Success Story Attach2Cloud: Aiguillon Construction

by | May 23, 2021 | fr, Points de vue

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Success Story Attach2Cloud chez Aiguillon ConstructionMonsieur Lionel Fontaine, Responsable de l’exploitation informatique chez Aiguillon Construction et responsable du projet Attach2Cloud relate son expérience à travers un échange avec Christian Kessler, Président et Directeur Technique de MK Net.Work, retraçant les différentes étapes de ce projet sur une période de presque deux ans.

Aiguillon Construction

CK : Tout d’abord, merci d’avoir accepté le principe de ce témoignage client, qui permettra à nos prospects de découvrir Attach2Cloud à travers l’expérience et les mots de l’un de nos clients.

En introduction, pourriez-vous nous présenter Aiguillon Construction ?

LF : Avec plaisir. Aiguillon est un constructeur et gestionnaire de logements sociaux implanté dans le Grand Ouest. Aiguillon, avec plus de 250 salariés, prend en charge de A à Z les projets immobiliers.

Nos principales activités sont :

  • La location et l’accession de logements à des personnes sous plafonds de ressource
  • L’attribution des logements sociaux
  • La gestion locative
  • La maintenance
  • L’amélioration/réhabilitation du patrimoine ancien

Nous disposons d’une dizaine d’agences couvrant le Grand Ouest.

Success story Attach2Cloud Aguillon Constructions: Chiffres clés

Le contexte du projet Attach2Cloud

CK : Parlez-nous du contexte dans lequel est venu s’inscrire votre projet Attach2Cloud

LF : Ce projet a démarré il y a presque 2 ans.

A cette époque nous avions terminé notre migration de Notes et Domino vers Office 365.

En l’absence de réelle expérience en la matière, nous ne souhaitions pas ouvrir l’utilisation de OneDrive de façon illimitée en déportant massivement tous les documents des utilisateurs dans OneDrive du jour au lendemain.

Nous avons préféré mettre en place une politique plus prudente avec le souci d’éviter un usage incontrôlé de OneDrive par des utilisateurs pas encore formés, susceptible de générer des effets de bord non désirés en termes de confidentialité, de consommation de bande passante ou tout simplement de support utilisateur.

Le déport automatique des pièces jointes Outlook volumineuses dans OneDrive était un bon sujet pour offrir à nos utilisateurs l’opportunité d’aborder OneDrive en douceur, sous contrôle, et avec en retour, un bénéfice immédiat en matière de praticité et de gains de temps.

Nous avons donc lancé un appel d’offre pour la fourniture d’une solution permettant d’intégrer OneDrive à Outlook en vue de réaliser le dépôt des pièces jointes Outlook dans OneDrive, automatiquement ou sur la base de règles, et de remplacer les pièces jointes téléchargées dans OneDrive par des liens.

En fait, nous avions déjà l’expérience de cette conversion de pièces jointes en liens à travers une solution qui s’appelait PostFiles, (dont le nom est maintenant OODrive Share, et qui est incorporée dans la plateforme OODrive). PostFiles comprenait une partie logicielle ainsi que la fourniture d’un espace de stockage dans le cloud. Nous l’utilisions principalement pour échanger les fichiers les plus volumineux, dépassant les limites de taille maximum des courriels.

Mais avec l’adoption de Office 365, l’espace de stockage PostFiles / OODrive venait en doublon de OneDrive et du cloud de Microsoft. C’est la raison pour laquelle nous étions à la recherche d’une nouvelle solution, complètement intégrée à l’environnement Office 365 / Microsoft 365 et à Outlook, qui nous permettrait d’utiliser l’espace de stockage OneDrive inclus dans notre abonnement Office 365 / Microsoft 365.

Cet appel d’offre n’a reçu aucune réponse.
Nous nous sommes donc résolus à éduquer nos utilisateurs à l’usage de OneDrive et à réaliser un guide pas à pas décrivant les étapes successives d’un partage de document dans OneDrive et les différents concepts sous-jacents.

A vrai dire, les résultats de ces efforts ont été assez mitigés. Les utilisateurs, habitués au confort de PostFiles / OODrive, n’ont pas vraiment été séduits par OneDrive. Certains se sont tournés vers des solutions de partage de documents dans le Cloud qu’ils / elles avaient l’habitude d’utiliser à titre privé, comme WeTransfer par exemple, en mode « Shadow IT », c’est-à-dire sans approbation ni validation de la part de nos services IT. Des pratiques très difficiles à combattre.

Le déport automatique des pièces jointes Outlook dans OneDrive était un bon sujet pour offrir à nos utilisateurs l’opportunité d’aborder OneDrive en douceur, sous contrôle, et avec en retour, un bénéfice immédiat en matière de praticité et de gains de temps.

Comment avez-vous découvert Attach2Cloud?

CK : C’est à ce moment que vous avez découvert Attach2Cloud ?

LF : Oui. En fait, nous connaissions déjà MK Net.Work en tant que client de votre solution ZipMail (maintenant nommée Z-OptimiZr) de compression et d’optimisation native des pièces jointes Outlook.

Lors d’une conversation avec notre interlocuteur commercial MK, nous avons fait état de notre problématique et de notre recherche infructueuse concernant une solution d’intégration Outlook – OneDrive, et ce dernier nous a parlé de Attach2Cloud, qui semblait répondre en tous points à notre cahier des charges !

Cette conversation a été également pour nous l’occasion de découvrir les nouvelles fonctionnalités de ZipMail, qui avait évolué vers un produit de nouvelle génération, Z-OptimiZr, capable de réduire les volumes des fichiers MS Office et les fichiers images sans les convertir au format Zip et sans perte de qualité.

De plus, cerise sur le gâteau, Z-OptimiZr pouvait être intégré à Attach2Cloud sous la forme d’un module enfichable.

D’une situation dans laquelle nous nous trouvions sans solution d’intégration Outlook – OneDrive et sur le point d’abandonner ZipMail (la compression Zip ne pouvant réduire significativement ni le volume des fichiers MS Office ni des fichiers images au formats JPG, PNG etc.), nous nous sommes retrouvés, à la fin de cette conversation avec une solution couvrant ces deux problématiques !

CK : Et vous avez donc testé et adopté Attach2Cloud avec son module intégré Z-OptimiZr ?

LF : Exactement !

…de plus, cerise sur le gâteau, Z‑OptimiZr pouvait être intégré à Attach2Cloud sous la forme d’un module enfichable…

Préparation (utilisateurs)

CK : Comment avez-vous préparé vos utilisateurs.

LF : Nous avons rédigé une doc interne assez basique, rappelant les grands principes de OneDrive.
Plutôt une sorte de révision de OneDrive à l’attention de nos utilisateurs, Attach2Cloud restant en fait très discret en matière d’interface utilisateur et presque entièrement automatique.

Nous n’avions pas de grandes illusions sur le taux d’ouverture de ce document, mais nous souhaitions néanmoins pouvoir fournir à nos utilisateurs un mini-document de référence en cas de besoin ou d’appel au service de support.

Préparation (projet pilote et configuration Attach2Cloud)

CK : Avez-vous tiré parti des capacités de paramétrage de Attach2Cloud ?

LF : Oui !

Nous avons réalisé une phase pilote qui nous a permis de valider Attach2Cloud et de déterminer notre configuration optimale du produit en collaboration avec MK Net.Work.

D’une façon générale, les paramètres du produit et la documentation de Attach2Cloud ont apporté les réponses à nos questions en matière de configuration. Dans les rares cas où une solution n’était pas disponible, MK Net.Work a, après avoir validé que l’option pourrait être utile à d’autres clients, ajouté le paramètre nécessaire à Attach2Cloud.
Par exemple, nous avions, durant cette phase pilote, détecté un problème avec certains utilisateurs pour lesquels l’Id Office 365 était différent de leur adresse de messagerie. 3 jours plus tard, ce cas était résolu grâce à un paramètre ajouté par MK Net.Work à Attach2Cloud !

Nous avons utilisé les règles Attach2Cloud pour proposer aux utilisateurs le chargement des pièces jointes Outlook d’une taille excédant 2 Mo, et faire en sorte que les pièces jointes d’une taille excédant 10 Mo (limite qui est aussi chez nous la taille maximum autorisée des messages Outlook) soient systématiquement chargées sur OneDrive sans que les utilisateurs ne puissent faire autrement.

Nous échangeons en effet beaucoup avec l’extérieur et cela nous permet d’éviter de voir les courriels de nos utilisateurs rejetés par certains serveurs de messageries refusant les courriels trop volumineux.

Attach2Cloud permet à nos utilisateurs d’attacher à leurs courriels Outlook des fichiers quasiment sans limite de taille (jusqu’à 250 Go par fichier, sans limite de taille maximum de message).
Il leur suffit d’attacher ces fichiers comme n’importe quel fichier (glissé-déplacé, clic sur le bouton trombone ou copier-coller). Ils n’ont rien de spécial à faire.

Les fichiers sélectionnés volontairement pour chargement sur OneDrive ou excédant la taille maximum autorisée pour les pièces jointes ou pour les courriels sont automatiquement chargés sur OneDrive au moment de l’envoi du courriel, en tâche de fond.

L’utilisateur peut continuer à utiliser Outlook pendant ce temps. Son courriel, en attente dans la boîte d’envoi de Outlook, sera envoyé dès la fin du chargement des fichiers joints sur OneDrive.

Nous avons utilisé les règles Attach2Cloud pour proposer aux utilisateurs le chargement des pièces jointes Outlook d’une taille excédant 2 Mo, et faire en sorte que les pièces jointes d’une taille excédant 10 Mo soient systématiquement chargées sur OneDrive…

Nous affichons le moniteur optionnel qui indique, avec des barres de progression par fichier, l’avancement du chargement et du partage des fichiers sur OneDrive. Très pratique et rassurant pour les utilisateurs, qui savent à tout moment ce qui se passe et où en est le chargement de leur pièces jointes sur OneDrive.

Nous avons également utilisé certains paramètres Attach2Cloud pour simplifier l’interface utilisateur du produit, particulièrement au niveau du ruban de boutons Attach2Cloud disponible dans la fenêtre principale de Outlook, de façon à masquer certains menus et boutons relatifs aux options du produit.

En bref, nous avons pu facilement configurer Attach2Cloud pour l’adapter à nos besoins en utilisant quelques-uns des très nombreux paramètres disponibles.

C’est d’ailleurs l’un des points forts de la solution. Cet ensemble conséquent de paramètres disponibles stockés dans la base de registres et très bien documentés, permet non seulement de configurer Attach2Cloud selon nos besoins précis, mais également de comprendre son fonctionnement en toute transparence.

…l’un des points forts de la solution est cet ensemble conséquent de paramètres disponibles, stockés dans la base de registres, très bien documentés, permettant non seulement de configurer Attach2Cloud selon nos besoins précis mais également de comprendre son fonctionnement en toute transparence.

Déploiement et mises à jour

CK : Comment s’est passé le déploiement, comment réalisez-vous les mises à jour ?

LF : Concernant le déploiement, la mise à disposition par MK Net.Work de packages d’installation installables sans avoir à tenir compte des plateformes-cibles (Windows 32 bits / 64 bits, Office 32 bits / 64 bits) et intégrant nos paramètres Attach2Cloud (définition des règles de chargement des fichiers sur OneDrive, configuration de l’interface…) rend les choses très faciles.

La taille du package d’installation de l’ordre de 24 MB reste parfaitement compatible avec un déploiement sur nos sites distants réalisé depuis le siège.

Une GPO et un script PowerShell vérifiant que Attach2Cloud n’est pas installé et lançant l’installation à l’ouverture de session Windows nous ont suffi pour gérer le déploiement du produit, en mode automatique et silencieux.

La façon dont sont organisés les paramètres Attach2Cloud est compatible avec un déploiement par machine.

Et pour les mises à jour, nous utilisons le service de mise à jour automatique en ligne fourni par MK Net.Work, sur la base d’un protocole d’approbation : Les nouvelles versions sont d’abord diffusées à un groupe test. La diffusion globale à l’ensemble des utilisateurs se faisant après approbation du groupe test.

Les mises à jour de paramètres peuvent également être diffusées (sur demande) via ce même service, sans réinstallation du produit. (Elles sont également automatiquement incorporées dans notre package d’installation).

Ces services de pré-configuration des packages d’installation et de diffusion des mises à jour du produit ou de ses paramètres sont inclus dans l’abonnement Attach2Cloud.
C’est une offre assez unique de la part d’un fournisseur de logiciel.

CK : En effet !
Cette offre présente de nombreux avantages, tant pour nos clients que pour MK Net.Work :
Pour nos clients, déploiement et diffusions des mises à jour de Attach2Cloud ou de ses paramètres sont simplifiés à l’extrême. Leurs coûts internes concernant ces postes sont donc réduits quasiment à zéro.

Pour MK Net.Work, disposer du package de déploiement de nos clients nous permet, en cas de demande de support, de reproduire instantanément leur exacte configuration. Il nous suffit d’installer leur package sur une machine de test.
Nous pouvons ainsi fournir des réponses rapides et pertinentes à leurs questions techniques.
C’est un gain de temps très appréciable pour les 2 parties.

Par ailleurs, le fait que les demandes de mises à jour des paramètres de Attach2Cloud nous soient transmises par nos clients nous permet, le cas échéant, de suggérer des ajustements pour coller parfaitement aux besoins exprimés, ou de détecter la nécessité d’une amélioration du produit sur tel ou tel point.
Nous gardons ainsi le contact avec nos clients et avec l’évolution de leur utilisation de Attach2Cloud et de leurs besoins.

…pour les mises à jour, nous utilisons le service de mise à jour automatique en ligne fourni par MK Net.Work…

…Ces services de pré-configuration des packages d’installation et de diffusion des mises à jour du produit ou de ses paramètres sont inclus dans l’abonnement Attach2Cloud…

C’est une offre assez unique de la part d’un fournisseur de logiciel.

Résultats

CK : Les résultats ont-ils été conformes à vos attentes ?

LF : Oui, tout à fait !

En termes quantitatifs, Les rapports d’utilisation de la solution que vous nous fournissez montrent que nos objectifs ont été parfaitement atteints et que Attach2Cloud a été adopté par l’ensemble de nos utilisateurs.

En termes qualitatifs, nos utilisateurs se sont très facilement approprié Attach2Cloud. Il est indéniable qu’il contribue à fluidifier nos échanges de documents, en interne comme avec nos nombreux partenaires extérieurs.
Comme vous l’imaginez aisément, nos différentes activités ; construction, promotion, livraison et maintenance d’une part et gestion du locatif et des relations avec les partenaires institutionnels d’autre part, s’appuient sur de nombreux et très divers échanges de documents, souvent très volumineux. Visuels et vidéos en provenance de notre service de communication, vidéos de chantier, documents techniques, présentations PowerPoint, contrats, feuilles Excel complexes alimentées avec des données extraites de notre ERP…
Je crois que la seule chose à laquelle nous échappons (pour l’instant) sont les documents aux formats audios !
Attach2Cloud avait donc chez nous matière à exprimer sa valeur ajoutée !

Concernant Z-OptimiZr et la réduction globale du volume des pièces jointes échangées, le bilan est également très satisfaisant. Sur la base des rapports que vous nous fournissez, nous avons obtenu 37% de réduction du volume sur les fichiers Office et 46% sur les fichiers de type image, photo etc.
Ce sont des réductions significatives qui bénéficient à notre VPN et qui sont obtenues de façon totalement transparente pour les utilisateurs, tant pour les émetteurs des pièces jointes (l’optimisation étant automatique au moment de l’attachement des pièces jointes), que pour leurs destinataires (les fichiers optimisés restant dans leur format d’origine (DOCX, PPTX, XLSX, JPG etc.)).

De plus c’est une contribution positive du département IT à nos engagements en matière de RSE (Responsabilité Sociale et Environnementale).

…nos utilisateurs se sont très facilement approprié Attach2Cloud…

…Il est indéniable qu’il contribue à fluidifier nos échanges de documents, en interne comme avec nos nombreux partenaires extérieurs…

Des points négatifs, ou des points à améliorer?

CK : Avez-vous constaté des points négatifs, des choses à améliorer ?

LF : Rien de vraiment notable ou pénalisant.

Il serait intéressant de pouvoir remplacer les pièces jointes chargées sur OneDrive par des liens classiques dans le corps du message plutôt que d’utiliser des « Modern Attachments » OneDrive apparaissant dans la zone des fichiers joints.
C’est une remarque qui nous a été faite par certains utilisateurs, peut-être en relation avec le fait qu’ils avaient utilisé la solution PostFiles / OODrive dans le passé. Cette solution remplaçait en effet les fichiers joints par des liens insérés dans le corps des messages.

Concernant le partage avec les utilisateurs extérieurs, mais c’est plutôt un problème OneDrive, nous avons remarqué que le processus était parfois laborieux et pas toujours très clair pour les destinataires des fichiers OneDrive partagés avec des permissions de type « Les destinataires peuvent consulter » ou « Les destinataires peuvent modifier ».

CK : Concernant le premier point, bonne nouvelle, un paramètre Attach2Cloud est disponible pour faire en sorte que Attach2Cloud génère des liens classiques (et non des « Modern Attachments » OneDrive), en remplacement des pièces jointes chargées sur OneDrive :
DisableModernAttachments=1
Et le tour est joué !

Concernant le second point, c’est effectivement un point concernant OneDrive qui a été amélioré récemment par Microsoft : Jadis, les destinataires externes ne faisant pas partie de l’organisation et recevant des fichiers partagés avec des permission de type « Les destinataires peuvent consulter » ou « Les destinataires peuvent modifier » devaient, pour s’identifier en tant que destinataires du message, créer un compte Microsoft. C’était une procédure complexe, s’appuyant sur une invitation envoyée automatiquement par SharePoint Online aux destinataires du messages (qui arrivait le plus souvent dans leur dossier spam).
Cette procédure a été remplacée par une demande de PIN code affichée au moment de la tentative d’accès aux fichiers partagés et expliquant clairement que ce PIN code vient d’être envoyé par courriel.
Simple et efficace.

Relations avec MK Net.Work

CK : Quelques mots sur vos relations avec MK ?

LF : MK Net.Work est l’un des rares fournisseurs IT avec lesquels nous avons des relations constructives et professionnelles.
Vous répondez à nos demandes rapidement, de façon simple, claire et transparente.
Nous avons une relation d’excellente qualité.

CK : C’est également mon sentiment, et le plaisir est partagé !

MK Net.Work est l’un des rares fournisseurs IT avec lesquels nous avons des relations constructives et professionnelles.

Evolution des pratiques de collaboration

CK : En termes de pratiques de collaboration, Attach2Cloud vous a-t-il apporté quelque chose ?

LF : Historiquement, nos utilisateurs disposent d’espaces partagés sur des serveurs de fichiers internes.

Ce n’est plus, et depuis longtemps, leur méthode préférée pour échanger des documents.

Très clairement, pour nos utilisateurs, la quasi-intégralité des échanges de fichiers se fait encore via des pièces jointes Outlook.

En ce sens Attach2Cloud nous a permis d’établir un pont entre Outlook et OneDrive, ce qui est un premier pas très intéressant.

Même si l’usage de OneDrive reste principalement lié à Attach2Cloud, et encore majoritairement centré sur les pièces jointes volumineuses ou très volumineuses, les utilisateurs ont, de fait, tous adopté OneDrive et intégré les principes du partage de documents dans le Cloud, y compris avec des utilisateurs extérieurs.

Nous n’étions très clairement pas sur ce chemin avant le déploiement de Attach2Cloud et c’est un progrès notable qui a été réalisé sans nécessiter d’éduquer nos utilisateurs.

Il est assez difficile d’évaluer le pourcentage d’utilisateurs ayant dépassé ce stade et tirant réellement profit des fonctions plus avancées de Office 365 / Microsoft 365, comme par exemple la co-édition de documents Office en temps réel ou le versioning automatique des documents.
Ils existent, car nous recevons de temps à autres des retours sur les limitations des applications Office Online (principalement Excel et Word) témoignant d’un accès en mode édition aux documents OneDrive via le navigateur.
De mon point de vue, ces utilisateurs constituent encore une minorité, mais les conditions sont désormais requises pour qu’un plus grand nombre d’entre eux adoptent ces pratiques.
Ce qui est certain, c’est que OneDrive et le partage de documents dans le cloud font désormais partie de leur paysage quotidien.

…les utilisateurs ont, de fait, tous adopté OneDrive et intégré les principes du partage de documents dans le Cloud, y compris avec des utilisateurs extérieurs…

Nous n’étions très clairement pas sur ce chemin avant le déploiement de Attach2Cloud et c’est un progrès notable qui a été réalisé sans nécessiter d’éduquer nos utilisateurs.

Eradication du Shadow IT

CK : Qu’en est-il de l’usage des plateformes d’échange de fichiers volumineux (WeTransfer etc.) dans le cloud que vous évoquiez précédemment ?

LF : Une fois Attach2Cloud déployé, cet usage a totalement disparu, à notre grande satisfaction, et sans avoir à mener de combat contre les utilisateurs.

En effet, pour les utilisateurs, Attach2Cloud rend les choses encore plus faciles que WeTransfer : Il leur suffit d’attacher leurs fichiers volumineux à leurs courriels Outlook : un glisser-déplacer et terminé !

…Attach2Cloud rend les choses encore plus faciles que WeTransfer : Il leur suffit d’attacher leurs fichiers volumineux à leurs courriels Outlook : un glisser-déplacer et terminé !

Maintenance, fiabilité, coûts de possession

CK : Un mot sur la maintenance, la fiabilité et généralement le cout de possession de Attach2Cloud ?

LF : Attach2Cloud est une solution quasiment invisible et transparente pour nos utilisateurs.
Il en va de même pour nos statistiques de support dans lesquelles Attach2Cloud reste également invisible.
Même si en cas de problème dans Outlook, nous avons toujours tendance à suspecter les compléments comme Attach2Cloud, le plus souvent, nous ferions mieux de rechercher en priorité la source du problème chez Microsoft !

Concernant les coûts de possession, ils sont vraiment réduits au minimum grâce au packaging sur mesure et aux mises à jour en ligne évoqués précédemment.

L’administration du produit est elle-même réduite quasiment à zéro : Il suffit d’installer Attach2Cloud. Pas d’utilisateurs à déclarer, utilisateurs inactifs depuis plus de 30 jours automatiquement exclus du décompte des utilisateurs, synthèse des statistiques d’utilisation communiquée sur demande, formule d’abonnement annuel tout compris… tout est fait pour faciliter la tâche des administrateurs et réduire les coûts de possession de la solution quasiment à zéro.

Le coût de l’abonnement annuel est par ailleurs très raisonnable au regard de l’usage que nous faisons de la solution et de la qualité du service qui l’accompagne.

…Attach2Cloud est une solution quasiment invisible et transparente pour nos utilisateurs…

…Il en va de même pour nos statistiques de support dans lesquelles Attach2Cloud reste également invisible!

L’administration du produit est elle-même réduite quasiment à zéro…

Évolutions

CK : Que pensez-vous des évolutions apportées à Attach2Cloud depuis que vous l’avez adopté, et des évolutions annoncées pour sa future version 5 ?

LF : Ces évolutions me semblent très opportunes.

Parmi les améliorations déjà implémentées, la capacité à insérer en quelques clics des invitations à charger des fichiers sur OneDrive dans les courriels Outlook en cours de rédaction est une fonctionnalité intéressante. L’ajout récent des notifications affichées quand de nouveaux fichiers arrivent dans les dossiers d’invitation ainsi que du tableau de bord des dossiers d’invitation affichable depuis ces notifications rendent cette fonctionnalité encore plus attractive.

Le support de l’authentification moderne (AD SSO Active Directory Single Sign-On) proposant 3 différentes méthodes, dont une ne nécessitant pas la déclaration de Attach2Cloud dans Active Directory est également très intéressant.

Concernant les nouvelles fonctionnalités annoncées pour la version 5 de Attach2Cloud, le support de SharePoint Online et de Teams va indéniablement dans le bon sens.

En effet, Teams et SharePoint Online sont désormais l’Alpha et L’Omega de la stratégie de Microsoft en matière de collaboration. Nous pensons que c’est très probablement vers ces plateformes que va progressivement se déplacer le centre de gravité de la collaboration d’entreprise.

De notre côté, nous avons déjà commencé à expérimenter Teams à travers des approches « par projet » et « par besoin de transversalité ».

Il est bon de savoir que Attach2Cloud évolue dans cette même direction et que nos utilisateurs pourront l’utiliser pour déposer leurs pièces jointes Outlook dans SharePoint Online ou dans Teams de la même façon qu’ils le font aujourd’hui avec OneDrive.

Concernant les nouvelles fonctionnalités annoncées pour la version 5 de Attach2Cloud, le support de SharePoint Online et de Teams va indéniablement dans le bon sens.

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