Attach2Cloud: votre meilleur allié pour doper l’utilisation de OneDrive!!

by | Oct 15, 2019 | fr, Points de vue

Nous l’avons vu dans nos précédents billets, l’utilisation de OneDrive pour le stockage des documents dans le Cloud est la clé du succès de votre projet Office 365. Pourquoi? Car c’est sur OneDrive que s’appuient toutes les fonctionnalités modernes de collaboration avancée Office 365: co-édition de documents en ligne, gestion des versions, synchronisation sélective, partage avancé de documents avec gestion des droits d’accès, historique des accès, sauvegardes automatiques, restauration des versions et des documents à l’initiative des utilisateurs…

Tous ces puissants outils destinés à booster l’ensemble de vos processus collaboratifs requièrent impérativement que les documents des utilisateurs soient stockés dans OneDrive et… que tous les collaborateurs jouent le jeu. Inciter les utilisateurs à adopter OneDrive est en effet un véritable challenge! Faut-il les forcer ? Existe-t-il un autre moyen ?

Utilisation de OneDrive : faut-il “forcer” les utilisateurs?

L'alternative aux pièces jointes: l'utilisation de OneDriveNous n’allons pas laisser le suspens durer trop longtemps : la réponse est “Non”. Dans toutes les entreprises, vous trouverez autant de salariés enthousiastes à l’utilisation de OneDrive (les technophiles) que de réfractaires (les technophobes), sans compter tous ceux qui se méfient du Cloud en général.

La réponse classique pour inciter vos utilisateurs à adopter OneDrive consiste, en général, à dépenser des budgets parfois très lourds en conduite du changement. Le problème ? Des résultats souvent bien maigres. Votre société pourra recourir à de nombreuses formations utilisateurs, mettre en valeur les “early adopters” ou montrer du doigt les plus réticents, face à des utilisateurs déterminés à conserver leurs vieilles habitudes, il vous sera difficile de trouver une parade réellement efficace parmi les moyens classiques de conduite du changement à votre disposition. Par conséquent, comme dans la plupart des ETI et Grands Comptes s’étant engagées dans un projet Office 365, ce dernier risque de stagner pour une durée indéterminée à l’étape numéro 1 : Adoption de OneDrive.

Alors, que faut-il faire? Abandonner l’idée de booster l’utilisation de OneDrive dans votre entreprise? Laisser faire les choses? Attendre que le temps passe ? Et bien cette fois encore la réponse est “Non”!

Tout changer, sans rien changer : la bonne stratégie à adopter

Et si finalement le plus simple était de ne rien changer ? Si vous faisiez des habitudes de vos utilisateurs une force ?

Prenons l’exemple des pièces jointes volumineuses développé dans un précédent billet. Vos utilisateurs persistent, malgré tous vos efforts, à joindre à leurs courriels de volumineux documents plutôt que des liens OneDrive? Prenez-en acte et envisagez une solution “hors-cadre”. Laquelle? Vous tourner vers des logiciels capitalisant sur ces pratiques indéboulonnables.

Les fichiers OneDrive en alternative aux pièces jointes OutlookChez MK Net.Work, nous avons décidé de vous aider à doper l’utilisation de OneDrive sans avoir à opérer de quelconque conduite du changement ni à modifier votre système d’information en profondeur.

Comment ? Grâce à un logiciel innovant et astucieux plaçant OneDrive sur le trajet des utilisateurs. Par exemple, chaque fois qu’un utilisateur attache des fichiers à un message Outlook, ceux-ci sont, lors de l’envoi du courriel (le cas échéant en fonction de règles prédéfinies), automatiquement chargés sur OneDrive, partagés avec les destinataires du courriel et remplacés par des raccourcis OneDrive. L’expéditeur n’a donc aucune manipulation supplémentaire à effectuer(1)

Les destinataires ne voient aucune différence eux non plus. Ils n’ont qu’à cliquer sur les icônes des pièces jointes (qui sont en fait des raccourcis OneDrive) pour les ouvrir dans leurs applications respectives, Word, Excel PowerPoint ou autres, online ou on premise.

(1)  En fonction de la configuration du logiciel, son fonctionnement peut être entièrement automatique, le cas échéant sur la base de règles, ou offrir aux utilisateurs la possibilité de cocher ou non leurs fichiers pour chargement sur OneDrive, de modifier les permissions de partage OneDrive, de spécifier des dossiers-cibles OneDrive spécifiques et des dates de péremption pour chacun de leurs fichiers.
Les utilisateurs peuvent choisir ces options en quelques clics dans un dialogue unique listant les fichiers joints et regroupant tous ces paramètres, affiché automatiquement lors de l’envoi des courriels contenant des fichiers joints. Leurs choix peuvent être limités par des règles. Si les options proposées par défaut leur conviennent, il leur suffit de valider ce dialogue en un seul clic.

Le seul changement fonctionnel notable? Les utilisateurs peuvent désormais joindre leurs fichiers à leurs courriels Outlook sans aucune limite de taille de message! Ils peuvent désormais attacher des présentations PowerPoint de 250 Mo, des vidéos de plusieurs Go, et même glisser-déplacer des dossiers avec leurs sous dossiers dans leurs courriels Outlook! (2) Un sacré avantage et la garantie que l’information concernant cette solution va rapidement se propager de bouche à oreille!

Son nom? Je vous le donne en mille, elle s’appelle Attach2Cloud!

(2) Ces énormes fichiers ne sont bien entendu pas réellement attachés aux courriels Outlook et sont automatiquement chargés sur OneDrive lors de l’envoi des courriels. Mais pour les utilisateurs Outlook, tout se passe comme si leurs fichiers étaient vraiment joints à leurs messages. La limite pour la taille unitaire maximum d’un fichier joint est 15 Go, c’est en fait la taille maximum d’un fichier OneDrive. Le nombre de fichiers joints n’est pas limité et les courriels eux-mêmes n’ont plus de limite de taille! Les dossiers glissés et déplacés dans les courriels Outlook sont convertis automatiquement en dossiers Zip avant d’être joints aux courriels.

Résultat?

OneDrive est enfin largement utilisé au sein de votre entreprise!

La suite de l’histoire?
Vos collaborateurs ainsi que les destinataires de leurs courriels, découvrent et utilisent progressivement OneDrive de façon automatique. De fil en aiguille, à l’occasion de l’ouverture d’une pièce jointe (désormais stockée sur OneDrive), ils découvrent les capacités de co-édition en ligne des documents Office et, progressivement, les autres fonctions de collaboration avancées de Office 365.

Alors, plutôt que de combattre ce qui pouvait apparaître comme une mauvaise pratique, adoptez l’attitude d’un judoka qui utilise l’énergie de son adversaire pour arriver à ses fins. Ippon! (3)

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3 – Le terme ippon (japonais : 一本), littéralement « un point entier », est le score le plus élevé qu’un combattant puisse obtenir lors d’une compétition d’arts martiaux japonais comme le judo, le karaté ou le Ju-jitsu. Le combat cesse dès qu’un ippon est marqué par l’un des deux adversaires.

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