Une alternative à OneDrive pour les clients Microsoft 365?

Une question saugrenue?

Peut-être pas tant que ça finalement, quand on voit à quelle vitesse se propage, chez les Microsoft Office 365, l’utilisation de services d’échanges de fichiers gratuits dans le Cloud comme WeTransfer ou FileTransfer.io, le plus souvent utilisés en mode Shadow IT. C’est d’ailleurs un sujet que nous avons développé dans “Une alternative à WeTransfer (hantise des DSI) pour les transferts de gros fichiers” et “Une alternative à FileTransfer.io (cauchemar des DSI) pour les transferts de gros fichiers“.

La question d’une alternative à OneDrive pour ces clients Microsoft 365, ou du moins pour certains de leurs utilisateurs, s’est donc bel et bien bien posée.
Et la réponse qui y a été apportée (WeTransfer, FileTransfer.io etc.) n’est peut-être pas la plus opportune…

OneDrive une solution puissante et sophistiquée, aux spécifications impressionnantes…

La capacité de stockage de OneDrive (de 1 To à 5 To pour les abonnements Microsoft 365 professionnels) ainsi que la taille maximum des fichiers échangés (250 Go) sont parmi les plus élevées du marché.

OneDrive dispose d’une fonction de synchronisation sélective des fichiers. Les fichiers stockés apparaissent dans l’Explorateur de Windows mais leur synchronisation peut se faire à la demande, et ce pour chaque fichier. OneDrive gère automatiquement les versions des documents modifiés et propose 2 niveaux de sauvegarde (corbeille) pour les documents effacés. Une protection très efficace contre les effacements accidentels et les autres aléas menaçant les fichiers des utilisateurs ou tout ou partie de leur contenu.

OneDrive permet également aux utilisateurs de partager leurs fichiers sur la base de permissions (lecture seule ou édition) et du type des utilisateurs avec lesquels les fichiers sont partagés (utilisateurs appartenant à l’organisation, utilisateurs externes ou destinataires de raccourcis OneDrive envoyés via Outlook). Et quantité d’options additionnelles sont disponibles à travers de nombreux menus et écrans. 

OneDrive (derrière lequel se trouve SharePoint online) est administré et supervisé.

Enfin, OneDrive est la pierre angulaire de Office 365. En effet, c’est OneDrive qui permet l’édition simultanée de fichiers par plusieurs utilisateurs dans Word, Excel et PowerPoint.

Que demander de plus?
Et quelles peuvent bien être les motivations des utilisateurs ayant adopté des solutions alternatives à OneDrive chez certains clients Microsoft 365?

…Mais un prix élevé à payer en termes de facilité d’adoption par les utilisateurs…

La sophistication de OneDrive, le nombre de concepts qui lui associés et leur relative complexité, ses très (trop?) nombreux écrans, menus et options, dispersés dans son interface web, l’Explorateur Windows, l’application OneDrive, les applications Office et Outlook, ont pour effet de dérouter les utilisateurs.
Voir à ce sujet “OneDrive: pourquoi les utilisateurs font de la résistance?“

…qui se tournent vers d’autres solutions

Trop de choses à retenir, trop de menus à mémoriser et trop d’étapes pour partager leurs fichiers rebutent les utilisateurs qui se tournent vers des alternatives comme WeTransfer ou FileTransfer.io, disposant d’une interface utilisateur minimaliste, intuitive et extrêmement efficace, et se présentant sous la forme d’une mini-page web accessible via n’importe quel navigateur web.

Ces plateformes attirent plus particulièrement, dans un premier temps, les utilisateurs ayant besoin d’échanger des fichiers trop volumineux pour être envoyés en pièces jointes de leurs courriels Outlook, les traditionnelles pièces jointes Outlook restant en effet, chez la quasi-totalité des clients Microsoft 365, le moyen préféré des utilisateurs pour échanger leurs fichiers.
Ce qui peut paraître paradoxal pour des utilisateurs Microsoft 365 et OneDrive, voir à ce sujet: “En finir avec les pièces jointes: une nécessité?“.

Les versions gratuites de ces services, ne requérant même pas pas la création d’un compte utilisateur, sont utilisables instantanément et sans aucun préalable.

Les utilisateurs téléchargent leurs fichiers sur ces plateformes en seulement quelques clics. Ils n’ont ensuite plus qu’à renseigner les adresses mail des destinataires de leurs fichiers pour générer, à leur attention, un courriel contenant les liens de téléchargement correspondants.
Cela ne leur prend que quelques secondes.

Il faut avoir testé ces plateformes pour se rendre compte de leur fluidité en termes d’interface utilisateur, ou devrait-on dire en termes de quasi-absence d’interface utilisateur: un ou deux champs à remplir, un bouton pour valider.
Absolument idéal pour des utilisateurs toujours dans l’urgence ou débordés.

WeTransfer et FileTransfer.io, des alternatives à OneDrive pour les clients Microsoft 365?

Si WeTransfer et FileTransfer.io (ou d’autres services du même type) font office de parfaits outils de transfert de documents aux yeux des collaborateurs des clients Microsoft 365, les DSI trouvent cette situation regrettable. En effet, ils déplorent que les collaborateurs n’utilisent pas OneDrive, qui est un composant majeur (si ce n’est Le composant majeur) de la suite Office 365 déployée sur tous les postes de travail.

Cette situation est d’autant plus frustrante pour les DSI que OneDrive dispose de fonctionnalités bien plus avancées que les WeTransfer et autres FileTransfer.io, sans même parler du fait que, contrairement à ces plateformes, OneDrive peut être entièrement géré et supervisé par la DSI.

L’usage de WeTransfer ou FileTransfer.io par certains utilisateurs est, chez les clients Microsoft 365, le symptôme révélateur de la non-adoption de OneDrive ou de son abandon quasi-total par ces utilisateurs:
En effet, si ces derniers n’utilisent même pas OneDrive pour partager leurs fichiers trop volumineux pour être envoyés par email (mais WeTransfer ou FileTransfer.io), alors il est quasiment certain qu’ils ne l’utilisent pas du tout:
Tant qu’ils peuvent le faire (tant que leurs fichiers à envoyer restent en dessous de la taille maximum autorisée pour les messages Outlook) ces utilisateurs Microsoft 365 envoient leurs fichiers en pièces jointes à leurs messages Outlook.
Et au-delà ils utilisent WeTransfer, FileTransfer.io ou autres.

Et pour les DSI, c’est un problème majeur. En effet, la non-adoption de OneDrive, ou son abandon par les utilisateurs, met en péril les objectifs-clés des projets Microsoft 365:
En effet, sans OneDrive, les fonctionnalités de collaboration avancée de Microsoft 365 centrées sur le Cloud, constituant l’essentiel de sa valeur ajoutée, restent hors de portée des utilisateurs. La raison? Toutes ces fonctionnalités innovantes basées sur le Cloud comme la co-édition en ligne des documents Word, Excel et PowerPoint, le partage avancé de documents, la gestion des versions, la protection contre les effacements accidentels etc. requièrent que les documents des utilisateurs soient stockés sur OneDrive. 

Que faire face à cette situation paradoxale?
Existe-t-il une solution alternative à OneDrive pour les clients Microsoft 365, en phase avec l’objectif principal des projets Microsoft 365: une nouvelle collaboration 2.0, centrée sur des documents Office partagés dans le Cloud? 

Power Automate (ex Microsoft Flow), une autre alternative possible?

Une autre piste: Microsoft Power Automate (anciennement Microsoft Flow).

Certains clients Microsoft 365 ont également tenté d’explorer la piste Power Automate (anciennement Microsoft Flow) pour tenter de trouver une alternative aux problèmes d’adoption de OneDrive. L’idée étant d’améliorer l’intégration Outlook-OneDrive en automatisant le stockage des pièces jointes Outlook dans OneDrive. Malheureusement, si l’idée est intéressante, cette piste ne mène nulle part. En effet, Power Automate (Flow) ne dispose pas des fonctionnalités nécessaires et est par ailleurs porteur d’autres problématiques assez lourdes à gérer. Voir à ce sujet: “Intégration Outlook OneDrive via Power Automate (Flow), des perspectives séduisantes?“

Existe-t-il vraiment une solution alternative à OneDrive pour les clients Microsoft 365? 

Première bonne nouvelle:
La réponse est Oui.

Deuxième bonne nouvelle:
Cette alternative s’appuie sur Outlook et… OneDrive! et offre une simplicité d’utilisation inégalée.

Spécialement conçue pour les clients Microsoft 365 cette solution se nomme Attach2Cloud.

Parce qu’Attach2Cloud permet de recentrer automatiquement les échanges de fichiers, volumineux ou non, sur OneDrive sans requérir aucune formation de vos utilisateurs, il constitue, pour les clients Microsoft 365, la solution idéale aux problématiques d’adoption de OneDrive.

Recentrer automatiquement les échanges de fichiers sur OneDrive?
Comment?

Très simplement : Attach2Cloud est un add-in Outlook permettant aux utilisateurs Outlook d’attacher à leurs courriels des pièces jointes jusqu’à 250 Go par fichier ⁽¹⁾ et de charger les pièces jointes Outlook sur OneDrive de façon automatique ou semi-automatique, éventuellement sur la base de règles en fonction de leur taille, leur type etc. 

Avec Attach2Cloud, il suffit aux utilisateurs Outlook d’attacher leurs fichiers, volumineux ou non, à leurs courriels, sans aucune limite, ni de taille maximum de message, ni de nombre de fichiers joints, pour que ces derniers soient automatiquement chargés sur OneDrive, partagés avec les destinataires du message et remplacés par des raccourcis OneDrive (Modern Attachments) lors de d’envoi du courriel.

Les utilisateurs n’ont rien de spécial à faire. Ils attachent leurs fichiers volumineux à leurs courriels Outlook comme n’importe quels autres fichiers. Ils peuvent même attacher des dossiers depuis l’Explorateur Windows, tout simplement en les glissant dans leurs courriels. Attach2Cloud les compressera automatiquement au format Zip avant de les charger sur OneDrive.

Toutes les opérations relatives au chargement et au partage des pièces jointes sur OneDrive ont lieu en tâche de fond, lors de l’envoi du message. Les utilisateurs peuvent ainsi continuer à travailler dans Outlook et à envoyer des courriels pendant le chargement des pièces jointes sur OneDrive.

Attach2Cloud dispose également d’autres fonctionnalités facilitant et encourageant l’usage de OneDrive chez les clients Office 365. Ainsi, les utilisateurs Attach2Cloud peuvent, par exemple, insérer, en un clic dans leurs emails Outlook en cours d’édition, des invitations à charger des fichiers sur OneDrive.

(1) Ces énormes fichiers ne sont bien entendu pas réellement attachés aux courriels Outlook et sont automatiquement chargés sur OneDrive lors de l’envoi des courriels. Mais pour les utilisateurs Outlook, tout se passe comme si leurs fichiers volumineux étaient vraiment joints à leurs messages. La limite pour la taille unitaire maximum d’un fichier joint est 250 Go, c’est en fait la taille maximum d’un fichier OneDrive. Le nombre de fichiers joints n’est pas limité et les courriels eux-mêmes n’ont plus de limite de taille! 

Attach2Cloud en s’appuyant sur Outlook et OneDrive, constitue la meilleure “alternative à OneDrive” pour les clients Microsoft 365

Voici une vidéo d’une démo de Attach2Cloud en en 1 minute 46 secondes.
Vous pouvez également consulter cette page sur le thème spécifique des échanges de fichiers volumineux.

Comme vous pouvez le constater en visionnant la démo ci-dessus, Attach2Cloud est, pour vos utilisateurs Microsoft 365, le moyen le plus naturel, le plus simple et le plus rapide pour échanger leurs fichiers, volumineux ou non.

Attach2Cloud séduit à la fois les utilisateurs et les DSI:

D’une part, les utilisateurs n’ont qu’à attacher leurs fichiers volumineux (ou non) en un clin d’oeil, directement dans Outlook, sans même y penser, comme ils ont l’habitude de le faire pour les autres fichiers, pour les partager dans OneDrive automatiquement.

D’autre part, les DSI peuvent compter, avec Attach2Cloud, sur un allié puissant dans leur lutte contre le Shadow IT, assurant la redirection des échanges de fichiers volumineux vers l’environnement sécurisé de Microsoft 365 et du Cloud de Microsoft, de façon automatique et naturelle, sans avoir à édicter de règles ou à combattre frontalement les habitudes à risque des utilisateurs en la matière.

De plus, voir les utilisateurs adopter OneDrive sans efforts, et donc, bénéficier enfin des fonctions de collaboration avancées de Microsoft 365 (qui s’appuient toutes sur OneDrive) constitue, sans aucun doute, un autre sujet de satisfaction pour la DSI, et non des moindres!

Testez Attach2Cloud par vous-même:

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