pour la formation des utilisateurs sont parmi les principales raisons expliquant le faible taux d’adoption des fonctionnalités de collaboration avancées de Office 365.

Si l’adoption quantitative massive d’Office 365 est bel et bien une réalité, son adoption qualitative est encore loin d’être optimale. Certains éditeurs de logiciels, comme MK Net.Work, l’ont bien compris et, pour y remédier, développent des applications comme Attach2Cloud pour améliorer l’adoption et le retour sur investissement d’Office 365 dans les entreprises, quasiment automatiquement.
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