Une alternative à WeTransfer (basée sur Outlook et OneDrive) pour les transferts de gros fichiers

by | Jan 22, 2020 | fr, Points de vue

WeTransfer est sans doute la solution gratuite la plus appréciée par les salariés pour échanger des fichiers trop volumineux pour être envoyés par courriel.
Pourtant, chez les clients Office 365, la DSI met à disposition d’autres outils, mieux encadrés, comme OneDrive.

  • Pourquoi les utilisateurs Office 365 préfèrent-ils WeTransfer à OneDrive?
  • Pourquoi et comment inverser la tendance?
  • Quelles alternatives à WeTransfer?

Toutes les réponses à ces questions dans cet article…

WeTransfer, un service attractif pour les utilisateurs ayant besoin d’échanger des fichiers volumineux…

Une alternative à WeTransfer qui serait tout aussi facile à utiliser, est difficile à trouver.Souvent habitués à l’utiliser à titre privé, de nombreux employés ont également le réflexe WeTransfer en entreprise lorsqu’ils ont besoin d’envoyer des fichiers trop volumineux pour être attachés à leurs courriels Outlook, et ce, même chez les clients Office 365 chez lesquels OneDrive est installé et disponible pour tous les utilisateurs.

En effet, WeTransfer, dispose d’une interface utilisateur minimaliste, intuitive et extrêmement efficace, accessible via n’importe quel navigateur. De plus, la version gratuite du service ne requérant pas la création d’un compte utilisateur permet une utilisation instantanée et sans préalable de WeTransfer.   

Les utilisateurs téléchargent leurs fichiers volumineux (jusqu’à 2 Go) sur la plateforme en seulement quelques clics. Ils n’ont ensuite plus qu’à renseigner les adresses mail des destinataires de leurs fichiers pour générer, à leur attention, un courriel contenant les liens de téléchargement correspondants. Les fichiers sont ensuite conservés sur un serveur WeTransfer pendant sept jours. Les destinataires des liens de téléchargement doivent les utiliser durant ce laps de temps, avant que les fichiers ne soient effacés automatiquement.

Ce fonctionnement convient donc parfaitement aux utilisateurs, qui peuvent partager des fichiers trop volumineux pour être envoyés par courriel très rapidement. WeTransfer leur apparaît comme un outil simple, accessible et fiable. Et en y regardant de plus près, les clauses d’utilisation de WeTransfer sont claires et bien formalisées. De quoi conforter les utilisateurs de WeTransfer dans leur choix.

WeTransfer: une solution en apparence idéale…

Si WeTransfer fait office de parfait outil de transfert de documents aux yeux des collaborateurs, Chez les clients Office 365, les DSI trouvent cette situation regrettable. En effet, ils déplorent que les collaborateurs n’utilisent pas OneDrive, qui est un composant majeur (si ce n’est Le composant majeur) de la suite Office 365 déployée sur tous les postes de travail.

Cette situation est d’autant plus frustrante pour les DSI que OneDrive dispose de fonctionnalités bien plus avancées que WeTransfer.

Par exemple, WeTransfer limite l’envoi de fichiers à 2Go en version gratuite et ces derniers ne restent disponibles que sept jours. Comparativement, dans OneDrive, la taille maximum unitaire des fichiers est actuellement de 15 Go (et Microsoft a annoncé, à Ignite 2019, qu’elle serait augmentée à 100 Go dans le courant de l’année 2020). OneDrive permet également de spécifier la durée de conservation des fichiers, ou de les conserver indéfiniment.

Autre point important, WeTransfer ne permet pas de gérer les permissions sur les fichiers partagés. Il suffit d’obtenir le lien de téléchargement pour accéder aux fichiers partagés.

OneDrive est donc, techniquement parlant, une alternative à WeTransfer très compétitive en termes de capacités et de fonctionnalités, sans même parler du fait que, contrairement à WeTransfer, il peut être entièrement géré et supervisé par la DSI.

Mais, pour les utilisateurs, le point-clé est que WeTransfer reste plus facile d’emploi.

En effet, la relative complexité du process de partage de documents OneDrive avec des tiers extérieurs à l’organisation, son interface utilisateur parfois déroutante, avec de trop nombreuses options, et son faible niveau d’intégration avec Outlook sont les principales raisons qui, associées au manque de formation des utilisateurs, expliquent leur engouement, apparemment paradoxal, pour WeTransfer chez certains clients Office 365, et plus particulièrement chez ceux ayant besoin d’échanger des fichiers très volumineux.

…mais qui met en péril les objectifs-clés des projets Office 365

Les DSI ont besoin d'une alternative à WeTransferCette situation contrarie, et pour plusieurs raisons, les DSI qui, après avoir déployé Office 365, parfois à grands frais, voient leurs utilisateurs ignorer OneDrive au profit de WeTransfer ou d’autres services tiers similaires, le plus souvent utilisés en mode Shadow IT.

La première est, bien sûr, la non-intégration de WeTransfer au système d’information de l’entreprise et l’absence totale d’outils d’administration ou de supervision. Au vu des récentes attaques que la plateforme a subies, les inquiétudes des DSI au sujet de la sécurité de ce type de plateformes sont légitimes (et d’autant plus, du fait que ces plateformes ne sont pas manageables).

La seconde concerne l’abandon de OneDrive par les utilisateurs (si ces derniers n’utilisent même pas OneDrive pour les fichiers trop volumineux pour être envoyés par email, alors il fort est probable qu’ils ne l’utilisent pas du tout) qui met en péril les objectifs-clés des projets Office 365:
En effet, sans OneDrive, la plupart des fonctionnalités de collaboration avancée de Office 365, constituant l’essentiel de sa valeur ajoutée, reste hors de portée des utilisateurs. La raison? Toutes ces fonctionnalités innovantes basées sur le Cloud comme la co-édition en ligne des documents Word, Excel et PowerPoint, le partage avancé de documents, la gestion des versions, la protection contre les effacements accidentels etc. requièrent que les documents des utilisateurs soient stockés sur OneDrive.   

Quelle alternative à WeTransfer?

Filtrer ou interdire WeTransfer aurait pour les DSI la conséquence négative de se mettre les utilisateurs à dos et, accessoirement, d’encourager l’utilisation de services non encore identifiés ou filtrés et sans doute encore moins recommandables. Ce n’est donc pas une alternative à WeTransfer idéale.

Les DSI dans cette situation se trouvent donc dans une sorte de statu quo paradoxal, avec d’un côté, Office 365, disposant, avec OneDrive, d’une alternative à WeTransfer et aux autres services d’échange de fichiers dans le Cloud, à portée de clic, et très compétitive en termes de capacités, mais trop rebutante en termes d’ergonomie et d’intégration, et de l’autre, des utilisateurs ayant trouvé, avec WeTransfer, une solution simple et rapide à leur problématique d’échanges de fichiers volumineux, qu’ils souhaitent continuer à utiliser.

Attach2Cloud, une alternative à WeTransfer sécurisée et reposant sur Outlook et OneDrive.L’idéal serait une alternative à WeTransfer s’appuyant sur OneDrive et présentant une simplicité d’utilisation au moins équivalente à WeTransfer, de façon à pouvoir proposer aux utilisateurs une solution acceptable et consensuelle.

Ne cherchez plus, cette alternative à WeTransfer (et aux autres services d’échange de fichiers en ligne), spécialement conçue pour les clients Office 365, existe et se nomme Attach2Cloud.

Attach2Cloud, l’alternative à WeTransfer pour les clients Office 365

Attach2Cloud, alternative à WeTransfer pour les clients Office 365Parce qu’Attach2Cloud permet de recentrer automatiquement les échanges de fichiers volumineux sur OneDrive sans requérir aucune formation de vos utilisateurs Office 365, il constitue, pour les clients Office 365, l’alternative à WeTransfer idéale.

Recentrer automatiquement les échanges de fichiers volumineux sur OneDrive?
Comment?

Très simplement : Attach2Cloud est un add-in Outlook permettant aux utilisateurs d’attacher à leurs courriels des pièces jointes jusqu’à 15 Go par fichier (et bientôt 100 Go par fichier)(1) et de charger les pièces jointes Outlook sur OneDrive de façon automatique ou semi-automatique, éventuellement sur la base de règles en fonction de leur taille, leur type etc. 

Avec Attach2Cloud, il suffit aux utilisateurs Outlook d’attacher leurs fichiers volumineux à leurs courriels, sans aucune limite ni de taille maximum de message ni en nombre de fichiers joints, pour que ces derniers soient automatiquement chargés sur OneDrive, partagés avec les destinataires du message, et remplacés par des raccourcis OneDrive lors de d’envoi du courriel.

Les utilisateurs n’ont rien de spécial à faire. Ils attachent leurs fichiers volumineux à leurs courriels Outlook comme n’importe quels autres fichiers. Ils peuvent même attacher des dossiers, tout simplement en les glissant de l’Explorateur Windows vers leurs courriels. Attach2Cloud les compressera automatiquement au format Zip avant de les charger sur OneDrive!

Toutes les opérations relatives au chargement et au partage des pièces jointes sur OneDrive ont lieu en tâche de fond, lors de l’envoi du message. Les utilisateurs peuvent continuer à travailler dans Outlook pendant le chargement des pièces jointes sur OneDrive et même envoyer d’autres courriels.

Attach2Cloud dispose également d’autres fonctionnalités facilitant et encourageant l’usage de OneDrive chez les clients Office 365. Ainsi, les utilisateurs Attach2Cloud peuvent, par exemple, insérer, en un clic dans leurs emails Outlook en cours d’édition, des invitations à charger des fichiers sur OneDrive.

(1) Ces énormes fichiers ne sont bien entendu pas réellement attachés aux courriels Outlook et sont automatiquement chargés sur OneDrive lors de l’envoi des courriels. Mais pour les utilisateurs Outlook, tout se passe comme si leurs fichiers volumineux étaient vraiment joints à leurs messages. La limite pour la taille unitaire maximum d’un fichier joint est 15 Go (et bientôt 100 Go comme Microsoft l’a annoncé à Microsoft Ignite 2019), c’est en fait la taille maximum d’un fichier OneDrive. Le nombre de fichiers joints n’est pas limité et les courriels eux-mêmes n’ont plus de limite de taille! 

Eliminez WeTransfer en douceur et revitalisez votre projet Office 365, tout en améliorant la satisfaction de vos utilisateurs

De nombreux clients Office 365 se trouvent confrontés à une problématique d’adoption concernant OneDrive et les fonctionnalités de collaboration avancées d’Office 365 basées sur le Cloud. Voir notre précédent billet sur le sujet:
OneDrive: pourquoi les utilisateurs font de la résistance?

Attach2Cloud apporte une réponse à cette problématique: en effet, en boostant quasi-automatiquement l’adoption et l’utilisation de OneDrive, Attach2Cloud crée, de facto, un effet d’amorçage pour l’utilisation des fonctions de collaboration avancées d’Office 365.

Par exemple:
Les utilisateurs Outlook échangeant désormais, grâce à Attach2Cloud, des raccourcis OneDrive en lieu et place des pièces jointes traditionnelles, ils peuvent utiliser la fonction de co-édition en ligne de Office 365 en cliquant simplement sur les raccourcis OneDrive attachés à leurs emails. Et ils vont le faire de façon certaine car ils ont l’habitude de cliquer sur leurs pièces jointes pour les ouvrir. Ils vont donc également bénéficier automatiquement de la gestion des versions et de la protection contre les effacements accidentels de Office 365.

Voici une vidéo d’une démo de Attach2Cloud en en 1 minute 46 secondes.
Vous pouvez également consulter cette page sur le thème spécifique des échanges de fichiers volumineux.

Comme vous pouvez le constater en visionnant la démo ci-dessus, Attach2Cloud est, pour vos utilisateurs Office 365, le moyen le plus naturel, le plus simple et le plus rapide pour échanger leurs fichiers, volumineux ou non.

De plus, en s’appuyant sur OneDrive pour le stockage et le partage des fichiers, il ouvre à vos utilisateurs, ainsi qu’à leurs correspondants extérieurs le cas échéant, l’accès à toutes les fonctionnalités de collaboration avancées offertes par Office 365, telles que la co-édition en ligne des documents Word, Excel et PowerPoint, le partage avancé de documents, la gestion des versions, la protection contre les effacements accidentels… qui n’existent pas dans les services d’échange de fichiers gratuits comme WeTransfer ou FileTransfer.io.

Entièrement transparent, Attach2Cloud est une alternative à WeTransfer très convaincante qui séduit à la fois les utilisateurs et les DSI:

D’une part, les utilisateurs Office 365 n’ont qu’à attacher leurs fichiers volumineux (ou non) en un clin d’oeil, directement dans Outlook, sans même y penser, comme ils ont l’habitude de le faire pour les autres fichiers, pour les partager dans OneDrive automatiquement.

D’autre part, la DSI peut compter, avec Attach2Cloud, sur un allié puissant dans sa lutte contre le Shadow IT, lui permettant de rediriger les échanges de fichiers volumineux vers l’environnement sécurisé de Office 365 et du Cloud de Microsoft, de façon automatique et naturelle, sans avoir à édicter de règles ou à combattre frontalement les habitudes à risque des utilisateurs en la matière.

De plus, voir les utilisateurs adopter OneDrive sans efforts, et donc, bénéficier enfin des fonctions de collaboration avancées de Office 365 (qui s’appuient toutes sur OneDrive) constitue, sans aucun doute, un autre sujet de satisfaction pour les DSI, et non des moindres.

Les DSI des clients Office 365 disposent, avec Attach2Cloud, d’une alternative à WeTransfer basée sur Outlook et OneDrive, et qui ne demande pas aux utilisateurs de changer leurs habitudes.
Pour charger et partager des fichiers sur OneDrive, il leur suffit de les attacher à un email Outlook et de l’envoyer.

Quoi de plus simple en effet?

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